Аудит с подотчетными лицами

· Главная  книга организации, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты, сальдо; 

· Бухгалтерская  отчетность: бухгалтерский баланс организации, строки 240, 625; отчет о движении денежных средств строка «Средства, направленные на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных  активов» и т.д 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.3 Типичные нарушения  в учете расчетов  с подотчетными  лицами 
 

Нередко в организациях допускаются ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения  бухгалтерского учета и отсутствия контроля за учетом расчетов данного вида. Данные ошибки значительно влияют на налогообложение организации, следует их избегать. 

Основные  нарушения - злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с  подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом : 

1. Нарушения  порядка выдачи подотчетных сумм; 

1.1 Выдача  денежных средств лицам, которым  в соответствии с приказом  руководителя предприятия могут  быть выданы деньги на хозяйственно-операционные  расходы; 

1.2 Выдача  денег под отчет лицам, не  отчитавшимся в срок по ранее  полученным авансам; 

2. Нарушения  при оформлении командировочных  расходов: 

2.1 Отсутствие  приказов (распоряжений) о направлении  работников в командировку; 

2.2 Отсутствие  командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке; 

2.3 Несоблюдение  установленных норм командировочных  расходов; 

2.4 Отсутствие  аналитического учета командировочных  расходов в пределах норм и  сверх норм. 

3. Нарушения  порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов: 

3.1 Нарушение  порядка удержания подоходного  налога с сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных  норм; 

3.2 Некорректное  выделение налога на добавленную  стоимость в суммах командировочных  расходов. 

4. Нарушения  при приобретении материальных  ценностей, оплате работ, услуг  подотчетными лицами: 

4.1 Выделение  сумм НДС расчетным путем от  стоимости материальных ценностей,  приобретенных за наличный расчет  в розничной торговой сети; 

4.2 Списание  на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле. 

5. Нарушения  порядка учета представительских  расходов: 

5.1 Несоответствие  фактического размера представительских расходов утвержденной смете; 

5.2 Отсутствие  аналитического учета представительских  расходов в пределах норм и  сверх норм. 

6. Нарушения  порядка ведения синтетического  учета расчетов с подотчетными  лицами 

6.1 Некорректное  составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами; 

6.2 Неправильное  выведение остатков на конец  отчетного периода; 

6.3 Несоответствие  записей в авансовых отчетах  и журнале-ордере № 7 «Расчеты  с подотчетными лицами» или  других регистрах. 

Выявленные в ходе проверки существенные и несущественные нарушения действующего законодательства отражаются в рабочих документах аудитора. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Аудит расчетов  с подотчетными  лицами на предприятии  ООО «КВАНТУМ» 
 

2.1 Экономическая характеристика аудируемого лица ООО «КВАНТУМ» 
 

Общество  с ограниченной ответственностью «Квантум» учреждено на основании Решения единственного учредителя - Кошелевой Татьяны Михайловны, она же является Генеральным директором этого общества. 

Общество  зарегистрировано в форме Общества с ограниченной ответственностью Межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службы России № 2 по г. Санкт-Петербургу.Свидетельство о регистрации № 750070883. 

Уставный  капитал общества составляет 10000 (Десять тысяч) рублей. 

Адрес: 199048, Россия, Санкт-Петербург, наб.Реки Смоленки 19\21 
 

Телефон: +7 (812) 336-40-00 
 

Целью деятельности ООО «Квантум» является получение прибыли и оказании телематических услуг связи. ООО «Квантум»-интернет-провайдер. 

ООО «Квантум» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и другие счета, фирменное наименование, круглую печать.  

ООО «Квантум» приобрело права юридического лица с момента государственной регистрации. ООО «Квантум» для достижения целей своей деятельности вправе от своего имени совершать сделки, приобретать имущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. ООО «Квантум» отвечает по своим обязательствам всем своим имуществом; а его учредитель несёт риски по обязательствам общества в пределах стоимости принадлежащей ему доли в Уставном капитале Общества (100%). 

ООО «Квантум» осуществляет свою производственно-хозяйственную и финансовую деятельность на принципах полной хозяйственной самостоятельности, самоуправления и самофинансирования, исходя из конъюнктуры и спроса на рынке. 

Руководство текущей деятельностью предприятия  осуществляет директор. Помимо иной финансово-хозяйственной  деятельности, на него, согласно п.1 ст.6 «Организация бухгалтерского учета  в организациях» Закона «О бухгалтерском учете», возложена ответственность за правильную постановку бухгалтерского учета и отражение его результатов в отчетности, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций. 

Учетная политика предприятия на 2010 год принята 30 декабря 2009 года, утверждена приказом директора. При этом разработаны: 

· рабочий  план счетов, создаваемый на основе Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного Министерством финансов Российской Федерации;  

· формы  первичных учетных документов, применяемые  для оформления бухгалтерских операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности; 

· перечень лиц, имеющих право подписи первичных  документов; 

· методы оценки отдельных видов имущества и обязательств; 

· порядок  проведения инвентаризации; 

· правила  документооборота и технология обработки  учетной информации; 

· порядок  контроля за хозяйственными операциями. 

Численность сотрудников предприятия составляет 10 человек, из них в бухгалтерии задействованы 2 человека. В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» , ООО «Квантум» является микропредприятем.  

Аудит расчетов с подотчетными лицами является инициативным и проводится впервые. Цель - оценка состояния расчетов с подотчетными лицами. 

2.2 Оценка системы  внутреннего контроля  на предприятии 
 

Бухгалтерская служба подчиняется непосредственно  руководителю. Для сотрудников бухгалтерии разработаны должностные инструкции. 

Бухгалтер отвечает за учет материалов, основных средств и МБП, начисляет амортизацию, осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств, ведет учет выданных в подотчет денежных средств, контролирует возврат подотчетных сумм, а так же своевременность, правильность составления авансовых отчетов. 

Главный бухгалтер производит расчет зарплаты, составляет отчетность во внебюджетные фонды, формирует финансовый результат  деятельности, составляет остальную статистическую и бухгалтерскую отчетность. Кроме того, он отвечает за формирование учетной политики, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, контролирует деятельность второго бухгалтера, обеспечивает соответствие хозяйственных операций действующему законодательству. 

Поскольку исследуемое предприятие относится  к малому, то необходимо учесть следующие  особенности: 

- Для  целей правил (стандартов) аудиторской  деятельности и при планировании  соответствующих аудиторских процедур аудитору следует выбирать методику аудита, руководствуясь в первую очередь соображениями возможности разделения ответственности и полномочий сотрудников, отвечающих за ведение учета, особенностями организации системы бухгалтерского учета и документооборота, по объективным причинам невозможно обеспечить надлежащее разделение их ответственности и полномочий. В нашем случае разделение полномочий существует между бухгалтером и главным бухгалтером. 

- учетные  записи могут вестись нерегулярно,  без последовательного соблюдения формальных требований, могут не отражать реального положения дел, что повышает риск искажений бухгалтерской отчетности; 

- ситуация, когда сотрудники, ведущие бухгалтерский  учет, одновременно имеют доступ  к таким активам экономического субъекта, которые легко могут быть сокрыты, изъяты или реализованы, что может способствовать возникновению злоупотреблений.  

И другие особенности указанные в Правиле (стандарте) аудиторской деятельности «Особенности аудита малых экономических  субъектов». 

Для того чтобы наметить направления проверки необходимо оценить состояние СВК  расчетов с подотчетными лицами. 

Для этого  был составлен вопросник, на которые  отвечал главный бухгалтер, так  как работа бухгалтера подчинена  главному бухгалтеру, который осуществляет контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета расчеты с подотчетным лицами, и руководителю предприятия, который несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в ООО «Квантум». Вопросник представлен в таблице 2. 

Таблица 2