Аудит расчётов с персоналом по оплате труда

      На следующем этапе проводится  проверка правильности удержаний  из оплаты труда и иных доходов  работников, которая является одной  из главных задач аудитора. При этом аудиторской проверкой должны быть охвачены все удержания, предусмотренные законодательством:

    - обязательные удержания (по налогу на доходы физических лиц; по исполнительным листам и надписям нотариальных контор в пользу физических и юридических лиц; по вступившему в законную силу приговору суда);

    - удержания по инициативе работодателя (за причиненный организации материальный ущерб; за допущенный брак; удержания своевременно не возвращенных подотчетных сумм;  удержания по предоставленным займам и ссудам; удержания излишне выданной оплаты труда и др.);

    - удержания, инициаторами которых являются работники организации (удержание профсоюзных взносов, производимые в пользу физических или юридических лиц на основании письменного заявления работника).

    При проверке правильности исчисления налога с доходов работников организации  аудитору следует руководствоваться  следующим:

    - налог на доходы физических лиц взимается по разным ставкам. Поэтому аудитору необходимо проверить правильность применения соответствующих ставок для исчисления налога;

    - доходы работника организации, полученные в натуральной форме, должны учитываться в составе его совокупного годового дохода по государственным регулируемым ценам, а при их отсутствии – по свободным (рыночным) ценам, исчисленным на дату получения дохода. Для целей налогообложения в стоимость выдаваемых товаров (работ, услуг) включается      соответствующая сумма налога на добавленную стоимость, акцизов и налога с продаж;

    - суммы единовременной материальной помощи, оказываемой работодателями членам семьи умершего работника или работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи, не являются объектом налогообложения. Выплата материальной помощи по другим основаниям облагается налогом на доходы физических лиц;

    - суммы, израсходованные по авансовым отчетам и возмещенные работникам, не подтвержденные документально, подлежат налогообложению в общеустановленном порядке по ставке 13%;

    - стоимость возмещения работникам личных расходов (например, по оплате коммунальных услуг, обслуживанию мобильных аппаратов), которое осуществляется в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации, облагается налогом на доходы физических лиц;

    - суммы выплачиваемых работнику компенсаций, превышающие нормы, установленные в соответствии с законодательством Российской федерации, подлежат налогообложению.

    При проверке удержаний по налогу на доходы физических лиц аудитор должен убедиться  в правильности предоставления работникам соответствующих налоговых вычетов  - стандартных, социальных, имущественных и профессиональных.

    Особое  внимание аудитор должен уделить  стандартным налоговым вычетам, поскольку они касаются большей  части налогоплательщиков. Стандартные  налоговые вычеты предоставляются  за каждый месяц налогового периода  отдельным категориям налогоплательщиков, указанным в ст. 218 Налогового кодекса РФ. Налогоплательщикам, имеющим право более чем на  один стандартный налоговый вычет, предоставляется максимальный из них.

    Независимо  от предоставления указанных стандартных  вычетов работникам организации, имеющим детей, предоставляется стандартный налоговый вычет на их содержание в размере 1000 руб. за каждый месяц налогового периода на каждого ребенка в возрасте до 18 лет или учащегося дневной формы обучения в возрасте до 24 лет при совокупном доходе до 280 тысяч рублей в год.

    Работнику организации стандартный налоговый  вычет на содержание детей предоставляется  на основании его письменного  заявления по установленной форме. К заявлению должны быть приложены  соответствующие документы: свидетельство о рождении ребенка - для детей в возрасте до 14 лет; паспорт - для детей в возрасте 14 - 18 лет; справка учебного заведения - для учащихся дневной формы обучения; справка органа попечительства и надзора - для детей, опекуном которых является работник организации.

    Таким образом, аудитору необходимо проверить  наличие указанных документов в  бухгалтерии организации. Уменьшение дохода работника на соответствующий  налоговый вычет без представления  работником письменного заявления, либо при отсутствии подтверждающих документов является нарушением законодательства о налогах и сборах Российской Федерации. Такие факты аудитор должен отразить в пояснительной записке и, кроме того, потребовать от бухгалтерской службы произвести перерасчет сумм налога на доходы физических лиц с конкретных работников, либо обязать их представить соответствующие документы.

    В заключение аудитору следует проверить  достоверность сведений, которые  организация предоставляет в  налоговые органы, о выплаченных  физическим лицам доходах, начисленных и удержанных с этих доходов сумм налога на доходы физических лиц.

    Выявленные  в ходе проверки недочеты и нарушения  аудитор должен отразить в пояснительной  записке к аудиторскому заключению.

    При проведении аудита прочих обязательных удержаний аудитору необходимо проверить:

    - наличие соответствующих исполнительных документов в организации. В частности, к числу исполнительных документов относятся исполнительные листы, выдаваемые судебными органами, судебные приказы, нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов и т.п.;

    - порядок учета и движения документов. Поступившие в организацию исполнительные документы регистрируются и не позднее следующего дня после их поступления передаются в бухгалтерию под расписку ответственному лицу, которое назначается приказом (распоряжением) руководителя организации. В бухгалтерии они заносятся в специальный журнал или картотеку. Аудитору необходимо убедиться в ведении такого журнала с занесением в него соответствующих записей;

    - правильность начисления и взыскания сумм, удерживаемых с доходов работников организации, их соответствие действующему законодательству, согласно которому общая сумма удержаний не может превышать 50% суммы оплаты труда. В исключительных случаях (при удержании алиментов на несовершеннолетних детей) размер удержаний может составлять 70% суммы оплаты труда и приравненных к ней платежей и выдач. Кроме того, аудитору следует удостовериться, что администрация организации соблюдает требования законодательства об освобождении отдельных доходов работников от удержаний.

    Часто на практике удержания за причиненный  организации материальный ущерб  администрация организации производит на основании заключенного с работником письменного договора о полной материальной ответственности за не обеспечение сохранности имущества и других ценностей, преданных ему на хранение или для других целей. При этом, если при ограниченной материальной ответственности за причиненный организации ущерб работники несут ответственность в размере прямого действительного ущерба, но не выше своего среднемесячного заработка, то при полной материальной ответственности работник обязан возместить причиненный ущерб в полном размере, без каких-либо ограничений.

    Осуществляя проверку удержаний за причиненный материальный ущерб, аудитору необходимо убедиться в наличии договора о полной материальной ответственности с работником, проверить правильность его заполнения и наличие всех необходимых реквизитов сторон. Если с работником, привлекаемым к возмещению причиненного ущерба в полном размере, договор о полной материальной ответственности не заключен, либо он заключен с работником моложе 18 лет, то в этом случае работник должен нести ограниченную  материальную ответственность.

    Помимо  договора о полной материальной ответственности, аудитору следует также удостовериться в наличии соответствующего приказа (распоряжения) руководителя, необходимого для того, чтобы произвести удержания за подписью руководителя или уполномоченных на то лиц. Приказ об удержании с доходов работника причиненного по его вине ущерба передается в бухгалтерскую службу организации, которая определяет размер причиненного ущерба по фактическим потерям на основании данных бухгалтерского учета. Аудитору необходимо проверить правильность определения размера причиненного ущерба.

    Кроме того, на данном этапе проверки аудитору следует ознакомиться с актами на списание объектов основных средств и иного имущества, пришедших в негодность по вине отдельных работников, привлеченных к материальной ответственности. Размер причиненного ущерба должен быть уменьшен на стоимость оприходованных в результате демонтажа оборудования отдельных запасных частей, использование которых в производственном процессе в дальнейшем возможно и экономически целесообразно.

    При проверке аудитору следует учитывать  то обстоятельство, что если размер ущерба, причиненного работником, не превышает его среднего месячного заработка, то он возмещается по распоряжению администрации организации. Аудитору необходимо убедиться в том, что указанное распоряжение (приказ) сделано не позднее чем через две недели со дня обнаружения ущерба и обращено к исполнению не ранее чем через семь дней со дня сообщения работнику. Если же размер ущерба, причиненного работником, оказывается выше размера его среднего месячного заработка, то возмещение причиненного ущерба не может производиться по распоряжению администрации. Ущерб взыскивается с виновного путем предъявления администрацией иска в суд. В этом случае, аудитору необходимо проверить наличие в организации решения суда о взыскании с работника сумм причиненного материального ущерба.

    Осуществляя проверку удержаний из оплаты труда  работников организации за допущенный брак, аудитору следует с особой тщательностью изучить составленный бухгалтерией организации акт (ведомость) на допущенный брак, на основании которого определяется размер потерь организации и рассчитывается стоимость материальных затрат на исправление брака. Кроме того, аудитору необходимо затребовать у ответственных лиц наряды на исправление брака, составленные руководителем соответствующего подразделения, работники которого осуществляли исправление брака. В ходе детального изучения представленных документов аудитору необходимо убедиться в правильности определения размера потерь от допущенного брака и соответствующего отражения операций на счетах бухгалтерского учета.

    С 2010 года Единый социальный налог заменен  взносами в соответствующие фонды. Основным документом, определяющим, порядок расчета и уплаты страховых взносов в фонды социального, медицинского и пенсионного страхования, а также порядок предоставления отчетности является Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования".

      При проверке правильности начисления и уплаты страховых взносов в соответствующие фонды  аудитору необходимо руководствоваться выше упомянутым документом (главная информация этого закона изложена в приложении 1), на основании которого необходимо:

    - определить расчетную базу, учитываемую при исчислении страховых взносов во внебюджетные фонды, путем ознакомления с расчетными ведомостями по начислению оплаты труда и иных доходов работников организации, отраженных по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с дебетом разных счетов в зависимости от направления произведенных расходов;

    - проверить правильность распределения сумм страховых взносов по направлениям затрат;

    - в случае назначения и выплаты пособий, финансирование которых осуществляется за счет средств государственных внебюджетных социальных фондов, проверить законность назначения и правильность их расчета. Если организацией начислялись пособия по временной нетрудоспособности, то необходимо проверить фактическое наличие в организации листков временной нетрудоспособности, произвести выборочный подсчет суммы пособия и сверку с расчетами, сделанными бухгалтерией организации;

    - произвести проверку правильности начисления страховых взносов с выплат, осуществляемых организацией в пользу своих работников. Особого внимания со стороны аудитора требует проверка выплат, связанных с возмещением расходов на служебные командировки, и других выплат, носящих компенсационный характер, которые не подлежат обложению страховыми взносами в пределах норм, уставленных в соответствии с законодательством РФ, при условии, что расходы подтверждены документально;

    - определить налоговую базу по страховым взносам как в целом, так и отдельно по каждому фонду. Необходимо учитывать то обстоятельство, что на суммы, выплачиваемые по договорам гражданско-правового характера, страховые взносы в Фонд социального страхования РФ не начисляются;