Аудит расчетов с поставщиками

В деятельности данной организации, как в целом и других отраслях, предприятие выдает в виде наличных средств зарплату и незначительные расходы на хозяйственные нужды. Помимо выплаты зарплаты предприятие выдает наличными из кассы также подотчетным лицам. Выдача подотчетных сумм производится на командировочные расходы и хозяйственные нужды. Список подотчетных лиц устанавливается руководителем предприятия, выдача производится в соответствии с указом руководителя. По мере расходования денежных средств подотчетным лицом составляется отчет, где отражается на основании оправдательных первичных документов фактический расход денежных средств, а остаток неизрасходованных денег - возвращается в кассу. Израсходование средства списываются на затраты производства, в зависимости от целей расходования.

ГЛАВА 2  МЕТОДИКА  АУДИТА  РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ

2.1. Цель, задачи , информационная база аудиторской работы  расчетов с поставщиками

Согласно Закону РК «Об аудиторской деятельности» от 20.11.1998 года, аудиторская деятельность представляет собой  предпринимательская деятельность по проведению аудита финансовой отчетности и прочей информации, связанной с финансовой отчетностью, и предоставлению услуг по профилю деятельности. Основная цель проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками — соблюдение законности и своевременность погашения задолженности, правильность учета расчетов и мероприятий, проводимых руководством организации для устранения причин, вызывающих возникновение невостребованной задолженности.

Источники информации:
• положение об учетной политике;
• договоры поставки;
• накладные;
• счета-фактуры;
• акты сверки расчетов;
• протоколы о зачете взаимных требований;
• акты инвентаризации расчетов;
• копии платежных документов;
• книга покупок;
• учетные регистры по счету 3310, 4110;
• главная книга;
• бухгалтерская отчетность.

Содержащиеся в документах сведения (номер, дата, содержание операции и тому подобное) называют реквизитами. Учетные документы для регистрации  и  оформления  хозяйственных  операций  в  основном стандартизированы. Вместе с тем, именно в них встречаются те или иные ошибки. Поэтому необходимо охарактеризовать требования, предъявляемые к первичным документам[2]: первичные документы должны легко проверяться; обработанные документы должны имен, на свободном ноле проставленную корреспонденцию счетов, подпись исполнителя и отметку, исключающую возможность их повторного использования; первичные документы должны иметь юридическую силу, то есть содержать ряд обязательных реквизитов:

а) название и адрес организации, составившей документ;

б) наименование документа (формы приходный ордер, накладная и т.д.;

в) код формы (шифр по системе Госкомстата);

г) дача составления документа;

д) содержание хозяйственной операции;

е) измерители операции (натуральные, трудовые, денежные);

ж) указание сторон, наименование должностей лиц, участвовавших в совершении хозяйственной операции, оформленной данным документом;

з) личные подписи и расшифровки ответственных за операции и правильность их оформления в документе.

Остальные реквизиты определяются характером оформленных хозяйственных операций:

первичные   документы   составляются   средствами,   которые обеспечивают сохранность записей о них о течение длительного срока;

ошибки в первичных документах исправляются так, чтобы можно было прочитать исправленное, в кассовых и банковских документах исправления не допускаются;

первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это невозможно, то непосредственно по окончании операции.  Ответственность за своевременное и  правильное оформление; и составление документа, за достоверность данных, а также своевременную передачу документов в бухгалтерию несут лица, составившие и подписавшие эти документы;

не    допускается    оформлять    операции,    противоречащие законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями.

Первичные документы группируются на организационно-распределительные, оправдательные и документы бухгалтерского оформления.

К организационно распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и так далее. Эти документы разрешают {проведение операции, но информация содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах.

К оправдательным документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и другие. Эти документы отражают факт совершения операции. Поэтому информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

От качества оформления первичного документа и содержащейся в ней информации зависит правильность бухгалтерскою учета и дальнейших выводов на ее основе.   Поэтому все первичные документы, поступающие в бyxгалтерию, должны проверяться по форме, арифметически и по существу.

Проверка по форме (полнота и правильность их оформления) позволяет убедиться, что дня оформления данной хозяйственной операции использован бланк установленной формы и все реквизиты документа заполнены. Записи в первичных документах можно осуществлять при помощи пишущих средств и средств механизации (кроме карандашных), обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для хранения документов в архиве[3].

При проверке документов по существу и содержанию устанавливают законность документированных операции, логическую увязку отдельных показателей и целесообразность совершаемых операций. Игнорирование заполнения имеющихся в документах реквизитов считается нарушением правил ведения бухгалтерского учета. Следует иметь в виду, что при допущении ошибки при оформлении кассовых операций (приходные и расходные кассовые ордера), а также банковских документов (чеках, платежных поручениях, объявлениях на взнос наличными и так далее) их составляют заново. Н первичных документах, как в тестовых, так и в цифровых,  не допускаются  помарки, подчистки и другие.  Ошибки в документах на хозяйственные операции (но учету материалов, основных средств и другие) исправляют, зачеркивая одной чертой исправленный текст так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое и над зачеркнутым вписывают чернилами правильный текст или сумму[4].

Исправление ошибки в первичном доку мете оговаривают записью "исправлено" или  "исправленному  верить" с  проставлением  даты исправления и подписями лиц, ранее подписавших документ. Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы, утверждает руководи гель предприятия но согласованию с главным бухгалтером.  Число таких лиц должно быть минимальным, с обязательным закреплением за каждым из них перечня документов, которые они имеют право подписывать[5].

Отметим также, что все первичные документы могут быть как внешними, так и внутренними, то сеть составленными внутри или вне предприятия. Проходя определенную запись, бухгалтер должен основываться на первичных документах   независимо от места   их создания. Это обстоятельство подчеркивается нами виду того, что на ряде предприятий Казахстана встречаются еще примеры,   кода бухгалтерская корреспонденция не подтверждается документами, в том числе и первичными, что в конечном счете искажает ведение бухгалтерского учета. Во многих случаях такие штрафы   способствуют занижению   дохода или   других   объектов налогообложения, что приводит к крупным штрафным санкциям или другим формам со стороны проверяющих органов[6].

Для рациональной организации документооборота на предприятии должен быть утвержден приказом (распоряжением) график документооборота. Благодаря графику документооборота оптимизируется учетная работа, усиливается контрольная функция учета. График оформляется в виде схемы {либо в виде перечня работ но формированию, проверке, обработке документов, заполняемых каждым подразделением предприятия, а также конкретными исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

2.2. Организация аудиторской проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками

           Подготовка и планирование аудиторской проверки

До начала проведения аудита или оказания сопутствующих услуг аудиторская организация должна ознакомиться в достаточной мере с деятельностью экономического субъекта.

          Поэтому планирование следует рассматривать как важный и ответственный этап аудиторской проверки, поскольку от качества его выполнения зависит эффективность всей последующей работы аудитора. Планирование аудиторской проверки осуществляется в соответствии с МСА 300 «Планирование в аудите ». Оптимальная схема планирования аудита, составленная на основе российских стандартов аудиторской деятельности, должна включать следующие стадии:

предварительное планирование;

изучение системы бухгалтерского учета;

оценка системы внутреннего контроля;

установление уровня существенности;

построение аудиторской выборки;

подготовка общего плана и программы аудита.

Таблица 5

        Программа аудиторских процедур расчетов с поставщиками и подрядчиками

Источник:

          В зависимости от намеченных целей аудита выполнение каждой стадии планирования имеет ряд особенностей. Рассмотрим выполнение каждого этапа планирования, обращая особое внимание на методы получения аудиторских доказательств и ведение рабочей документации аудитора.

           Предварительное планирование целесообразно начать с бесед с представителями руководства, сотрудниками подразделений, главным бухгалтером, руководителем службы внутреннего контроля (если данная служба существует на проверяемом предприятии). Беседы должны строиться таким образом, чтобы аудитор мог получить достаточно четкое представление о том, чего от него ожидает клиент, как он представляет себе характер, объем и сроки работы и т.п. Аудитор должен получить разъяснения для подтверждения допущения непрерывности деятельности, первичной оценки надежности систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля. Кроме того, необходима информация об организации процесса заключения договоров и процесса реализации продукции. Принимая во внимание пожелания руководства и учитывая требования законодательства к проведению аудиторских проверок и содержанию аудиторского заключения, аудитор очерчивает круг проблем, требующих повышенного внимания в ходе проверки, и четко формулирует цели, которые должны быть достигнуты по итогам ее проведения.

           Основным источником информации на данном этапе выступает письменно зафиксированная учетная политика предприятия, сформированная с учетом экономических и организационных факторов. Аудитору следует осмыслить и детально проанализировать содержание учетной политики клиента, степень проработанности в ее положениях основополагающих принципов ведения бухгалтерского учета. Наиболее значимые положения учетной политики необходимо отразить в рабочих документах аудитора, поскольку на всех последующих этапах анализ деятельности предприятия будет проводиться с позиций адекватности принятой учетной политике.

Этап предварительного планирования следует завершить изучением отчетов службы внутреннего контроля, материалов налоговых проверок и других контролирующих структур.

          Изучение системы бухгалтерского учета на предприятии предполагает изучение и оценку основных принципов организации бухгалтерского учета изучаемых операций и документооборота, закрепленных в положениях учетной политики, роли средств вычислительной техники в ведении учета, организационной структуры подразделений, ответственных за ведение бухгалтерского учета. Целесообразно выполнить обзорную проверку типичных бухгалтерских проводок по операциям по реализации продукции и установить фактическое наличие и правильность оформления договоров, первичных документов, на основании которых выполнялись записи по счетам бухгалтерского учета.