Аудит расчетов с подотчетными лицами

     Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу  изучения документов в зависимости  от состояния данного раздела учета на предприятии. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник.

      По  результатам опроса ответственных  работников проверяемого предприятия  по вышеназванному вопроснику аудитор  может сделать некоторые выводы.

     По  результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии  расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность отчетных данных.

      Для выявления каждого из возможных  нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор контрольных процедур. Основными контрольными процедурами являются:

— проверка соответствия подотчетных лиц, получающих наличные деньги их кассы на хозяйственные  расходы, списку лиц, имеющих на это  право, утвержденному руководителем  предприятия.

— проверка получения подотчетных сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее  полученным авансам.

— проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям на которые  они выданы.

— наличие  подотчетных лиц в штате предприятия.

— проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

— проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к  авансовым отчетам.

— проверка наличия приказов о направлении  работников в командировку.

— проверка правильности возмещения командировочных расходов.

— проверка правильности ведения учета командировочных  расходов в пределах норм и сверх  норм.

— проверка удержания подоходного налога с  сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

— проверка правильности выделения НДС в  сумме командировочных расходов.

— проверка правильности отражения в учете  НДС по приобретенными подотчетным  лицами материальным ценностям.

— проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.

— проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм.

— проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.

— проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7.

     Проверка  документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором  с использованием специальной карточки.

     При тестировании документов на наличие  ошибок аудитору достаточно выявить  пять одинаковых нарушений чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.

Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор  контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета.

     При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить следующие ключевые моменты.

     Предельные  сроки командировки. Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (кроме служебных поездок работников, работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер). Максимальные сроки командировки работников устанавливаются п.4 Инструкции — 40 дней (не считая времени нахождения в пути), а минимальные сроки не установлены.

     При загранкомандировках таких ограничений  нет, однако начиная 61 дня нахождения работника в командировке суточные ему будут начисляться по ставкам, установленным для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.

     Отнесение командировочных расходов на затраты  производства. Для того, чтобы командировка была правильно оформлена необходимы документы:

• внутренний приказ директора о направлении в командировку;
• авансовый отчет с приложением документального подтверждения расходов;
• утвержденный директором отчет о командировке, закрытое командировочное удостоверение.

     Нельзя  считать командировочными расходы  лиц, работающих на предприятии по договору подряда. Договор подряда относится  к числу гражданско-правовых договоров, и его действие регулируется нормами  гражданского права. Следовательно, на лиц, заключивших договор подряда, не распространяется законодательство о труде. В связи с этим командировочные расходы граждан, работающих по договору подряда, не относятся к числу компенсационных выплат, а являются доходом, подлежащим налогообложению в общепринятом порядке.

     Отнесение на затраты транспортных расходов, связанных с командировкой. В  соответствии с Порядком ведения  кассовых операций работнику компенсируются только транспортные расходы по проезду  до места командировки и обратно. Транспортные расходы, производимые работником в процессе нахождения в командировке могут быть компенсированы только по приказу руководителя с отнесением за счет чистой прибыли предприятия.

     Пересчет  расходов по загранкомандировкам в  рубли. Расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ, установленному на дату составления авансового отчета, а не на дату фактического расходования средств подотчетным лицом.

2.2. Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике Н.П. Барышникова

      При проверке авансовых отчетов необходимо обратить внимание на следующее:

• имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку с указанием цели командировки, страны пребывания и сроков командировки;
• правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда). Суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС. При этом сумм НДС, оплаченная при возмещении таких расходов (в пределах нормы), определяется по расчетной ставке от суммы указанных расходов, а сверх нормы — налог возмещению не подлежит;
• имеется ли командировочное удостоверение с отметками в месте пребывания в командировке;
• правильность и своевременность составления авансовых отчетов;
• правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;
• наличие оправдательных документов;
• полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетной суммы;
• правильность возмещения затрат на представительские расходы. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) проводится в пределах смет предприятия и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны: дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов;
• правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках. При этом следует помнить, что пересчет расходов по загранкомандировке, выраженных в иностранной валюте, производится на момент прибытия работника из командировки (любой из трех дней, в течение которых командированный обязан сдать авансовый отчет по командировке).

2.3. Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике Р.А. Алборова

      Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен сначала проверить:

• кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли родственных связей с руководителем, кассиром организации);
• имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера;
• кому подотчетен данных бухгалтер и кто его проверяет по исполняемой работе;
• имеется ли утвержденный руководителем организации список (круг) подотчетных лиц (круг подотчетных лиц определяется в начале года и список по ним утверждается руководителем организации).

     Далее необходимо сверить остатки сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе организации на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии расхождений выявить их причины.

     Проверяя  записи по каждому лицевому счету  в журнале-ордере № 7, необходимо выявить:

• суммы выдаваемых под отчет авансов;
• имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;
• назначение и фактическое использование авансов;
• сроки представления авансовых отчетов;
• имеются ли командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания согласно заданию;
• правильность и своевременность составления (представления) авансовых отчетов;
• правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;
• правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;
• своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;
• наличие оправдательных документов по всем операциям.

     Необходимо  также установить законность и целесообразность операционных и хозяйственных расходов через подотчетные лица, возможность проведения этих расходов по безналичным расчетам.

     При сплошной проверке авансовых отчетов  подотчетных лиц требуется проверить:

• подписываются ли авансовые отчеты бухгалтером и утверждаются ли руководителем организации. В случае, если представленный отчет не подписан или не утвержден, по нему нельзя списывать сумму с подотчетного лица на затраты или другие объекты учета организации.
• полноту и действительность прилагаемых документов. Часто допускают ошибку, прилагая к авансовому отчету недействительные документы;
• правильность отражения суточных и затрат на жилье, а также правильность выделения по ним НДС. Превышение норм суточных бухгалтерия должна относить на уменьшение прибыли, остающейся в распоряжении организации, одновременно с удержанием с этой суммы подоходного налога. Кроме того, расходы, списанные на затраты (себестоимость), должны быть снижены на сумму НДС (со стоимости проезда и оплаты найма жилья).
• правильность отражения выручки от реализации продукции (товаров) через подотчетное лицо.
• правильность отнесения представительских расходов через подотчетные лица на издержки производства (обращения) организации.

     Проверяя  расчеты с подотчетными лицами, связанными с загранкомандировками, аудитор  должен установить:

• правильность учета расчетов;
• правильность возмещения работнику расходов в однодневную командировку, а также в случаях, когда работник в стране пребывания обеспечивается бесплатным питанием и жилищным помещением;
• правильность расчета курсовых разниц на день представления подотчетным лицом авансового отчета;
• правильность корреспонденции счетов по данному объекту контроля. Здесь необходимо обратить внимание на сторнировочные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться факты нарушений и злоупотреблений.

 
 
 
 
 
 
 

3. Аудит  расчетов с подотчетными лицами  на ООО «Рынок «Людмила»

3.1. Организационно-экономическая характеристика ООО «Рынок «Людмила»

     ООО «Рынок «Людмила» образовано в 1991 г., основная сфера деятельности сдача в аренду помещений для розничной торговли.

     ООО «Рынок «Людмила» сдает в аренду широкий ассортимент зданий, лотков, столов.

     Основными клиентами предприятия являются организации любой формы собственности, а также индивидуальные предприниматели.