Аудит расчетов с подотчетными лицами

     В результате предварительного ознакомления аудитор делает вывод о степени  деловой безупречности клиента и принимает решение о проведении аудиторской проверки или отказе от нее.

     После принятия решения о проведении аудиторской проверки, перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник.

     По  результатам проведенного опроса у  аудитора должно сложиться определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии:

     Внутренний  контроль за расходованием и целевым  использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием  на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

     В нарушение п. 11 «Порядка ведения  кассовых операций» лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные  суммы, выдаются новые авансы.

     Приказы о направлении работников в командировку не оформляются — следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.

     В нарушение «Порядка ведения кассовых операций» суточные, возмещаемые  сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом. Кроме того, со сверхнормативных суточных необходимо начислить взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования и Фонд занятости населения.

     В нарушение Главы 21 Налогового Кодекса  РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.

     В нарушение Главы 25 Налогового Кодекса  РФ «Налог на прибыль организаций» сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.

     В нарушение Главы 25 НК РФ «О налоге на прибыль организаций» и Главы 21 НК РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

     В нарушение «Порядка ведения кассовых операций в РФ» выдача денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые [16].

     Вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность отчетных данных.

     Для выявления каждого из возможных  нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор контрольных  процедур, которые оформлены в  программу.

     Некоторые дополнения к процедурам в программе  аудита расчетов с подотчетными лицами. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а также начислен единый социальный налог.

     Кроме того, со сверхнормативных расходов начисляют  взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного  медицинского страхования и в  Фонд занятости населения (в Фонд социального страхования отчисления не производятся). При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы, в облагаемый доход работника не включаются: суточные в пределах норм, установленных законодательством; расходы по найму жилья в пределах норм; фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, пользование постельными принадлежностями в поезде, расходы по получению загранпаспорта и виз, прописке загранпаспорта, а также по обмену чека в банке не наличную иностранную валюту.

     Суммы НДС выделяют по проезду к месту  служебной командировки и обратно; затратам на пользование в поездах  постельными принадлежностями; хранению багажа; расходам по найму жилого помещения  в пределах норм.

     Представительские расходы - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Задолженность подотчетных лиц предприятию  и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

     Проверка  документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором  с использованием специальной карточки.

     При тестировании документов на наличие  ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений, чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.

     Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета.

     При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить следующие ключевые моменты.

1. Соответствие  дат и сумм, указанных в документах  относящихся к одной командировке или одному авансовому отчету;

2. Соответствие  предоставленных документов правилам  оформления, установленных действующими  законодательными актами;

3. Правильность  отнесения проверяемых сумм на  бухгалтерские счета.

     Состав  первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета [13].

     Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с  подотчетными лицами, являются:

• авансовые отчеты (форма № АО-1);
• товарные чеки;
• приходные и расходные кассовые ордера;
• журнал регистрации авансовых отчетов;
• акты приемки выполненных работ;
• журнал ордер №7;
• оборотные ведомости;
• приказы (распоряжения) о направлении сотрудников в командировку (формы № Т-9, № Т-9а);
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• сметы представительских расходов;
• командировочные удостоверения (форма № Т-10);
• приказы об утверждении смет представительских расходов [19].

     Основные  нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть представлены в таблице 1.

Таблица 1 - Типичные нарушения при аудите расчетов с подотчетными лицами по Подольскому В.И.

     Нарушения, связанные с неправильным оформлением  авансовых отчетов, которые выражаются в том, что к авансовым отчетам  не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

     При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся: наименование документа; дата составления документа; наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственной операции; денежные и натуральные измерители хозяйственной операции; наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы [25].

     Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как  адрес его постоянного местожительства  и паспортные данные.

     При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы за счет наличных денежных средства, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами  нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) [28].

     Часто предприятия или магазины дают только чеки, но обязательно к кассовому чеку должны быть приложены товарные чеки с расшифровкой покупки. Несмотря на то, что унифицированного бланка этого документа нет, его составление обязательно.

     Из  всего сказанного можно сделать  вывод, что аудитору необходимо ознакомиться с предприятием, так как при аудите расчетов с подотчетными лицами используются различные методы, и их выбирает аудитор. Также он самостоятельно на основе собранных данных составляет план и программу аудита расчетов с подотчетными лицами.

2. Основные методики аудита расчетов с подотчетными лицами

2.1. Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике В.И. Подольского