Аудит основных средств

   При сопоставлении формы №5 – раздела 2.Основные средства с показателями формы № 1 (так как в российской практике такие ошибки бухгалтера иногда допускают), можно составить рабочий документ приведенный в таблице 2.5.

   Таблица 2.5.

   Сопоставление формы №5 – раздела 2.Основные средства с показателями формы № 1

   Сопоставление обеспечений всегда должно быть сопряжено с оценкой прав на эти обеспечения у организации, так как часто под их видом просто происходит перелив капитала. Поэтому возможен такой вид  рабочего документа, который приведен в таблице 2.6. 
 
 
 

   Таблица 2.6.

   Сопоставление обеспечений с оценкой прав на эти обеспечения

   На данном этапе проверки используется выборка. Поэтому опираясь на федеральный стандарт № 16 «Аудиторская выборка» аудитор может использовать либо таблицу случайных чисел, что предпочтительнее, либо выбирать спонтанно самому (бессистемный выбор), помня о том, что никакой последовательности в его выбору не должен быть, либо системно отбирать операции, выбирая интервал в последовательных показателях. Можно также предложить отобрать показатели по определенной номенклатуре, например по самым дорогостоящим объектам ОС, или за определенный период выбрать бессистемно самому некоторые показатели. Особенно последний подход применим к участку сверки синтетического учета, так как в нем легко подобрать месячный интервал. 

   2.2. Типичные ошибки 

   Примерный перечень типичных ошибок следующий.

1. Отсутствие актов приемки-передачи основных средств
2. Отсутствие инвентарных карточек по учету основных средств
3. Ведение аналитического учета ОС не по каждому инвентарному объекту
4. Неправомерный учет в бухгалтерском и налоговом учете комплектующих компьютера имеющих одинаковый срок использования как отдельный инвентарный объект
5. Документально не подтвержден срок полезного использования ОС вводимых в эксплуатацию
6. Неверное начисление амортизации по объектам ОС
7. Организация неверно начисляет амортизацию по объектам ОС стоимостью менее 20000 руб.
8. Данные аналитического учета не соответствуют данным синтетического учета
9. Неверное отражение выбытия отдельных объектов основных средств на счетах бухгалтерского учета
10. Неверное отражение в составе ОС объектов не имеющих отношение к производству, продаже и использованию для управленческих нужд организации
11. Методологически неверное отражение в учете операций связанных с приобретением ОС
12. Завышение первоначальной стоимости приобретенных ОС по тем или иным причинам
13. Методологически неверное отражение в учете операций по реализованным ОС
14. Неверное начисление амортизации по отдельным объектам ОС в целях бухгалтерского учета
15. По отдельным объектам ОС нормы начисления амортизации определены неверно
16. Неправомерно организация установило разные сроки на объекты ОС  одного наименования и назначения
17. Отсутствие договоров аренды на офисное помещение
18. Не проведение инвентаризации ОС перед составлением годовой бухгалтерской отчетности
19. Неправомерное определение суммы амортизационных отчислений по модернизованным ОС
20. По данным регистров аналитического учета числятся кредитовые остатки по отдельным ОС

Охарактеризую отдельные из них, объединив некоторые из них в группы.

1. Отсутствие  актов приемки-передачи основных средств и инвентарных карточек по учету основных средств.

   Отсутствие  первичных учетных документов (актов приемки-передачи основных средств и инвентарных карточек по учету основных средств) делает необоснованным отражение хозяйственной операции, описанной в этом документе, в бухгалтерском или налоговом учете (ст. 252 НК РФ: «расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты... осуществленные налогоплательщиком ») [3].

   Например, если акт приемки-сдачи выполненных  работ отсутствует, то такие расходы не могут быть учтены в себестоимости ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете.

   Для учета объекта основных средств независимо от его стоимости в любом случае надо завести инвентарную карточку по форме № ОС-6. Ее отсутствие ведет к тому, что основное средство без инвентарной карточки не может быть принято к бухгалтерскому учету.

   Отсутствие  актов приемки-передачи основных средств и инвентарных карточек по учету основных средств, т.е. первичных учетных документов трактуется ст. 120 НК РФ как «грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения». Если правила нарушены в одном налоговом периоде, то предусмотрен штраф с юридического лица в размере 5000 руб., если же в нескольких — 15000руб. Если же такое нарушение повлекло и занижение налоговой базы (неправильно оформленный акт приемки-сдачи работ), то штраф составит 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб [3].

   Поскольку в п. 2 ст. 7 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано: «Главный бухгалтер... несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности», то и штрафные санкции будут в основном полагаться лично главному бухгалтеру.

   Практически все нарушения, за которые к нему могут быть применены меры административного воздействия, содержатся в Кодексе РФ об административных правонарушениях, утвержденном 30.12.2001 г, № 195-ФЗ.

  В ст. 15.11 указано: «Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 до 30 минимальных размеров оплаты труда» [4].

   Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается искажение:

• сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%;
• любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

   В ст. 15.6 говорится: «за непредставление документов или сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, на должностных лиц налагается административный штраф в размере от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда» [4].

   За  повреждение и хищение и отсутствие (сокрытие) документов, штампов, печатей полагается уголовная ответственность. В соответствии со ст. 325 УК РФ от 13.06.96 г. № 63-ФЗ «Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печатей, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года».

2. Неверное отражение в составе ОС объектов не имеющих отношение к производству, продаже и использованию для управленческих нужд организации.

   В соответствии с пунктом 4 Положения  по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01) , утвержденного приказом Минфина Росси от 30 марта 2001 г. № 26н, в ред. от 27.11.2006 № 156н, приобретенное имущество (объект) признают основным средством в бухгалтерском учете, если одновременно выполняются следующие условия [5]:

• объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование;
• объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е. срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
• организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта;
• объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

   На  практике встречаются ситуации, когда  некоторые условия признания основного средства не выполняются, но бухгалтеры относят объект к основным средствам, что приводит к искажению бухгалтерской отчетности.

3. Организация неверно начисляет амортизацию по объектам ОС стоимостью менее 20000 руб.

   Правила бухгалтерского учета позволяют не амортизировать основные средства стоимостью не более 20 000 руб. [5]. Сразу после ввода в эксплуатацию объекта их можно списать на расходы. Многие фирмы так и делают. Но забывают при этом, что необходимо обеспечить контроль за использованием списанных «малоценных» основных средств, что требуется пунктом 5 ПБУ 6/01.

4. Ведение аналитического учета ОС не по каждому инвентарному объекту.

   Как диктует бухгалтерское законодательство, каждое основное средство надо принимать  к учету как отдельный инвентарный объект. Сложности возникают с основными средствами, работающими только комплексно.

   Пункт 6 ПБУ 6/01 позволяет учитывать составные части одного объекта как самостоятельные инвентарные объекты, если они имеют разные сроки полезного использования. Поэтому не будет ошибкой, если монитор, принтер, компьютер оприходовать в учете как отдельные основные средства.

5. Неправильное исчисление и отражение амортизации в бухгалтерском и налоговом учете.

Основные  виды ошибок и нарушений, допускаемых при начислении и отражении амортизации в бухгалтерском учете, состоят в следующем:

1. неправильное отнесение имущества к амортизируемому;
2. неверное определение срока полезного использования объектов основных средств, которое приводит к неправильному исчислению суммы амортизации и соответственно искажению себестоимости произведенной продукции (работ, услуг) и финансовых результатов;
3. невыполнение требований, изложенных в учетной политике организации по способам начисления амортизации;
4. неверное начисление амортизации по объектам недвижимости.

   В соответствии с пунктом 21 ПБУ 6/01 в  бухгалтерском учете начисление амортизации начинается с 1-го числа  месяца, следующего за тем, в котором  объект был принят к учету.

   В Методических указаниях прописан порядок  начисления амортизации по недвижимому имуществу требующему государственной регистрации.

   Чтобы начать начислять амортизацию по такому имуществу, нужно выполнить  четыре условия:

- капитальные  вложения в объект недвижимости  должны быть закончены;