Аудит операцій по руху грошових коштів в касі і на поточному рахунку

Відповідальність за дотриманням  порядку ведення касових операцій покладається на керівника підприємства, головного бухгалтера і касира.

При проведені перевірки  стану внутрішнього контролю аудитор маючи у своєму розпорядженні матеріали дослідження, виконаного перед укладанням договору, звіт попереднього аудиту, аудитор проводить вивчення системи внутрішнього контролю шляхом опитування персоналу замовника, проведення власного спостереження, спілкування з попереднім аудитором, вивчення організаційно-розпорядчої і облікової документації на місці, вивчення результатів ревізій і перевірок всіх перевіряючи органів, тощо.  (див. мал.1)

Результати опитування вивчення системи  внутрішнього контролю можуть бути оформлені в виді анкети (додаток 1). Відповіді можуть бути різноманітними і касир може не знати чи є на підприємстві наказ про проведення раптових ревізій каси, керівник підприємства – про необхідність укладання договору про повну матеріальну відповідальність з касиром. Не співпадання у відповідях на поставлені аудитором запитання можуть свідчити про слабкі сторони внутрішнього контролю.

З виявлення слабких  сторін в питаннях дотримання нормативних  документів по готівковому обігу аудитору необхідно детально вивчити акти перевірки дотримання порядку ведення операцій з готівкою контролюючими органами (додаток 2)

Взагалі оцінювання аудитором системи  внутрішнього контролю проходить три етапи (див. мал. 2):

Оцінка  системи внутрішнього контролю

   Малюнок 2. Оцінка системи  внутрішнього контролю

1. загальне ознайомлення з СВК;
2. первинна оцінка надійності СВК;
3. підтвердження достовірності оцінки СВК.

На першій стадії аудитору слід отримати загальне уявлення про специфіку і масштаб діяльності клієнта, систему його бухгалтерського обліку. За підсумками первинного ознайомлення аудитор повинен прийняти рішення про те чи доцільно йому в своїй роботі спиратись на систему внутрішнього контролю.

У випадку, якщо аудитор приймає  рішення про те що він не може покладатись на систему внутрішнього контролю, він повинен планувати аудит таким чином, щоб аудиторські думка не ґрунтувалась на довірі до цієї системи. Це необхідно у тих випадках, коли надійність СВК оцінюється  як “низька”  або коли аудитору найбільш зручно чи економічно виправдано не спиратись на цю систему.

В тому випадку, якщо за підсумками загального ознайомлення з  системою внутрішнього контролю економічного суб'єкта аудитор приймає рішення про те, що він може покладатися у своїй роботі на систему внутрішнього контролю, йому слід провести первинну оцінку надійності СВК. Вона здійснюється на основі методів і прийомів, які аудитори розробляють самостійно.

 У процесі первинної оцінки  надійності системи внутрішнього  контролю аудитор зобов'язаний  брати до уваги те, що:

• перевіряють бухгалтерську і господарську документацію клієнта всього звітного періоду, а не тільки окремих періодів часу;
• при перевірці необхідно приділити більше уваги тим періодам діяльності, в яких мала особливості чи відмінності порівняно з діяльністю типовою для всього періоду вцілому;

Оцінка окремих засобів контролю як “низькою” не виключає можливості оцінки надійності інших окремих засобів контролю як “середньої” чи “високої”.

Аудитор, який прийняв за підсумками процедури первинної оцінки рішення про довіру СВК зобов'язаний в ході аудиторської перевірки здійснювати процедури підтвердження достовірності цієї оцінки. Ці процедури здійснюються в період перевірки на основі методики і прийомів, які розробляються аудитором самостійно.

В тому випадку, якщо аудитор в ході процедури підтвердження надійності прийде до висновку про те, що оцінка надійності СВК в цілому виявиться нижчою від тієї, що була отримана в ході первинної оцінки, він  зобов'язаний належним чином скоригувати порядок здійснення інших аудиторських процедур, щоб підвищити достовірність своїх висновків за результатами проведення аудиту.

Всі етапи оцінки СВК повинні  належним чином документуватися  із зазначенням документів, якими керувався аудитор, даючи відповідну оцінку надійності всієї СВК.

Показники того, що аудитор отримав  необхідне знання системи бухгалтерського обліку  і відповідності внутрішнього контролю, може бути те, що він знає про недоліки в цих системах, а отже може визначити певні зони ризику при ведені операцій з готівкою, а саме:

1. аудитор зобов’язаний повідомити клієнта про можливі порушення і допомогти їх усунути. Основні порушення готівкового обігу, за які накладаються стягнення показані ні малюнку 3.

Малюнок 3. Типові порушення  в сфері готівкового обігу

2. оцінивши систему внутрішнього контролю аудитор на основі отриманої інформації планує і складає програму аудиторської перевірки руху грошових коштів в касі підприємства та поточному рахунку в банку.

 

4. Зміст програми  аудиторської перевірки руху  грошових коштів в касі і на поточному рахунку в банку

Для виконання плану аудитор  повинен підготувати в письмовій  формі програму аудиторської перевірки  з визначенням в ній конкретних завдань і  процедур для кожного  об'єкту аудиту.

Програма аудиту – це детальний перелік змісту аудиторських процедур. Цей перелік є детальною інструкцією для асистентів аудитора та рядових учасників перевірки, який також є засобом контролю за якістю їх роботи. Програма повинна бути настільки деталізованою, щоб можна було використовувати її як інструкцію для виконавців аудиту, які беруть участь у перевірці. У програмі аудиту види, зміст та час проведення процедур повинні співпадати з прийнятими до роботи показниками загального плану аудиту. Вона містить перелік об'єктів аудиту по його напрямкам, а також час, який необхідно витратити на кожен напрямок аудиту або аудиторських процедур.

Аудитор затверджує програму, визначаючи суттєвість по процедурах аудиту, об'єкт аудиту з кожного  питання окремо та масштаб перевірки.

  Найчастіше для зручності програма оформлюється у вигляді таблиці. На початку програми як правило вказується:

• назва підприємства;
• період перевірки;
• дата перевірки;
• об'єкт перевірки.

У програмі крім прізвища також вказують ініціали аудитора, який робив перевірку конкретного об'єкта аудиту, час, який необхідно витратити на перевірку конкретного об'єкта перевірки, та передбачають місце для поміток про фактичне виконання плану аудиту з кожного питання.

Програма по кожному  об'єкту аудиту підписується керівником групи аудиторів або керівником аудиторської фірми.

Існує два типи підготовки програми: максимально жорсткий і  максимально гнучкий. Найбільш вдалою являється змішана форма програми, коли аудитор, маючи основну програму, складає свою з урахуванням специфічних властивостей. Наприклад, основна програма може включати наступні об'єкти аудиту:

1. Основні відомості про підприємство
2. Правові основи діяльності підприємства:

  Ø правовий аналіз установчих документів;

  Ø наявність державних дозволів на проведення окремих видів діяльності;

3. Оцінка діючої системи обліку та внутрішнього контролю:

  Ø форма рахівництва, рівень автоматизації бухгалтерського обліку;

  Ø перевірка бухгалтерської комп'ютерної програми на предмет ймовірності допущення нею помилок в обліку;

  Ø організація бухгалтерського обліку у відповідності з діючими вимогами;

  Ø дотримання прийнятої методології відображення окремих господарських операцій;

  Ø оцінка діючої системи внутрішнього контролю;

  Ø правильність виведення результатів проведених інвентаризацій.

4. Грошові кошти

  Ø дотримання діючих норм ведення готівкових операцій;

  Ø наявність банківських рахунків;

  Ø склад інших грошових коштів;

  Ø отримання письмових тверджень від банку про залишки на рахунках заданих підприємству, та співвідношення цієї інформації з обліком;

  Ø внутрішній контроль за проведенням грошових операцій.

При аудиті операцій з  грошовими коштами, зокрема касової  готівки, аудитор проводить перевірку  в декілька етапів (мал.4). Оглянемо детально проведення перевірки на кожному  етапі окремо (див. додаток 3)

Аудит касових операцій

 

 Малюнок 4.  Порядок  проведення аудиту грошових коштів  в касі

На підготовчому етапі  аудиту касових операцій аудитор  повинен розглянути загальні питання організації роботи каси на підприємстві:

• інтенсивність касових операцій;
• основні напрямки касових надходжень і видатків;
• кваліфікація і практичний досвід працівників, які забезпечують роботу каси на підприємстві;
• наявність договорів з касирами про повну матеріальну відповідальність. Касир несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей та за всяку втрату, яка причинена підприємстві як в результаті навмисних дій, так і в результаті недбайливого чи недобросовісного відношення до своїх зобов'язань. Тому після видання приказу розпорядження про назначення касира, керівник підприємства зобов'язаний ознайомити касира з Положенням про ведення касових операцій та заключити договір про його повну індивідуальну матеріальну відповідальність.
• забезпеченість обліку касових операцій електронно-обчислювальною технікою;
• обладнання приміщення каси на підприємстві. Для забезпечення надійності і збереження готівки, у відповідності з Положенням про ведення касових операцій в національній валюті в Україні,  каса повинна бути ізольована від інших приміщень, обладнана спеціальним віконцем для проведення операцій з клієнтами і співробітниками, мати сейф чи металічний шафа, охоронно-пожежну сигналізацію, яка відповідає вимогам діючого стандарту.

Ретельне вивчення зазначених питань дасть змогу аудитору скласти думку про стан касових операцій на підприємстві, визначити вузькі місця в організації їх обліку і можливі напрямки порушень і помилок, а саме:

Основні порушення в операціях  з грошовими коштами в касі

№ п/пї	Можливе порушення	Характеристика порушення
1	Пряме розкрадання грошових коштів	нічим не обґрунтоване пряме  розкрадання грошових коштів  розкрадання грошових коштів, що маскується розписками посадових осіб, працівників бухгалтерії та інших працівників підприємства
2	Не оприбуткування та привласнення грошових коштів, що надійшли	Не оприбуткування  і привласнення грошових коштів, що надійшли з банку  не  оприбуткування і привласнення  грошових сум, що надійшли від різних фізичних та юридичних осіб по прибуткових ордерах не оприбуткування і привласнення грошових сум, що надійшли від різних юридичних осіб за довіреностями неповне оприбуткування грошових сум
3	Надлишкове списання грошей по касі	повторне використання одних і тих же документів для  списання грошей по касі,  надлишкове списання грошей по касі шляхом неправильного підрахунку підсумків в касових документах і звітах касира,  надлишкове списання грошей по касі без підстав або за фальсифікованими документами  надлишкове списання грошей по касі шляхом підробки законно оформлених документів зі збільшенням сум списань
4	Привласнення сум, законно нарахованих різним особам та організаціям	привласнення депонованої  заробітної плати та коштів, нарахованих  за іншими підставами,  привласнення сум, що належать іншим підприємствам
5	Недотримання лімітів залишку готівки	розрахунки готівкою  в сумі, що перевищує ліміт      не встановлення ліміту залишку  готівки  несвоєчасна здача  понадлімітних залишків готівки  в банк
6	Проведення розрахунків з різними особами понад встановлені ліміти	розрахунки готівкою  в сумі, що перевищує гранично  встановлену норму
7	Розрахунки з населенням готівкою за готову продукцію, товари, виконані роботи та надані послуги без застосування реєстраторів розрахункових операцій (РРО)	не застосовуються  реєстратори розрахункових операцій, використовуються реєстратори розрахункових операцій, не зареєстровані в податкових органах
8	Некоректне відображення касових операцій в регістрах синтетичного обліку	некоректне складання  проводок,  неправильне виведення залишків, невідповідність записів в регістрах записам в касовій книзі, звітах касира і документах