С момента создания организационно-правовая форма не изменялась.

 

      5.3. Структура организации

     Структура организации представлена на схеме 1.

       

     

     

     

       

     

     

       
 
 
 

     Схема 1. Структура организации. 

     Тип организационной структуры –  линейно-функциональная. Как пишет Виханский, данный тип наиболее часто встречается в небольших организациях. Почти все молодые организации должны проходить этот этап.

     Максимальный  охват контролем в одном звене  управленческой структуры – 4 человека.

     Эффективность структуры можно определять по наличию следующих элементов:

• разделение труда и специализация – есть, достаточно четкие;
• департаментизация и кооперация – есть;
• связи между частями и координация – эффективная;
• масштаб управляемости и контроля – в пределах рекомендуемого специалистами по управлению;
• иерархия организации и ее звенность - небольшая;
• распределение прав и ответственности – есть, четкое;
• централизация и децентрализация не являются полностью противоположными подходами. Можно говорить о том, что эти идеи внедряются на фирме одновременно. Первая применяется для внедрения принципа единоначалия и структуризации управления, вторая – для повышения гибкости взаимодействия с рынком⁵.
• дифференциация - каждая из работ имеет определенную степень завершенности в рамках подразделения;
• потребность в интеграции обусловлена взаимозависимостью работ в организации⁶.

     Размеры отделов: бухгалтерия – 1 человек, отдел  по туризму, возглавляемый старшим  менеджером, – 5 человек (включая начальника).

     Права и обязанности  отделов:

     Бухгалтерия – это структурное подразделение, осуществляющее бухгалтерский учёт, составление отчётности и контроль за соблюдением финансовой и сметной дисциплины. Главный бухгалтер организует работу по постановке и ведению бухгалтерского учета в целях получения заинтересованными внутренними и внешними пользователями полной и достоверной информации о финансово-хозяйственной деятельности и финансовом положении. Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику. Осуществляет работу по подготовке и утверждению рабочего плана счетов бухгалтерского учета, форм первичных учетных документов, по обеспечению порядка проведения инвентаризации и оценки имущества и обязательств. Занимается формированием информационной системы бухгалтерского учета и отчетности в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета, обеспечивает предоставление необходимой бухгалтерской информации внутренним и внешним пользователям. Ведет регистры бухгалтерского учета. Обеспечивает своевременное и точное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, движения активов, формирования доходов и расходов, выполнения обязательств. Контролирует соблюдение порядка оформления первичных учетных документов, информационное обеспечение управленческого учета. Обеспечивает своевременное перечисление налогов и сборов, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в кредитные организации, контроль за расходованием фонда оплаты труда, организацией и правильностью расчетов по оплате труда работников, проведением инвентаризаций, порядком ведения бухгалтерского учета, отчетности, а также проведением документальных ревизий. Ведет работу по обеспечению соблюдения финансовой и кассовой дисциплины, смет расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь. Обеспечивает составление отчета об исполнении бюджетов денежных средств и смет расходов, подготовку необходимой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы. Обеспечивает сохранность бухгалтерских документов и сдачу их в установленном порядке в архив. Оказывает методическую помощь работникам организации по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и анализа хозяйственной деятельности⁷.

     На  должность менеджера по туризму  назначается лицо, имеющее среднее  профессиональное образование, дополнительную подготовку по туристской деятельности, стаж работы не менее 1 года. Менеджер по туризму должен знать  Закон РФ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации», иные нормативные правовые документы, регламентирующие осуществление туристской деятельности, географию страны, порядок оформления договоров и заключения контрактов по реализации туров, правила бронирования билетов и услуг, схему работы с туроператорами и заказчиками туров, основы туристского права и законодательства о защите прав потребителей, правила оформления туристской документации (туристических путевок, ваучеров, страховых полисов и др.), методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров, методики составления отчетности.

     В распоряжении сотрудников - общие правила  продвижения и реализации туристского продукта, бланки документов, оформляемые при реализации туристского продукта, справочники по законодательству РФ, по туризму.

     Сотрудники  отдела проводят работу в рамках своих  должностных инструкций. Оперативное  планирование и координация деятельности сотрудников отдела, контроль за исполнением ими поручений выполняются начальником отдела (старшим менеджером), распоряжения которого обязательны для исполнения всеми сотрудниками отдела. Начальник отдела в своей деятельности подчиняется генеральному директору и отчитывается перед ним. По мере необходимости по отдельным вопросам возможны консультации с генеральным директором и главным бухгалтером⁸.

     Вопросами кадровой политики, маркетинга, рекламы  занимается лично генеральный директор.

     Система взаимодействия и информационной связи схематично изображена на схеме 1 пунктирными стрелками. Все общаются со всеми. Часто менеджеры и курьер отчитываются о своих действиях не только непосредственному начальнику – старшему менеджеру, но и главному бухгалтеру, и генеральному директору. Как правило, это происходит одновременно. Но иногда приходится докладывать и каждому в отдельности. Можно получать консультации у коллег. Случается, что директор или бухгалтер дают указания менеджерам по странам напрямую, но старший менеджер всегда в курсе.

 

      5.4. Ресурсы организации

     Производство

1. Управление разработкой и проектированием продукта.

     Занимается  генеральный директор (1 человек). На сегодняшний день задача состоит  в поиске надежных туроператоров, располагающих  значительным количеством туров по стране, предлагающих оптимальные цены и агентское вознаграждение минимум 10% с возможностью его роста за счет количества отправленных фирмой туристов.

2. Выбор технологического процесса, расстановка кадров и техники с целью оптимизации затрат на изготовление и выбор методов изготовления продукта.

     Выбор осуществляет генеральный директор (1 человек). Он определил и письменно  закрепил Правила оказания услуг (там  указан порядок предоставления услуг, аннулирования заказа, специфика  работы с туроператорами, специфика работы с заказчиками и туристами и т.п.). По данной схеме должны работать все сотрудники.

3. Управление закупкой материалов.

     При наличии заказа менеджер бронирует  тур у туроператора и получает от него подтверждение своего бронирования.

4. Управление запасами.

     Отсутствует в виду специфики деятельности.

5. Контроль качества.

     Фирма работает в соответствии с ГОСТ Р 50690-2000 Туристские услуги. Общие требования. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 16.11.2000 г. № 95-ст. Имеет сертификат соответствия, выданный Уральским Центром Сертификации и Испытаний №РОСС RU.АИ16.М40305 15.08.2006г. Продлен Сертификат решением инспекционного контроля 06.03.2008г. Данный центр проверяет работу фирмы ежегодно.

     Текущий контроль за деятельностью сотрудников осуществляет генеральный директор. 

     Маркетинг

     Процессы  маркетинговой деятельности в организации  и их краткое описание:

1. Изучение рынка осуществляется силами фирмы.

     К партнерам фирмы, сотрудничество с  которыми необходимо для продвижения  и реализации турпродукта, относятся туроператоры. На сегодняшний день это «Мостревел», «Тез Тур», «Санрайз Тур», «Ривьера», «Асент» и некоторые другие.

     Конкуренты  фирмы – это туроператоры и  турагенты Екатеринбурга, работающие по аналогичным направлениям (Турции, Египту и др.). Прежде всего, следует  назвать «Фонд мира», «Натали-турс», «Альфа-тур». Их существенное конкурентное преимущество состоит в предложении туров с вылетами из Екатеринбурга.

     Клиенты реальные и потенциальные – это  часть населения Екатеринбурга, которая может позволить себе тур за границу, а также турагентства Уральского региона.

     С точки зрения получения информации о партнерах, клиентах, конкурентах трудно переоценить работу турфирмы на специализированных выставках и ярмарках.

2. Продвижение услуг.

     Для реализации туров фирма предлагает свои услуги туристам лично (посредством  рекламы в печатных изданиях) и  одновременно осуществляет сотрудничество с турагентствами (контакты налаживаются на выставках).

     Информация  о печатных СМИ, в которых потенциально возможна реклама фирмы, берется из специализированных справочников. Директор знакомится с изданием, его тиражом, территорией распространения, ценами на рекламу и принимает решение относительно целесообразности публикации.

3. Маркетинговые исследования.

     Серьезные маркетинговые исследования фирма  не проводит, но может пользоваться результатами исследований, опубликованных в специализированных журналах.

4. Связи с общественностью и товарная пропаганда.

     Развиты в фирме минимально. PR важен в  формировании отношения к организации, ее услугам клиентуры, реальной и потенциальной, третьих лиц, органов власти. Эти возможности почти не используются.  

     Финансы

     Анализ  деятельности бухгалтерии:

1. Составление бюджета и финансового плана.

     Бюджет  представляет собой выраженную в стоимостных показателях плановую программу действий в области закупок и реализации услуг. Формируется раз в год.

2. Формирование денежных ресурсов.

     Структура финансовых ресурсов, в основном, определяется собственными источниками - валовым  доходом и амортизацией. Финансовые ресурсы используются как в фондовой форме, так и в не фондовой. Часть финансовых ресурсов используется на образование денежных фондов целевого назначения: фонд оплаты труда, фонд развития, фонд материального поощрения. Использование финансовых ресурсов на выполнение платежных обязательств перед бюджетом и банками осуществляется в не фондовой форме.

3. Распределение денег в организации.

     Руководство устанавливает ориентиры использования  денежных средств, в которых фиксируется, на какие цели можно осуществляться затраты и куда средства не стоит вкладывать. Далее на стадии выполнения анализируется потребность в денежных средствах отдела по туризму для решения отдельных задач и выполнения функций.

4. Оценка финансового потенциала организации.

     Оценка  потенциала базируется на рассмотрении основных отчетных финансовых документов: бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках, отчета о движении фондов и других средств, отчета о движении денежных средств и других приложений к бухгалтерскому балансу, предусмотренных действующей системой бухгалтерского учета и отчетности, а также данных управленческого учета. При оценке финансового потенциала и платежеспособности организации в качестве критериев оценки удовлетворительности структуры бухгалтерского баланса предприятия главный бухгалтер использует показатели: коэффициент текущей ликвидности, коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами и т.д. Главный бухгалтер оценивает финансовый потенциал организации как достаточный для сегодняшнего уровня развития фирмы⁹.