Совершенствование системы муниципального менеджмента на основе применения информационных технологий

   Необходимость в частичной реорганизация структуры  и деятельности предприятия. Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов. Как сказал, кто-то из великих, нельзя автоматизировать хаос, ибо в результате этого получится автоматизированный хаос. Под термином реорганизация я даже не имею в виду реинжиниринг в его классическом западном понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной и коммерческой деятельности. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

   Необходимость в изменении технологии работы с  информацией, и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

   Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

   При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил. 

  3.2. Автоматизация рабочего место руковадителя и сотрудников муниципального учреждения 

       В управленческой деятельности главную  роль играет оперативный обмен данными, который занимает до 96% времени руководителя и до 60% времени специалистов. В условиях нестабильности рыночной экономики принятие решений по управлению является сложнейшей задачей. Специалисты, принимая решения, встают перед проблемой изучения и обобщения всей совокупности факторов, от которых зависит слаженное функционирование рассматриваемой ими системы. В связи с этим получили распространение и широко применяются различные информационные технологии. Их использование позволяет осуществлять рассылку документов внутри организации, отправлять, получать и обрабатывать сообщения с различных рабочих мест, проводить совещания специалистов, находящихся на значительном расстоянии друг от друга, телеконференции и т. д.

   Проблема  обмена данными тесно связана  с организацией работы автоматизированных рабочих мест (АРМ) в составе локальной и глобальной (Internet) сетей. Автоматизированные рабочие места являются основным инструментом общения человека с вычислительными системами, на которых специалист выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при решении текущих задач и анализа функций управления. С помощью АРМ усиливается интеграция управленческих функций, и каждое более или менее «интеллектуальное» рабочее место обеспечивает работу в многофункциональном режиме. Выбор его конфигурации и оборудования для реальных видов управленческой и экономической работы носит конкретный характер, диктуемый специализацией (предметной областью), поставленными целями, объемами работы. Автоматизированное рабочее место руководителя.¹²

       Задачи  управления требуют от руководителя любого уровня использовать и обрабатывать большой объем информации, проводить ее анализ в различных разрезах, моделировать процессы и ситуации, структурировать материал для принятия решений. Для оперативного и качественного выполнения этих задач существенную роль играют АРМ руководителя, которые используют современные информационные технологии, такие, как технологии оперативного анализа распределенных данных (OLАР-технологии), сетевые технологии общего доступа, статистические пакеты, геоинформационные системы (ГИС-технологии), саsе-технологии, системы поддержки принятия решений.

       Комплексы управленческих задач имеют сложные  внутренние и внешние информационные связи. Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков принятия решений; внешние связи - взаимодействие с другими подразделениями, организациями, внешней средой, рынком, вышестоящими организациями, министерствами и ведомствами, реализующими иные функции управления. На АРМ руководителя в настоящее время просто необходимо иметь систему поддержки принятия решений.

       Корпорацией «Парус» была создана система, которая  обеспечивает полный цикл управления предприятием и возможность анализа  и прогнозирования бизнеса. Компания ЛАНИТ создала интегрированную систему BAAN, которая облегчает принятие решений для управления предприятиями. Она предлагает для руководителей высшего и среднего звена специальные средства оперативного контроля и управления предприятием, состоящие из нескольких модулей.

       Например, пользуясь модулем «Информационная  система руководителя», руководители высшего эшелона управления могут оперативно контролировать наиболее важные для жизнедеятельности предприятия производственные и финансовые показатели. С помощью такого модуля можно оперативно:

- проверить состояние показателей работы за любой период времени;

- увидеть проблемные ситуации;

- получить список ответственных лиц;

- изменить условия;

- изменить нормативы;

- изменить порядок работ и т. д.

  Подсистема  «Предприятие» является мощным графическим инструментарием управления, охватывающим все аспекты деятельности в одной обшей интегрированной среде показателей деловой активности компании. Модуль «Предприятие» способен воспринимать данные, заимствованные из других систем. Более того, лица, принимающие решения, имеют быстрый доступ к этой информации. Система раннего предупреждения, встроенная в подсистему «Предприятие», своевременно проинформирует руководителей о необходимости упреждения возможных проблем. Руководителям и аналитикам предоставляется полная картина, отражающая в реальном режиме времени этапы и фазы прохождения документов или работ. Таким образом, руководители могут, не выходя из кабинета, осуществлять эффективное руководство и контроль над деятельностью предприятия, получая всю необходимую информацию для принятия оперативных решений. 

3.3. Анализ эффективности от внедрения  современных информационных систем в работу «Отдела по управления муниципальным имуществом ЗГО»

       В этом разделе подсчитаем экономию времени и средств от применения современных информационных технологий в муниципальном управлении. Проанализируем динамику управленческих затрат на примере одного подразделения МУ «Комитет по управлению имуществом ЗГО». Выясним как информационные технологии позволяют повысить эффективность управленческого труда при правильном их применении.

       Для примера возьмём Отдел по управлению муниципальной собственностью. Его  работа более всего связана с  новейшими компьютерными технологиями.

       Для совершенствования муниципального управления предлагаю:  использовать современные информационные технологии, разработать и внедрить программные комплексы, тем самым повысить производительность сотрудников муниципального учреждения, за счет экономии времени.

       Результаты  сведены ниже в таблицу3. В таблице указаны затраты времени до внедрения программного комплекса и после. Затраты времени получены в результате изучения годовых и квартальных планов, отчетов о проделанной работе, опытным путем.

Таблица 3

Анализ  эффективности от внедрения  современных информационных систем в работе «Отдела по управления муниципальным имуществом ЗГО» 

       Из  таблицы выберем итоговые значения по каждому сотруднику и на основе этих данных построим график. Ниже на рисунке  этот график представлен. 

                        Рисунок 3 - Динамика управленческих затрат 

       Исходя  из данных можно сделать вывод, что при грамотном   использовании информационных технологий идет существенная экономия времени, снижение управленческих затрат, что позволит в свою очередь повысить производительность сотрудников муниципального учреждения. Больше времени остаётся у руководителей на стратегическое планирование своей деятельности,  на более скрупулезное изучение проблем, вопросов, принятия управленческих решений.

       Выше  в таблице указаны результаты внедрения современных информационных систем (таблица 3).

       Мной  были внедрены следующие программы :

• база данных автоматического формирования договоров, дополнительных соглашений;
• комплекс программного комплекса по учету муниципального имущества Златоустовского городского округа.

       А также была  улучшена сетевая  инфраструктура МУ «Комитета по управлению имуществом ЗГО», частично автоматизировано рабочее место руковадителя и сотрудников Отдела по управлению муниципалтным имуществом.

       На  рисунке представлено наглядно экономия времени от внедрения современных  информационных систем. Проанализируем изменения затрат времени.

       В первую очередь это, конечно же, повлияло внедрение во всём МУ «Комитета по управлению имуществом ЗГО» локальной вычислительной сети. Появление локальной сети в большей степени повлияло на сокращение времени обслуживания, установкой нового программного обеспечения.

       На  «Отделе по управлению муниципальной собственностью»  лежит обязанность по ведение учета муниципального имущества (реестр муниципальной собственности), оформление актов приемки-передачи из муниципальной казны, в муниципальную казну, оформление актов списания, утверждение актов приемки-передачи с баланса на баланс юр. лиц). Эта работа позволяет следить за наличием и сохранностью муниципального имущества.

       На  территории Златоустовского городского округа существует 253 муниципальных учреждений( детские сады, школы, больницы, Центры детского и юношеского творчества и т.д.)  на балансе которых находиться муниципальная собственность, закрепленная на праве оперативного управления: помещения, здания, гаражи, автомобили, комьютерная техника, медицинская аппаратура и медицинская мебель и многое другое.