Шляхи вдосконалення обліку касових операцій та розрахунків з підзвітними особами

       Відображення  розрахунків з підзвітними особами  в Звіті про фінансові результати залежить від виду витрат, до яких відносяться  витрати, пов'язані з розрахунками з підзвітними особами: загальновиробничі  витрати, з віднесенням на собівартість реалізованої продукції (ряд. 040 форми  №2  розділу I «Фінансові результати»), адміністративні витрати (ряд. 070), витрати на збут (ряд. 080), інші операційні витрати (ряд. 090). У розділі II «Елементи операційних витрат» витрати, пов'язані з розрахунками з підзвітними особами, знайдуть відображення в рядку 270 «Інші операційні витрати».

       Кошти видані підзвітній особі на ЗАТ «КЗГО» віднесені до інших операційних  витрат і  відображені у Формі  №2 (див. дод. Ж) в рядку 090, а в Формі №1(див. дод. А)  відображенні в рядку 031, так як вони витрачені на закупівлю матеріалів.

       Касові  операції  на ЗАТ «КЗГО» здійснюються лише по видачі заробітної плати та коштів підзвіт, то залишків не має і не має відображень в Формі №2 і Формі №1.

       Для юридичних осіб (промислових підприємств)  більш актуальним є здійснення розрахунків  з постачальниками та замовниками  у безготівковій формі. Розрахунки за готівку найчастіше застосовуються на підприємствах, які займаються торгівлею.

       Таким чином, фінансова звітність містить інформацію про фінансове становище, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства за звітний період. Вона має бути простою, зрозумілою і загальнодоступною для всіх заінтересованих користувачів інформації.

РОЗДІЛ 3 

ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ  ОБЛІКУ КАСОВИХ ОПЕРАЦІЙ ТА РОЗРАХУНКІВ З ПІДЗВІТНИМИ ОСОБАМИ 

    Загально  відомо, що бухгалтерський облік повинен відповідати не лише вимогам податкових інспекцій та інших контролюючих державних установ, а й обов'язково вимогам керівника, інвестора, акціонера та інших зацікавлених інформацією людей, тому в сучасних умовах основними критеріями ефективного обліку є точність, доступність, складна аналітика, та оперативність. Для виконання всіх вищезгаданих завдань необхідне виконання багатьох операцій кожного дня, що дуже важко, навіть неможливо виконати вручну такою кількістю людей яку може найняти підприємство. Тому в наш час бухгалтерський облік стає комп'ютерним обліком.

    Для прийняття необхідного ефективного  рішення керівнику постійно потрібна детальна, точна, і що неменше важливо  оперативна інформація, для чого потрібно своєчасно обробити багато різноманітної  інформації. Таку велику кількість  інформації своєчасно опрацювати одна людина самостійно не в змозі, таким  чином для коректної роботи підприємства керівник змушений найняти велику кількість  бухгалтерів, що неминуче призвело б  до занадто великих витрат на оплату їх праці, тому я вважаю що в сучасних умовах використання комп'ютера стає необхідністю, оскільки використання відповідної бухгалтерської програми дозволяє своєчасно і швидко опрацювати величезну кількість різноманітної  інформації без застосування надто  великої кількості трудових ресурсів.

    В основі подачі матеріалу стала популярна  комп'ютерна програма «1С: Підприємство», яка за багато років її використання показала себе як багатогранна, зручна і ефективна бухгалтерська програма. На сьогоднішній день підприємством  застосовується версія «1С: Підприємство 7.0» та «1С: Підприємство 8.0»

    Завдання  автоматизації полягає у підвищення якості роботи як бухгалтерії, так і  підприємства в цілому. Комп'ютер –  це тільки інструмент, що дозволяє максимально  повно використовувати кваліфікацію спеціаліста й максимально спрощувати повсякденну рутинну роботу.

      Використання  автоматизованого обліку дає змогу  повністю звільнитися від ряду помилок, оскільки при автоматизованому обліку ведеться тільки один обліковий регістр, всі інші формуються автоматично  і ризик помилки при переносі даних між регістрами обліку дорівнює нулю. Кожний бухгалтер знає, скільки  часу і сил вимагає підготовка тих чи інших довідок, звітностей та іншої оперативної інформації, що завжди потрібна терміново. Використання засобів автоматизації дає змогу  практично повністю вирішити цю проблему, протягом лічених хвилин підготовити  найрізноманітніші й деталізовані бухгалтерські дані.

    Автоматизація не лише підвищує якість обліку, а й  якість бізнесу підприємства. Тому вибір засобів автоматизації  здійснюється безпосередньо зацікавленими  спеціалістами – бухгалтером  і керівником підприємства.

      В основу організації системи бухгалтерського  обліку з використанням автоматизованих  розрахункових механізмів покладено  принципи:

1. Автоматизоване оброблення облікових даних у реальному часі безпосередньо на робочих місцях бухгалтерів;
2. Взаємодія бухгалтера з інформаційною системою в діалоговому режимі;
3. Організація первинних документів на носіях, що читаються машиною;

    Організація регістрів аналітичного та синтетичного обліків у пам'яті ПЕОМ, формування і видача результативної інформації в режимі запиту і необхідному  для бухгалтера обсязі.

    Розрахунки  з підзвітними особами - фізичними  особами ведеться, як правило, в готівковій формі через касу. Розглянемо декілька операцій по створенню дебіторської/кредиторської  заборгованості в результаті розрахунків  із працівниками організації в готівковій формі.

     15 червня 2009 р. на ЗАТ «КЗГО»  Левицькою О.В. знято з Р/р  115 грн. для закупки розхідних  матеріалів. Для виконання даної  операції передбачено в режимі  «Документы и расчеты» документ КАСА: Прибутковий касовий ордер» (див. рис. 3.1). 

             Рис. 3.1 Прибутковий касовий ордер

     Заповнивши  форму діалогу зображеного на малюнку 3.1, та натиснувши клавішу Enter ми тримаємо наступні записи в журналі операцій:

     Рис. 3.2  Журнал операцій 

    Левицькому  В.М. видано з каси 115 грн. для закупки  розхідних матеріалів. Для виконання  даної операції передбачено в  режимі "Документы и расчеты" документ КАСА: Видатковий касовий ордер".

   «Видатковий касовий ордер» (див. рис. 3.3) 

     Рис. 3.3 Видатковий касовий ордер

    Заповнивши  форму діалогу зображеного на рис. 3.2, та натиснувши клавішу Enter ми маємо видатковий касовий ордер.

    В журналі операцій зроблено наступні проведення:

    Дт  372 субконто Працівники/ Левицький В.М. Кт 301 на суму 115грн. при чому компьютер видає аналітику по конкретному субконто, що дає можливість в будь-який момент побачити сальдо по розрахунках з даним працівником.

   «Записи в журналі операцій по авансовому звіту» (див. рис. 3.4) 

    Рис. 3.4 Журнал операцій

    Аналогічним чином програма дає можливість вводити  авансові звіти (в журналі операцій такі проведення відображаються як показано на малюнку 3.4, акти прийомки-передачі цінностей заповнивши форму діалогового вікна, після чого робить, налагоджені проведення, результати яких може видавати в різних формах, таких наприклад як: «Оборотна сальдова відомість», «Оборотна сальдова відомість по рахунку», «Аналіз рахунку по датам», «Головна книга», велика кількість довільних звітів, може легко наладити сам користувач та багато інших необхідних в роботі довідок, реєстрів та звітів.

    Автоматизація обліку на підприємстві знаходиться  на дуже високому рівні. Так  узимку 2008-2009 року була введення в експлуатацію програма SAP.

    Для здійснення роботи за допомогою нової  програми був створений спеціальний посібник та працівники проходили відповідні курси підготовки. У ньому детально та у малюнках описана робота від входу у систему до здійснення відповідних операцій.

    Посібник  містить розділи, що несуть інформацію про здійснення обліку за допомогою  програми, та, наприклад, як сторнувати рахунки, як переглядати запаси, що містяться на складах та т.д. програма My SAP ERP значно прискорює облік та має більш високий рівень контролю за здійсненим операціями. Слід також зазначити, що підприємство має внутрішню мережу, за допомогою якої здійснюється контроль та облік на підприємстві. Так при збої роботи ПК працівника можна здійснювати свою роботу з іншого ПК, але під своїм паролем.

    Недоліком автоматизації підприємства є можливість відключення (ролей) у програмі. Цей  випадок можливий тоді, коли працівник  змінює свою посаду (у межах бухгалтерії). У даному випадку необхідно складати розпорядження про присвоєння ролей  і підписувати його повноважними особами. Під час відключення  від програми особа не має доступу  до своїх повноважень у програмі. Після проходження цієї процедури  програма міститиме нові дані і працівник  зможе продовжувати здійснювати  облік.

    Програма  допомагає значно прискорити ведення  обліку. Так, проведення або сторнування  документів здійснюється однією-двома  функціями програми. Це дозволило  скоротити кількість зайнятих даними операціями до 3 осіб.

    Підприємство  ЗАТ «КЗГО» містить розвинуту на функціональну структуру бухгалтерії, за допомогою якої здійснюється більш високий контроль за веденням обліку. При розподіленні повноважень облік здійснюється швидше і якісніше. Всі основні моменти стосовно обліку підприємства містяться у Наказі про облікову політику, Посадових інструкціях головного бухгалтера, начальників відділів. Високий рівень автоматизації повністю відповідає вимогам сучасного ведення обліку.

Ведення обліку касових операцій та розрахунків  з підзвітними особами на ЗАТ «КЗГО» здійснюється на високому рівні.