Шляхи вдосконалення обліку касових операцій та розрахунків з підзвітними особами

• Забезпечити на протязі всієї діяльності підприємства незмінність відображення господарських операцій та оцінку майна на основі П(С)БО із застосуванням програмного продукту системи «1С:Предприятие».
• Встановити межу істотності при наданні фінансової звітності в розмірі 0.1 тис. грн.
• Встановити тривалість операційного циклу – 1 рік.

       Застосовувати план рахунків, складений на основі плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань та господарських операцій підприємств і організацій, затвердження наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99р. №291.

       Отже, ЗАТ «КЗГО» виконує роботи по капітальному ремонту, монтажу і технічному обслуговуванню устаткування, будівель і споруджень. Дані техніко-економічних показників свідчать про те, що для підприємства найбільш вдалим з точки зору ефективності господарювання є 2009 рік. Свідченням цього є найбільший розмір виконаних робіт та прибутку. Облікова політика на підприємстві здійснюється відповідно до наказу про облікову політику. ЗАТ «КЗГО» застосовує робочий план рахунків, що містить у собі всі розділи типового плану рахунків бухгалтерського обліку. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2 Первинний  облік касових операцій та розрахунків з підзвітними особами 

       Відповідно  до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність  в Україні» від 16 липня 1999 р. № 996-XIV підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи треба складати під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і реєстрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

       Від правильно організованого первинного обліку касових операцій та розрахунків з підзвітними особами залежить правильність відображення у звітності.

       Існують типові первинні документи з обліку руху грошових коштів. Проте, головний бухгалтер на свій розсуд повинен визначитися з тим, які документи доцільно використовувати саме на його підприємстві, враховуючи розміри та специфіку підприємства.

       Структура документообігу повинна бути такою, щоб забезпечити вчасне надходження  необхідної інформації як для обліку, так і для контролю й оперативного управління рухом грошових коштів.

       Документи, якими найчастіше оформлюються касові операції та розрахунки з підзвітними  особами, наведено в таблиці 2.2.

    Таблиця 2.2

     Документи з надходження та видачі грошей з каси

     

Продовження табл. 2.2

     

   Первинні  облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і мають містити такі обов’язкові  реквізити:

1. назву документа (форми);
2. дату і місце складення;
3. назву підприємства, від імені якого складено документ;
4. зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
5. посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
6. особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

     На  ЗАТ «КЗГО» використовуються такі первинні документи:

  - прибутковий ордер (додаток В);

  - видатковий ордер (додаток Г);

  - касова книга (додаток Д);

• рахунок-фактура;
• виписка банку(додаток Є);
• квитанція до прибуткового касового ордеру банку;
• журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів тощо (додаток Е).

     Надходження і видачу грошей з каси КЗГО оформлюють прибутковими й видатковими касовими ордерами, які виписує бухгалтерія, за формами № КО-1 і КО-2.

     Касові  ордери передаються до виконання  касирові підприємства безпосередньо бухгалтером, а не через особу, що одержує або вносить гроші.

     Касир, що одержав з бухгалтерії КЗГО касові ордери, повинен перевірити правильність їх оформлення, наявність і дійсність підписів, додатки, перераховані в ордері. Після цього він приймає або видає гроші. Особі, що внесла гроші до каси, видається квитанція. При видачі грошей за видатковим касовим ордером окремій особі касир вимагає пред'явлення документа, який посвідчує особу одержувача. Таким документом є паспорт, закордонний паспорт, військовий квиток, службове посвідчення за наявності на ньому фотокартки та особистого підпису власника. Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери заповнюються бухгалтерією чітко й зрозуміло, без будь-яких підчисток, помарок або виправлень.

     Належним  чином оформлені касові ордери повинні  реєструватися в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових  документів типової форми КО-3 (окремо прибуткові і окремо видаткові документи). У журналі зазначається дата, номер, призначення коштів і сума прибуткового касового ордера.

     Касир усі надходження і видачі готівки  за прибутковими і видатковими касовими ордерами обліковує у Касовій книзі. До початку записів касова книга оформляється: сторінки нумеруються, аркуші прошнуровуються і скріплюються печаткою підприємства. На останній сторінці касову книгу підписує керівник й головний бухгалтер.

     Касові  документи складаються в одному примірнику. Дійсні лише в день виписки. Виписуються в бухгалтерії, реєструються в спеціальній книзі і передаються  касиру для виконання.

     Звіт  касира з доданими касовими документами  ретельно перевіряється в бухгалтерії  і служить основою для бухгалтерського  обліку касових операцій на рахунку 301 «Каса в національній валюті».

     Оплата  готівкою, на ЗАТ «КЗГО» передбачає, що підприємство-продавець повинно  представити підприємству-платнику платіжний документ, який підтверджує  виплату готівкою, - товарний чек, рахунок - фактуру, акт виконаних робіт, акт  наданих послуг тощо, податкову накладну (якщо продавець є платником ПДВ). Обов'язок подання таких документів і отриманих цінностей (результату наданих послуг) на ЗАТ «КЗГО» при здійсненні оплати лягає на підзвітну особу . На працівника - підзвітну особу покладається також відповідальність за збереження виданої йому готівки, придбаних цінностей і здійснення розрахунку з продавцем.

   На  ЗАТ «КЗГО» - оформляються такі документи на відвантаження цінностей покупцю:

   1. Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей (форма M -20)

   2. Податкова накладна.

   3. Якщо використовується транспорт,  заповняється товарно-транспортна накладна (форма 1-ТН)

     4. До переліку документів входить  також акт купівлі - продажу цінностей. Необхідність складання такого первинного документа зумовлена тим, що деякі умови купівлі і продажу товару не передбачені реквізитами наведених вище документів і їх буде доречно відобразити в акті .Ці умови стосуються якості товару, умови доставки, передпродажного, після продажного, гарантійного обслуговування та інших умов.

     Таким чином, первинними документами, які використовуються при обліку касових операцій та розрахунків з підзвітними особами є: прибутковий і видатковий касові ордери, журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів, касова книга, авансовий звіт, наказ керівника підприємства про відрядження та інші. Щоб правильно вести облік розрахункових операцій, треба їх чітко формулювати в первинних документах і докладно розписувати суми платежу. Касові документи дійсні тільки один день, крім того в них не дозволяються ніякі виправлення. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.3 Аналітичний  і синтетичний облік касових  операцій і розрахунків з  підзвітними особами 

       Бухгалтерський  рахунок – це обліковий символ, який використовується для запису і  узагальнення збільшення або зменшення  певного виду доходів, витрат, активів, зобов’язань та власного капіталу підприємства.

       За  способом групування та узагальнення облікових даних бухгалтерські  рахунки поділяють на синтетичні та аналітичні.

       Синтетичні  рахунки – це балансові рахунки, що узагальнюють облік господарської  діяльності підприємства. Вони призначені для обліку інформації в узагальненому  виді і в грошовому вимірнику. Облік наявності та змін сукупностей  економічно однорідних господарських  засобів та джерел їх утворення в  грошовому вимірнику називається  синтетичним обліком.

       Для більшої деталізації до синтетичного обліку нерідко вводять субрахунки. Субрахунок – це синтетичний рахунок  другого порядку.

       Для детальної характеристики об’єктів бухгалтерського обліку використовують аналітичні рахунки, в яких окрім  вартісного (грошового) вимірника використовується ще й натуральні і трудові. Облік  наявності та змін окремих видів  і об’єктів господарських засобів  і джерел їх утворення з використанням  різних вимірників називається аналітичним  обліком.

       Узагальнення  обліку готівкових грошових коштів в  касі відбувається на активному рахунку 30 «Каса»,  по дебету якого  відображають залишок і надходження грошових коштів, а по кредиту видану готівку. До рахунку 30   «Каса» відкривають  такі субрахунки:

       301 - «Каса в національній валюті»;

       302 - «Каса в іноземній валюті»;

       Документальне оформлення синтетичного обліку касових  операцій здійснюється в журналі  №1 по кредиту рахункау30 «Каса» та у  відомості №1 по дебету рахунку 30 «Каса». У журналі №1 відображаються витрати  грошових коштів з кредиту рахунка 30 «Каса» в дебет рахунків обліку виробничих витрат, матеріальних цінностей, розрахунків з працівниками підприємства, з підзвітними особами, депонентами тощо. Наприкінці місяця у журналі №1 і відомості №1  підраховують надходження й витрати готівки і визначають на перше число наступного місяця залишок коштів у касі, який має бути тотожнім такому ж показникові в касовій книзі. Підсумкові дані цих регістрів заносять до Головної книги по рахунку 30 «Каса».