Автоматизация расчетов по заработной плате с персоналом предприятия

Сейчас, когда процесс  автоматизации учета на предприятии  получает активное развитие, и у  бухгалтеров возникает много  вопросов, касающихся бухгалтерских программ и организации работы с этими программами, необходимо проследить развитие бухгалтерских информационных систем, обобщить материал освещающие вопрос автоматизации бухгалтерского учета.

Автоматизация бухгалтерского учета требует построения на предприятии  автоматизированной системы. Тут важно, как работает предприятие, какова его  организация, управленческая структура  и что представляют собой основные бизнес - процессы на предприятии. После  уяснения этих вопросов осуществляется выбор одной из программ комплексной  автоматизации бухгалтерского учета.

Данное описание посвящено обзору ключевых возможностей уникального программного комплекса таких как «1С: Бухгалтерия» и «ТурбоБухгалтер», уже ставших незаменимым инструментарием для решения задач в области управления персоналом и расчета заработной платы на многих российских предприятиях и организациях. Наибольший интерес данное описание представляет для руководителей и специалистов по работе с персоналом, сотрудников занимающихся расчетом заработной платы, а также руководства, стремящегося сделать свой бизнес успешным и конкурентоспособным.  
На сегодняшний день программный комплекс «1С: Бухгалтерия» и «ТурбоБухгалтер» используют в своей работе большое количество предприятий самого различного профиля. 

Практический опыт многих компаний позволяет с уверенностью говорить о том, что использование программного комплекса, включающего в себя модули  расчет заработной платы и  управление персоналом, делает возможным эффективное решение соответствующих задач, в максимально короткие сроки и с минимумом затрат. Используя в своей организации программный комплекс,  расчет заработной платы и  управление персоналом для автоматизации учета труда и заработной платы, можно получить эффективный инструмент по решению такой комплекс задач, как:

- автоматизированное  формирование эффективной системы учета всего комплекса информации по сотрудникам, ведение картотеки персонала;

- автоматизированное формирование системы оплаты труда;

- нормирование и тарификация труда;

- автоматизированный  учет и планирование труда и заработной платы с учетом условий и режимов труда и отдыха (формирование графиков);

- расчет заработной платы и других компенсационных выплат;

- расчёт доплат, надбавок и удержаний;

- расчет налогов НДФЛ и ЕСН;

- учет расчетов с персоналом по оплате труда;

- формирование необходимых документов (расчетных листков, ведомостей) по результатам расчета заработной платы;

- создание бухгалтерских проводок.

2.1. Декомпозиция комплекса задач на подзадачи расчета по заработной плате с персоналом предприятия.

Для реализации этой курсовой работы можно произвести декомпозицию задачи, путем выделения из нее ряда подзадач:

Автоматизированное формирование эффективной системы учета всего комплекса информации по сотрудникам, ведение картотеки персонала:

- заполнение ФИО сотрудника;

- его семейное  положение, адрес;

- стаж работы и  т.д.

2. Автоматизированное формирование системы оплаты труда:

- просмотр и заполнения  стажа работы;

- заполнение должности  сотрудника;

- определение графика работы;

- и расчет оплаты  труда.

3. Формирование отчетов.

В соответствии с  Планом счетов бухгалтерского учета  финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению учет расчетов по оплате труда работников предприятия осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Счет 70 – пассивный, балансовый, расчетный.

Счет 70 «Расчеты с  персоналом по оплате труда» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками предприятия по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям и другим выплатам), а также по выплатам доходов по акциям и другим ценным бумагам. По кредиту счета 70 отражаются суммы: причитающейся  работникам организации оплаты труда - в корреспонденции со счетами  учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников; оплаты труда, начисленной за счет резерва  на оплату отпусков, доплаты за выслугу  лет - в корреспонденции со счетом 96 «Резервы предстоящих расходов»; начисленных доходов от участия  в капитале организации и т.п. - в корреспонденции со счетом 84 «Нераспределенная  прибыль (непокрытый убыток)»; начисленных  пособий по социальному страхованию - в корреспонденции со счетом 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

По дебету счета 70 отражаются: суммы оплаты труда, премий, пособий, выплаченных из кассы либо с расчетного счета организации; суммы доходов от участия в  капитале организации; суммы начисленных  налогов, платежей по исполнительным документам и других удержаний. Сальдо счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед  рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным платежам.

Виды обязательств по расчетам с персоналом по оплате труда и соответствующие корреспонденции  счетов можно классифицировать следующим  образом.

– Обязательства  по оплате труда за отработанное время:

Дебет счета 07 «Оборудование  к установке» (оплата труда рабочих, устанавливающих оборудование);

Дебет счета 10 «Материалы» (оплата труда рабочих, приобретающих, доставляющих и разгружающих материалы);

Дебет счета 20 «Основное  производство» (оплата труда производственных рабочих);

Дебет счета 23 «Вспомогательные производства» (оплата труда рабочим  вспомогательных производств);

Дебет счета 25 «Общепроизводственные  расходы» (оплата труда цехового персонала);

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (оплата труда администрации  и управленческого персонала);

Дебет счета 28 «Брак  в производстве» (оплата труда рабочим, исправляющим брак);

Дебет счета 44 «Расходы на продажу» (оплата труда персоналу  отдела продаж);

Дебет счета 84 «Нераспределенная  прибыль (непокрытый убыток)» (суммы  материальной помощи за счет чистой прибыли  организации);

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (на всю  сумму начисленной оплаты труда).

В этом случае доходы сотрудников предприятия формируются  за счет увеличения стоимости материальных ценностей и себестоимости продукции. Доходы сотрудников накапливаются  по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

2.2. Первичные документы, используемые для расчета по заработной плате с  персоналом предприятия.

Ответственность за оформление, своевременную передачу для отражения в бухгалтерском  учете и достоверность сведений, содержащихся в первичных документах, несут лица, создавшие и подписавшие  эти документы. Формы первичных  учетных документов определяются и  устанавливаются торговой организацией в соответствии с применяемой  ею системой учетной документации. Первичные документы заполняются  чернилами или ручкой от руки, а также на печатных устройствах. При применении в организации компьютерного учета первичным документом служит созданный в бухгалтерской программе документ, распечатанный на бумажном носителе. Распечатка документа на бумажном носителе для покупателя производится поставщиком за свой счет. Помарки и подчистки, любые нечитаемые исправления в первичных документах не допускаются. Исправления в документах производятся зачеркиванием неправильной информации и внесением соответствующей надписи над зачеркнутым текстом (или цифрами). Исправления должны быть оговорены в самом документе и удостоверены подписями соответствующих лиц. Как правило, первичные документы составляются, как минимум, в двух экземплярах (для покупателя и поставщика). В этом случае исправления вносятся одновременно во все экземпляры документа.

Все операции по учету  кадров и расчетам с персоналом по оплате труда, проводимые на предприятии, оформляются первичными оправдательными документами, которые формируются в программе 1С: "Зарплата и Управление Персоналом 8.1" и «ТурбоБухгалтер 6.9». Все формы первичной учетной документации соответствуют Постановлению Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Ниже приведены  унифицированные формы по учету  труда и его оплаты, используемые на предприятии и порядок их заполнения.

При приеме на работу одного работника составляется приказ по форме N Т-1. В том случае, если в  организацию принимается одновременно несколько работников, то на всех может  быть оформлен один приказ по форме N Т-1а.

При оформлении приказа  о приеме на работу указываются сведения:

- наименование структурного подразделения;

- профессия (должность);

- испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу;

- условия приема на работу (в том числе указываются оклад или тарифная ставка) и характер предстоящей работы (основное место работы, работа по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника и др.).

Приказ о приеме на работу подписывается руководителем  организации и его объявляют  работнику(ам) под расписку.

На основании приказа  о приеме на работу заполняются документы:

- трудовая книжка работника;

- личная карточка работника (форма N Т-2);

- лицевой счет работника (форма N Т-54 и N Т-54а).

Личная карточка работника (форма N Т-2) заполняется на лиц, принятых на работу, сотрудником  отдела кадров в одном экземпляре. Делаются записи в разделах на основании  соответствующих документов. Лицо, принимаемое на работу, подписывает  личную карточку с указанием даты ее заполнения.

Штатное расписание (форма N Т-3) содержит перечень структурных  подразделений, должностей, сведения о  количестве штатных единиц, должностных  окладах, надбавках и месячном фонде  заработной платы. Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации, изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с  приказом.

Приказ о переводе работника на другую работу (форма N Т-5) заполняется работником отдела кадров, подписывается руководителем  организации и объявляется работнику  под расписку. В данном приказе  указывается оклад (тарифная ставка) по новому месту работы. Если одновременно переводятся несколько работников на другую работу, это может быть оформлено одним приказом по форме N Т-5а.

На основании приказа  о переводе делаются отметки в  формах:

- в личной карточке (формы N Т-2);

- лицевом счете (формы N Т-54 и Т-54а);

- вносится запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) составляется работником кадровой службы, подписывается руководителем  организации и объявляется работнику  под расписку. При предоставлении отпуска нескольким работникам приказ составляется по форме N Т-6а.

На основании данного  приказа делаются отметки в следующих  формах:

- в личной карточке (форма N Т-2);

- лицевом счете (формы N Т-54 и Т-54а);

- производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".

График отпусков (форма N Т-7) визируется руководителем  кадровой службы, руководителями структурных  подразделений и утверждается руководителем  организации.

Приказ о прекращении  действия трудового договора с работником (форма N Т-8) заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем  организации, объявляется работнику  под расписку. В случае расторжения  договора с несколькими работниками  приказ издается по форме N Т-8а.

На основании приказа  делается запись в следующих формах:

- в личной карточке (форма N Т-2);

- в лицевом счете (форма N Т-54 и Т-54а);

- в трудовой книжке;

- производится расчет с работником по форме N Т-61 "Записка-расчет при прекращении действия трудового договора ".

При прекращении  трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от предприятия, производится в день увольнения работника. Выходное пособие при расторжении ТД выплачивается работнику в случаях и в порядке, установленном трудовым законодательством РФ. При увольнении работника предприятие имеет право произвести удержания из заработной платы этого работника для погашения его задолженности работодателю в случаях и в размере, предусмотренном статьями 137 и 138 ТК.

Табель учета использования  рабочего времени (форма N Т-13) составляется и подписывается в одном экземпляре руководителем структурного подразделения  предприятия, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию. Табель учета использования рабочего времени содержит данные об отработанном персоналом предприятия времени, на основании которых бухгалтерией предприятия производится расчет заработной платы, а также составляется налоговая и статистическая отчетность.

Расчетная ведомость (форма N Т-51) формируется ежемесячно после начисления и расчета заработной платы в бухгалтерии.

Начисление оплаты труда производится на основании  данных первичных документов по учету  выработки, фактически отработанного  времени, приказов руководителя, заявлений  работников и других документов.

После начисления заработную плату работников перечисляют по реестру на банковские пластиковые  карты. Недавно принятые сотрудники получают заработную плату по платежной  ведомости (форма Т-53). На титульном  листе платежной ведомости указывается  общая сумма, предназначенная к  выплате. Платежная ведомость и  реестр для перечисления зарплаты в  банк подписываются руководителем  организации и главным бухгалтером. В конце платежной ведомости  указываются суммы выплаченной  и депонированной заработной платы. На выданную сумму заработной платы  составляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.