Внедрение информационных технологий в процесс управленческого труда менеджеров туристических предприятий

     Информация, которой пользуется туристское предприятие, в общем случае можно разделить  на внутреннюю и внешнюю.

     Внутренняя информация даёт возможность аккумулировать и находить необходимые сведения внутри самого туристского предприятия. Она возникает в результате функционирования предприятия и постоянно изменяется в связи с ним. Внутренняя информация должна быть направлена на всестороннее и полное отражение текущей деятельности и выдачу оперативных сведений, характеризующих состояние дел предприятия.

     Среди источников внутренней информации необходимо выделить:

• Бухгалтерский учёт;
• Учёт трудовых ресурсов;
• Анализ финансово-хозяйственной деятельности;
• Отчёты по планированию и прогнозированию деятельности и др.

     Внутренняя  информация призвана облегчать руководителям  и специалистам выработку и принятие решений на основе данных о деятельности предприятия. Безусловно, выполнение такой  ответственной задачи требует наличия  автоматизированных систем сбора, обработки  и представления данных, работающих на основе локальных компьютерных сетей. Для этих целей разработаны и  используются специальные информационные системы управления туристским предприятием (ИСУТП) [1,c.47].

     Следует отметить, что такие системы могут  включать в себя различные универсальные (например, Microsoft Office), специализированные программные пакеты для анализа и оценки хозяйственной деятельности (например, Statistica, Project Expert, Marketing Expert), а также информационные системы искусственного интеллекта (экспертные системы, системы поддержки принятия решений и др.)

     Внутренняя  информация, а также информационные системы, обрабатывающие её, носят название Back-office предприятия.

     Сбор  внешней информации предполагает накопление разнообразных сведений, в которых  отражаются:

• Ситуации на различных рынках, особенно тех, на которых работает или собирается работать предприятие;
• Действующие на рынке конкуренты (существующие и потенциальные);
• Клиенты, контактные аудитории;
• Изменения в нормативной и законодательной базах и т.д.

     Источниками внешней информации являются как  традиционные источники, так и современные  телекоммуникационные системы и компьютерные сети (радио, телевидение, мобильная связь, Интернет, глобальные системы резервирования и др.).

     Внешняя информация, а также информационные системы, обрабатывающие её, носят название Front-Office предприятия.

     Таким образом, cовременные тенденции чётко указывают на объединение внутренних и внешних информационных потоков в рамках единой корпоративной информационной системы (КИС) туристского предприятия. В рамках такой системы происходит взаимодействие и обмен данными между внутренней информационной системой управления предприятием и системами, обеспечивающими предприятие внешней информацией. В корпоративной информационной системе создаётся единая информационная среда с использованием чётких прав доступа пользователей и современных методов защиты информации. 
 
 

     2.1 Системы управления  предприятиями 

     Как указывалось выше, к задачам Back-office туристского предприятия относятся автоматизация внутренних процессов и обработка порождаемой ими информации. Информационные системы, осуществляющие подобные функции, являются информационным «каркасом» предприятия.

     Важнейшим классом универсального программного обеспечения, определяющим возможности  и принципы дальнейшего построения информационной системы предприятия, является системное программное обеспечение, а в частности, операционная система.

     Под операционной системой понимают комплекс программ, предназначенных для управления всеми устройствами компьютера и  организации взаимосвязи между  компьютером и пользователем. На туристских предприятиях Беларуси преобладают  операционные системы корпорации Microsoft (Windows 98, Windows ME, Windows NT, Windows 2000, Windows XP, Windows 2007, Windows Vista).

     Не  менее важным классом программного обеспечения является прикладное программное обеспечение, предназначенное для эффективного решения задач пользователя. Выделяют программное обеспечение общего и специального назначения.

     Прикладное  программное обеспечение общего назначения используется для решения  широкого круга наиболее общих задач. Сюда относятся текстовые и графические редакторы, табличные процессоры, системы управления базами данных, интегрированные пакеты.

     В настоящее время наиболее популярен  пакет Microsoft Office, в состав которого входят:

• Текстовый редактор Word;
• Табличный процессор Excel, позволяющий не только строить и оформлять таблицы и диаграммы, но и проводить разнообразные вычисления, решать экономические задачи;
• Power Point – средство для создания электронных презентаций;
• Система управления базами данных Access;
• Outlook- программа для организации электронных коммуникаций и планирования рабочего времени.

     Для более крупных предприятий, где  недостаточно возможностей, предоставляемых  рассмотренным пакетом, фирма Microsoft предлагает систему Back Office, включающую следующие компоненты:

• Сетевую операционную систему Windows NT Server;
• Мощное средство управления базами данных Microsoft SQL Server;
• Сервер электронной почты и новостей – Microsoft Exchange Server;
• Средство администрирования компьютерной системы – System Management Server [3,c.108].

     При организации системы обмена информацией  целесообразно использовать концепцию  электронного документооборота. Её преимущества: простота оформления документов и их поиска во внутренних базах данных ( БД); возможность формирования запросов, а также сортировка и выборка данных; возможность транспортировки данных посредством электронной почты, по модему, по факсу, публикации в Интернете; возможность совместной работы нескольких пользователей над одним документом; простота формирования электронных архивов.

     Для решения подобных задач используются так называемые системы управления документооборотом (Document Management Systems – DMS). Их функции:

• Организация хранения документов (распределение информации и система ссылок или централизованная БД);
• Поиск по атрибутам и (или) на основе содержимого;
• Контроль за использованием документов (с возможностью блокировки);
• Разграничение полномочий пользователей по доступу;
• Связывание документов;
• Поддержка сложных составных документов;
• Создание документов средствами самой системы или внешних приложений;
• Автоматическое обновление связанных документов;
• Управление внедрёнными в документ мультимедиа-элементами.

     Среди DMS- систем можно выделить MEDMS (система с широкими возможностями масштабирования), Евфрат (для небольших предприятий или индивидуального использования).[3.c.110]

     К универсальным программным пакетам, используемым в офисе туристского предприятия можно отнести также следующие программные продукты:

• Средства автоматизированного ввода информации и распознавания образов (например, FineReader), обеспечивающие обработку и преобразование информации, вводимой при помощи сканера;
• Системы компьютерного перевода, позволяющие автоматически осуществлять перевод текстов на различные языки (Stylus, Prompt, Lingvo);
• Программы поддержки факсимильной связи (например, WinFax), позволяющие использовать факс-модемы для отправки и приёма факсимильных сообщений;
• Средства обработки графических изображений (CorelDraw, Adobe Photoshop и др.), позволяющие работать с графической информацией, например, при подготовке рекламных материалов, разработке печатной продукции;
• Средства Web-дизайна, используемые при подготовке информации для размещения в интернете (FrontPage и Dreamweaver);
• Издательские системы (например, Ventura Publisher или QuarkXPress), предназначенные для компьютерной верстки журналов, рекламных буклетов и других печатных материалов.
• Автоматизированные системы бухгалтерского учёта 1С Бухгалтерия, Бухкомплекс, БЭСТ, Анжелика, Парус и многие другие;
• Комплексные автоматизированные системы управления предприятием 1С: Предприятие, Галактика, позволяющие разрешить сразу несколько задач в рамках одного программного комплекса[4,c.51-52].

     2.2 Специализированные программные продукты 

     В нашей стране используются как российские, так и зарубежные пакеты, ориентированные на автоматизацию деятельности туристских предприятий. По некоторым оценкам таких программных продуктов насчитывается свыше тридцати. Производители этого ПО учитывают особенности законодательства и форм отчётности страны, для предприятий которой оно разрабатывается.

     Готовые пакеты, автоматизируя выполнение основных операций, позволяют специалистам эффективно осуществлять свои функциональные обязанности. Как правило, любой пакет имеет гибкую настройку, позволяющую учесть специфику конкретного предприятия, даёт возможность управлять пользовательским интерфейсом, отвечает требованиям открытости и масштабируемости. Практически все программы реализуют возможности ввода, редактирования и хранения информации о турах, гостиницах, клиентах, расписании транспортных средств, состоянии заявок и пр. Все без исключения пакеты дают возможность выводить на экран, печатать либо пересылать по электронной почте множество различных документов: от анкет, ваучеров и списков туристов до описаний гостиниц, туров и даже фотографий отелей и их интерьера. Большинство программных комплексов позволяет контролировать оплату туров, печатать платёжные документы, вести календарный учёт наличия мест в гостиницах и на транспорте.

     Одна  из важных функций подобных программ – автоматизированный расчёт стоимости  туров с учётом индивидуальных и  групповых скидок, комиссионных, курсов валют и других факторов. Практически  все пакеты могут работать на базе компьютерных сетей. Многие пакеты позволяют  обмениваться информацией с пакетами бухгалтерского учёта и другими  подсистемами, выступая, таким образом, в качестве модулей, которые могут  быть интегрированы в состав комплексных  программных систем автоматизации  предприятия.

     В качестве примеров программного обеспечения  для предприятий сферы туризма можно привести: «Само-тур», «TurWin», «Турбо-тур», «Туристский офис», «Travel Office», «Мастер-Тур» и др.

     Наиболее  широкое распространение в Беларуси получили два российских специализированных программных комплекса автоматизации  деятельности туристского предприятия  – «Мастер-Тур»  компании «Мегатек», и «Само-тур» компании «Само-софт», поэтому рассмотрим их более подробно.

     Программный комплекс «Мастер-Тур» предназначен для полной автоматизации деятельности как турагентов, так и туроператоров и включает следующие программы:

• «Мастер-Тур» - программа для полной автоматизации работы туристской фирмы;
• «Мастер-Web» - программа позволяющая бронировать туры в режиме реального времени на сайте туристской компании;
• «Мастер – Авиа» - программа, реализующая авиабилеты;
• «Мастер – Страхования» - программа автоматизации работы страховой компании, специализирующейся на страховании туристов;
• «Мастер – Interlook» - программа автоматизации деятельности туристского агентства.

     Программный комплекс «Мастер-Тур» охватывает все  основные аспекты деятельности туристской фирмы: от создания прайс-листа и  каталогов до реализации турпродукта, от расчёта реальной себестоимости до ведения взаиморасчётов с поставщиками, от оперативного до управленческого учёта [17].

     «Мастер-Тур» реализует возможность гибкой настройки  как для многопрофильных туроператоров  по разным направлениям, так и операторов, работающих с индивидуальными туристами, компаний, занимающихся круизами и  автобусными турами, небольших гостиниц и пансионатов.

     Программа для полной автоматизации работы туристской фирмы «Мастер-Тур» состоит  из нескольких функциональных блоков: