Структура гостиничного предприятия

     Служба  приема и размещения (служба главного администратора, служба портье). Данную службу часто называется сердцем или нервным центром гостиницы. Это служба, с которой больше всего контактирует гость и куда он чаще всего обращается за информацией и услугами за все время своего пребывания в гостинице. Первое благоприятное впечатление значит очень много для общей оценки работы предприятия. Негативное впечатление заставит гостя с осторожностью относится к другим службам.

     К важнейшим функциям службы приема относятся: приветствие гостя; выполнение необходимых формальностей при его размещении; распределение номеров и учет свободных мест в гостинице (данную функцию может выполнять отдельно сформированная служба портье); выписка счетов и производство расчетов с клиентами (предварительных и окончательных); ведение карточки гостя.

     Служба  эксплуатации номерного фонда (служба горничных; административно-хозяйственная служба; кастелянская служба). Самое крупное по численности персонала подразделение гостиницы. В нем работают до 50% всех служащих отеля. Во главе стоит директор или, как его называют в зарубежных гостиницах, исполнительный (или главный) кастелян. Ему подчиняются горничные, дежурные по этажу, супервайзеры и другие категории работников.

     Важнейшей функцией службы является поддержание  необходимого уровня комфорта и санитарно-гигиенического состояния гостиничных номеров, а также общественных помещений.

     Основной  задачей горничных является уборка номеров, независимо от того заняты они  или нет. В обязанности горничной  вменена также проверка сохранности оборудования номера. В зависимости от типа гостиницы каждая горничная убирает и приводит в порядок от 16 до 20 номеров.

     В некоторых гостиницах имеется должность  супервайзера, который осуществляет контроль за работой смены горничных, с тем чтобы быть полностью уверенным, что помещения убраны в соответствии со стандартами.

     В гостиницах высоких категорий обслуживания (люкс) имеются стюарды, которые начинают работу во второй половине дня. В их обязанности входит обеспечение каждого номера свежими полотенцами, придание номеру нарядного вида и т.п.

     Кроме того, в структуру данной службы могут также входить прачечная, химчистка, глажка белья и другие службы, обеспечивающие номера гостиницы и гостей, необходимыми для комфортного отдыха принадлежностями. Создание данных служб зависит от размера, категории гостиничного предприятия и некоторых других факторов.

     Деятельность  непосредственно руководителя данной службы в работе различных категорий  и типов гостиничных предприятий  различается. Например, роль главного кастеляна в корпоративных и независимых отелях может несколько отличаться, при закупке мебели и оборудования. Большой независимый отель всецело полагается на опыт и знания главного кастеляна, в то время как в гостиничной сети этим занимается корпоративный агент по покупкам. Главный кастелян ответственен за ведение значительного количества документации. Он не только составляет график работ и оценивает труд служащих отдела, он также отвечает за сохранность и надлежащий вид мебели в гостевых комнатах, залах и холлах, снабжение горничных запасами моющих и чистящих средств, учет и пополнение запасов постельного белья, снабжение номеров банными и санитарно-гигиеническими принадлежностями и т.п.

     Сервисная служба (швейцары, коридорные, гардеробщики, служащие гаражного хозяйства, консьержи, посыльные). В связи с важностью первых впечатлений клиента особая ответственность возлагается на обслуживающий персонал, или униформистов. Возглавляет обслуживающий персонал менеджер. Ему подчиняются швейцары, коридорные, гардеробщики, служащие гаражного хозяйства, консьержи, посыльные

     Первыми гостей на неофициальном уровне встречают  служащие гаражного хозяйства. Дежурный данной службы приветствует подъезжающих гостей, открывает двери автомобиля, помогает с размещение багажа на тележке и отвечает за безопасность транспортного средства.

     В том случае, если гостинице невыгодно  экономически, или затруднительно в организационном плане иметь гаражную службу, первым человеком, встречающим гостя, является швейцар. Он всегда одет в приметную форму и стоят у дверей, приветствуют гостей, помогают им выйти из машины, вызывают для них такси, дает им всевозможную информацию о работе гостинцы и о городе.

     Главная функция коридорных – сопровождать гостей, доставлять в их комнаты  багаж.

     Консьержи и консьержки – это тоже обслуживающий персонал. Они оказывают гостям множество услуг: достают билеты на культурные мероприятия, организуют столик в ресторанах, дают советы о местных ресторанах и пр.

     Служба  безопасности. В широком смысле она отвечает за защиту собственного отеля, всех гостей и окружающих, их личной собственности.

     Руководство отеля разрабатывает программу, базирующуюся на 3-х взаимосвязанных  факторах: физическая безопасность; работа персонала и процедуры, обеспечивающие безопасность; технические системы.

     Меры  должны приниматься оперативно и  эффективно с экономической точки  зрения. Главное внимание должно уделяться  так называемым проблемам предупредительной безопасности, а не расследованию уже совершенных преступлений и наказанию.

     - Служба общественного питания. Обеспечивает обслуживание гостей предприятия в ресторанах, кафе и барах гостиницы, решает вопросы по организации и обслуживанию банкетов, презентаций и т.д.

     Состав  службы:

     - Кухня;

     - Ресторан;

     - Бары и кафе;

     - Секция уборки внутренних помещений и мойки посуды;

     - Отдел обслуживания массовых мероприятий;

     - Обслуживание номеров.

     - Административная служба. Отвечает за организацию управления всеми службами гостиничного комплекса, решает финансовые вопросы, вопросы кадрового обеспечения, занимается созданием и поддержанием необходимых условий труда для персонала гостиницы, контролирует соблюдением установленных норм и правил по охране труда, технике безопасности, противопожарной и экологической безопасности.

     Состав  службы:

     - Секретариат;

     - Финансовая служба;

     - Кадровая служба;

     - Эколог;

     - Инспекторы по противопожарной безопасности и технике безопасности.

     - Коммерческая служба. Занимается вопросами оперативного и стратегического планирования. Анализирует результаты хозяйственной и финансовой деятельности.

     Состав  службы:

     - Коммерческий директор;

     - Служба маркетинга.

     - Инженерные (технические) службы. Создают условия для функционирования систем кондиционирования, теплоснабжения, санитарно-технического оборудования, электротехнических устройств, служб ремонта и строительства, систем телевидения и связи.

     - Вспомогательные службы. Обеспечивают процесс работы гостиничного комплекса, предлагая услуги прачечной, портновской, бельевой службы, службы уборки помещений, множительной службы, услуги склада и пр.

     2.2. Структура управления гостиничным предприятием Структура управления гостиничным предприятием

 

     Система управления гостиничным предприятием включает в себя совокупность всех служб предприятия, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование.

     Для координации действий организации  должен существовать специальный орган, реализующий функцию управления. Поэтому в любой организации выделяются управляющая и управляемая части.

     Управляющая часть (субъект управления) – элемент организации, принимающий управленческие решения как результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения поставленной цели.

     Управляемая часть (объект управления) – это  различные производственные и функциональные подразделения, заняты обеспечением производственного процесса.

     Управленческая  и управляемая части взаимосвязаны  друг с другом вертикальными и горизонтальными связями.

     Для отражения вертикального подчинения применяется понятие "иерархия", с которым тесно переплетается распределение ответственности и компетенции, связанных с деятельностью организации.

     Отношение подчинения строится по следующему принципу: звено Б системы подчиняется  звену А, а звенья Б и В связаны  между собой определенной системой взаимодействия на одном уровня.

     Один  и тот же человек может быть и управляющей частью и управляемой частью т.е. и субъектом, и объектом управления.

     Организацию функций управления обеспечивают подфункции управления:

     - прогнозирование организационной деятельности заключается в прогнозировании возможного изменения рынка, динамики его изменения, поведения потребителей, партнеров и конкурентов на рынке, возможных ценах на сырье и готовую продукцию, объемов продаж. Обычно за этим следит маркетинговый отдел.

     - планирование организационной деятельности. Эту роль на себя берет административно-управленческий  аппарат. Она состоит в планировании  организационной деятельности, выбор стратегии, методов управления и т.д.

     - координация организационной деятельности связано с управлением субъектов управления непосредственно действиями объектов управления.

     Таким образом, четкое распределение всех функций управления приводит к эффективному функционированию организации.

     Директор  организует всю работу предприятия, несет полную ответственность за его состояние и деятельность перед государством и трудовым коллективом, представляет предприятие во всех организациях. Распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы и распоряжения по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, принимает меры поощрения, налагает взыскания на работников, открывает счета предприятия в финансовых учреждениях.

     Отдел кадров:

     - получает заявки на рабочих  и специалистов; характеристики на работников, представляемых к поощрению; материалы на нарушителей трудовой дисциплины, графики отпусков работников подразделений.

     - представляет сведения о нарушителях  производительной трудовой дисциплины; копии приказов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников; копии приказов по вопросам трудовой дисциплины; изменения правил внутреннего трудового распорядка, представляет приказы на визирование, табель учета рабочего времени; больничные листы для оплаты; сведения о приеме, увольнении, очередных отпусках работников предприятии; проекты приказов о приеме, увольнении и перемещении материально ответственных лиц.

     - получает справки о зарплате  для оформления пенсии по возрасту  и инвалидности.

     - инспектор по кадрам непосредственно подчиняется руководителю предприятия и руководствуется в своей работе положением об отделе кадров и должностной инструкцией.

     Финансовый  отдел (бухгалтерия) осуществляет учет средств предприятия и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами, устанавливает результаты хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.

     Маркетинговый отдел занимается тщательным изучением рынка спросов, вкусов, потребностей и ориентацией производства на этот рынок. Маркетинговый отдел используется для повышения эффективности управления услугами, т.к. позволяет создать более реальные программы производства и реализации продукции. Маркетологи анализируют рынок и производят его сегментацию, т.е. выделяют предпочтительные участки рынка, устанавливают цены на продукцию и разрабатывают ценовую политику и стратегию. Отдел также занимается вопросами рекламы, проведением рекламных акций, ознакомлением с деятельностью компаний широких кругов бизнесменов, предпринимателей и населения через участие в выставках; создает имидж компании и сохраняет ее репутацию, как надежного и честного партнера, участвует в выставках и форумах.