Структура фирмы, характеристика состава подразделений и их взаимосвязей

     Основные  разделы

     1 Структура фирмы, характеристика состава подразделений и их взаимосвязей

     В повседневной практике иногда бывает трудно определить четкое различие между  туроператором и турагентом, так  как оба вида фирм могут решать сходные задачи.

     Тем не менее, основной задачей турагентов, является реализация туров, сформированных туроператорами, на условиях комиссионного вознаграждения, в то время как, туроператоры, занимаются комплектацией туристического продукта, состоящего не менее чем из трех услуг; размещение, транспортировка туристов и любая другая услуга, не связанная с первыми двумя.

     В общем виде организационную структуру  турфирмы «Импульс» можно определить как линейную и представить в  виде следующей схемы:

     

     Линейная  организация предполагает относительную автономность в работе. Данный тип департаментизации характеризуется в целом простотой, одномерностью связей (только вертикальные связи) и возможностью самоуправления (относительная автономность). Такой простой подход к группированию работ и людей осуществляется обычно когда выполняемые работы очень однотипны, а люди - не дифференцируются. Каждый из работников турфирмы выполняет определенные функции, руководствуясь должностными инструкциями.

     На  генерального директора фирмы возлагаются следующие функции:

     1.Общее  руководство деятельностью фирмы.

     2.Организация  взаимодействия всех структурных  подразделений.

     3.Обеспечение  выполнения всех принимаемых  фирмой обязательств, включая обязательства  перед бюджетами разных уровней  и внебюджетными фондами.

     4.Создание  условий для внедрения новейшей  техники и технологии, прогрессивных  форм управления и организации  труда.

     5. Принятие мер по обеспечению  здоровых и безопасных условий  труда.

     6. Контроль за соблюдением законности  в деятельности всех служб.

     7. Защита имущественных интересов  предприятия в суде, арбитраже,  органах государственной власти.

     Должностные обязанности генерального директора:

     1. Руководить в соответствии с  действующим законодательством  деятельностью фирмы, неся всю  полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества организации, а также финансово-хозяйственные результаты ее деятельности.

     2. Организовывать работу и эффективное  взаимодействие всех структурных  подразделений, направлять их деятельность на развитие и совершенствование качества услуг с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы, рост объемов реализации и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции, ее соответствие мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах услуг.

     3. Обеспечивать выполнение фирмой  всех обязательств перед федеральным,  региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также трудовых договоров (контрактов) и бизнес-планов.

     4. Организовывать деятельность на  основе широкого использования  новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно-обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества услуг, экономической эффективности их производства, рационального использования и экономного расходования всех видов ресурсов.

     5. Принимать меры по обеспечению  предприятия квалифицированными  кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды.

     6. Обеспечивать правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и моральных стимулов повышения эффективности работ, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки.

     7. Обеспечивать на основе принципов  социального партнерства разработку, заключение и выполнение коллективного  договора, соблюдение трудовой дисциплины, способствовать развитию трудовой мотивации, инициативы и активности служащих.

     8. Решать вопросы, касающиеся деятельности  фирмы в пределах предоставленных  ему законодательством, поручать  ведение отдельных направлений  деятельности другим должностным  лицам.

     9. Обеспечивать соблюдение законности в деятельности фирмы и осуществлении ее хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности фирмы в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности.

     10. Защищать имущественные интересы  предприятия в суде, арбитраже,  органах государственной власти и управления.

     На  секретаря руководителя возлагаются  следующие функции:

     1. Осуществление работы по организационно-техническому  обеспечению административно-распорядительной  деятельности руководителя.

     2. Ведение делопроизводства.

     3. Организация приема посетителей.

     Должностные обязанности секретаря:

     1. Осуществлять работу по организационно-техническому  обеспечению административно-распорядительной  деятельности руководителя.

     2. Принимать поступающую на рассмотрение  руководителя корреспонденцию, передавать  ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

     3. Вести делопроизводство, выполнять  различные операции с применением  компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

     4. Принимать документы и личные  заявления на подпись руководителя.

     5. Готовить документы и материалы,  необходимые для работы руководителя.

     6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование. 7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию.

     8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

     9. Выполнять работу по подготовке  заседаний и совещаний, проводимых  руководителем (сбор необходимых  материалов, оповещение участников  о времени и месте проведения, повестке дня.

     10. Осуществлять контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

     11. Вести контрольно-регистрационную  картотеку.

     12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

     13. Печатать по указанию руководителя  служебные материалы, необходимые  для его работы или вводить  текущую информацию в банк данных.

     14. Организовывать прием посетителей,  содействовать оперативности рассмотрения  просьб и предложений работников.

     15. Формировать дела в соответствии  с утвержденной номенклатурой.

     На  администратора баз данных возлагаются  следующие функции:

     1.Поддержание  в актуальном рабочем состоянии  полного объема оперативной и  накапливаемой информации, а также  защита информации от несанкционированного  доступа;

     2.Обмен  информацией в соответствии с  установленным порядком (в том  числе с использованием электронных сетей телекоммуникаций).

     На  турагента возлагаются следующие  функции:

     1. Установление деловых контактов  между покупателями и продавцами  товаров.

     2.Обеспечение  выполнения условий, предусмотренных  заключенными соглашениями.

     3. Оказание коммерческих услуг.

     4. Оформление документации.

     5. Сопровождение групп туристов  к месту назначения.

     В соответствии с функциями у турагента  есть должностные обязанности:

     1. Участвовать в работе по установлению  необходимых деловых контактов  между покупателями и продавцами товаров, а также оказанию различных коммерческих услуг.

     2. Содействовать покупке и продаже  групповых туров и туров по  системе «все включено».

     3. Обеспечивать надлежащее оформление  заключаемых договоров и контрактов, других необходимых документов, в том числе страховых документов.

     4.Организовывать  предоставление транспортных средств  и обеспечение выполнения других  условий, предусмотренных заключенными  соглашениями, договорами и контрактами.

     На  бухгалтера возлагаются следующие  функции:

     1. Ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской отчетности.

     2. Произведение начислений и перечислений  налогов и сборов в бюджеты  разных уровней, страховых взносов  в государственные внебюджетные  социальные фонды, платежей в  банковские учреждения.

     3. Расчеты всех видов выплат работникам.

     4. Методическая помощь сотрудникам  по вопросам бухгалтерского учета,  контроля, отчетности и экономического  анализа.

     Должностные инструкции бухгалтера:

     1. Выполнять работу по ведению  бухгалтерского учета имущества,  обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчеты с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т. п.).

     2. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

     3. Осуществлять прием и контроль  первичной документации по соответствующим  участкам бухгалтерского учета  и готовить их к счетной обработке.

     4. Отражать на счетах бухгалтерского  учета операции, связанные с движением  основных средств, товарно-материальных  ценностей и денежных средств.

     5. Составлять отчетные калькуляции  себестоимости услуг, выявлять  источники образования потерь  и непроизводительных затрат, готовить предложения по их предупреждению.