Организация выставок в туризме

• провести комплексную рекламную кампанию в местных средствах массовой информации;
• обеспечить наличие наружной рекламы фирмы по пути следования посетителей на выставку;
• заблаговременно разослать приглашения представителям местных деловых кругов;
• обеспечить наличие достаточного количества носителей рекламы у стенда фирмы.

 

    При этом часть рекламной продукции принято располагать так, чтобы посетители брали их с собой. Материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей фирм, посещающих стенд, лучше хранить в офисе вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров.

    Среди мероприятий, призванных заинтересовать публику, важны презентации, конкурсы по тематике выставки, лотереи и т.п.

    После завершения выставки должен быть сделан анализ итогов участия фирмы в  выставке. Итоги выставки можно условно  подразделить на две группы:

• организационные;
• коммерческие.

    При подведении организационных итогов учитываются следующие факторы:

• удачно ли было выбрано место для стенда?
• была ли удачной планировка стенда?
• соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам?
• какие неудобства имели место во время работы?
• что необходимо было заказать в оргкомитете среди дополнительных услуг и оборудования?
• без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись?

    Коммерческие  итоги – это объективные показатели: количество посетителей, которые осмотрели экспозицию фирмы, потенциальных клиентов, и как следствие – объем заключенных контрактов со старыми и новыми клиентами; количество розданных рекламных и информационных материалов и т.д.

    По  окончании каждой выставки составляется записка, отражающая вкратце все проблемы, возникшие при подготовке, пути и средства их решения, уроки на будущее. Целесообразно после завершения выставки проанализировать ценовую политику конкурентов, оценить свои возможности по снижению цены на отдельные виды турпродукта. Полезно составление обзора по всем выставкам, в которых участвовала турфирма, с учетом видов затрат (на аренду, транспортировку, командировочные, изготовление рекламных материалов, еду персонала и т.п.). Имея такую информацию, легко установить, изменилась ли стоимость того или иного рода услуг от выставки к выставке.

    Типичная  структура затрат на участие туристической  фирмы в выставке выглядит примерно следующим образом. 
 
 
 
 
 
 

    Таблица 3. Структура затрат на участие в выставке.

 

    Участие в международной туристической  выставке требует высокого уровня затрат. Так, только аренда 9 кв. м выставочной площади стоит в среднем $2000, монтаж стенда – $1000. Минимальная стоимость аренды 1 кв. м площади на MITT – $150. В конечном итоге, учитывая дополнительные затраты, сумма достигает $10.000–$30.000. Исходя из этого, небольшие турпредприятия объединяются и выступают от лица определенного региона, поскольку для них участие в международной выставке непомерно дорого.

    Денежные  средства затрачиваются также на:

• мероприятия, проводимые на стенде (лотереи и т.д.);
• тип стенда (рядовый, угловой, двухэтажный);
• оформление стенда;
• персонал на стенде (собственный, вспомогательный);
• рекламу до выставки;
• работу с прессой (составление пресс-релизов);
• особые формы (или способы) обращения к посетителям: «экзотические персонажи» в старинных костюмах, профессиональные артисты, девушки в форменной одежде и т.д.;
• угощение на стенде;
• транспорт (на выставку и обратно);
• монтаж и демонтаж стенда;
• текущие затраты по стенду.

 

    Нередко расположение стенда весьма серьезно влияет на цену аренды площади. В зависимости  от типа стенда цена может быть увеличена на 60%. Если фирма выбирает стенд, открытый с трех сторон, базовая ставка цены 1 кв. м арендной площади увеличивается на 40%. Фирма ITE, организующая MITT, устанавливает надбавки, жестко связанные с типом стенда (см. рисунок). 

    

    А. доступ с одной стороны, минимум 9 кв. м без наценки

    В. доступ с двух сторон, минимум 18 кв. м + 10% к базовой ставке

    С. доступ с трех сторон, минимум 30 кв. м + 15% к базовой ставке

    D. доступ с четырех сторон, минимум 60 кв. м + 20% к базовой ставке 

    Поскольку выставочный стенд – это лицо фирмы, успех участия туристического предприятия в выставочных мероприятиях во многом зависит от искусства оформления выставочной экспозиции.

    Каждый  экспонент должен стремиться расположить  стенд:

• напротив и справа от главного входа;
• на центральных внутренних проходах;
• в углах;
• вблизи от «активных» экспонентов и специализированных помещений для проведения различных мероприятий.

 

    И, наоборот, следует избегать размещения стенда:

• вдали от выходов и центральных проходов;
• в задней части зала;
• позади больших колонн, лестниц;
• лицом в противоположную сторону от места, где происходят различные мероприятия.

 

    Для успешной работы на выставке всю выставочную  экспозицию следует грамотно планировать. Условно имеющуюся выставочную экспозицию туристской фирме следует разделить на несколько функциональных зон:

1. публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посетителями, работают стендисты);
2. рабочая (микрозона для заключения договоров, проведения переговоров представителей фирмы с потенциальными партнерами и клиентами);
3. служебная – вспомогательная зона – место для складирования запаса информационно-рекламных материалов, посуды, напитков, одежды стендистов и посетителей, место для кратковременного отдыха сотрудников и их питания, которое, как правило, скрыто от глаз посетителей.

    На  большинстве выставок принято часть  рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких  материалов должен находиться на выставочном стенде. Реклама для раздачи посетителям может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий.

    Ее  цель – оставить у посетителей  материал для последующего более  детального ознакомления. Вместе с  тем это наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы потенциальным клиентам.

    Стенд оформляется с помощью отдельных  рекламных элементов:

• надписи на фризе стенда (название фирмы, товарный знак), в некоторых случаях и телефон;
• плакатов для оформления стен стенда;
• экранов с бегущей строкой или изображением, размещенных непосредственно над или около выставочного стенда;
• мониторов для демонстрации рекламных роликов. Основная цель данного вида рекламы: привлечь посетителей, заинтересовать их направлениями деятельности, заставить проявить интерес к более детальному знакомству с предлагаемыми туристскими продуктами.

    Следует помнить, что любая выставка –  это одновременно и процесс учебы: учатся сотрудники фирмы, учатся их конкуренты и деловые партнеры. Ведь меняются методы оформления стендов, появляются электронные новинки в оформлении, привлекающие внимание посетителей.

    Самое существенное для туристического предприятия  состоит в том, чтобы уловить  новые тенденции и быть если не первым, то оригинальным. 

    РАБОТА  ПЕРСОНАЛА ТУРПРЕДПРИЯТИЯ ВО ВРЕМЯ МЕЖДУНАРОДНОЙ ВЫСТАВКИ 

    Особая  роль в обеспечении успеха в выставочной  деятельности фирмы принадлежит  стендистам – сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. При отборе кандидатов необходимо обратить внимание на их:

• умение и желание общаться с людьми;
• выносливость;
• привлекательную внешность;
• профессиональную компетентность;
• психологические навыки;
• хорошее знание одного или двух иностранных языков (как обязательное условие – языка страны проведения выставки).

 

    Помимо  основного намечают запасной состав стендистов. До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов, где рассматриваются такие вопросы, как:

• тематика выставки;
• цели участия в выставке;
• перечень предоставляемых услуг;
• основные новинки;
• задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров и т.д.);
• план стенда;
• закрепление мест на стенде за каждым стендистом;
• распорядок работы;
• время нахождения руководства фирмы на стенде;
• основные категории предполагаемых посетителей;
• модели поведения с каждой категорией посетителей;
• формы регистрации посетителей;
• формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки

 

    До  начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию, размещенные в одной или двух папках. Одна может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т.п.). В другой папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист.

    Во  время выставки желательно, чтобы  каждый стендист находился на отведенном ему по расписанию месте. Он должен солидно и аккуратно выглядеть, желательно в выдержанном общем стиле. Это может быть фирменная униформа с символикой, кепки, значки.

    Основные  функции стендистов сводятся к установлению первичных контактов с посетителями выставки, выявлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечению дальнейших их контактов с коммерческими представителями фирмы уже в зоне переговоров. 

    Исследования  показали, что 60% посетителей туристических  выставок уходят, если их не поприветствовали в течение первой минуты. Чтобы избежать этого, желательно, чтобы:

• стендист стоя, с улыбкой, приветствовал посетителя;
• лицо стендиста выражало постоянную заинтересованность и готовность вступить в разговор;
• он сумел бы помочь посетителю начать разговор фразами типа: «Я хотел бы помочь Вам ознакомиться с нашей фирмой», «Наша фирма специализируется на следующих видах деятельности...» и т.п.;
• он смог бы дать пояснения об услугах фирмы, исходя из степени подготовленности посетителя: профессионалу в данной области специальные термины помогут разобраться в проблеме, а обычному клиенту они, скорее всего, не понадобятся;
• стендист должен быть одет не только строго и красиво, но и удобно.

 

    Нежелательны:

• общение со своими коллегами по стенду или другими стендистами в присутствии посетителей;
• назначение встречи на стенде со своими друзьями и родственниками;
• употребление пищи, жевательной резинки, напитков на глазах у посетителей;
• развязное поведение.

 

    Должно  быть исключено употребление алкогольных  напитков до и во время работы на стенде, даже если такие напитки предлагаются стендистом посетителю.