Документооборот в туроперейтинге

CoolReferat.com

                                     Федеральное агентство по образованию РФ

                                    Государственное общеобразовательное учреждение

                                             Ульяновский Государственный Университет

                                  Факультет Гуманитарных Наук и Социальных Технологий

кафедра педагогики профессионального образования и социальной деятельности

                                                   Реферат на тему:

                       Документооборот в туроперейтинге

Выполнила: Шимендеева К.С., гр. Т-42

                                                                   Проверила: Львова Е.Н.

                                                            г. Ульяновск, 2010

Содержание:

1.Введение……………………………………………………………………………...3

2.Уставные документы…………………………………………………………........4

3. Бухгалтерские или статистические документы………………………………..5

4. Внутрислужебные документы……………………………………………………6

5.Документация о работе с поставщиком………………………………………….6

6. Документы, регламентирующие отношения туроператора и агентов………9

7. Документы, регламентирующие отношения туроператора и туристов…….11

                           ДОКУМЕНТООБОРОТ В ТУРОПЕРЕЙТИНГЕ

Работа с документами является одной из наиболее важных составляющих работы менеджера туроператора, на которую им тратится основная часть рабочего времени. Внимательное и серь­езное отношение к документальному сопровождению туроперейтинга необходимо в силу веских причин:

■       во-первых, туристическая услуга (как и любая другая ус­луга) отличается от товара изменчивостью своего качества, по этой причине все составляющие тур-продукта должны быть строго регламентированы, их малейшие изменения требуют оперативного отражения в соответствующих доку­ментах;

■       во-вторых, текущий туроперейтинг представляет собой боль­шой поток информации, проходящей через менеджеров ту­роператора. При этом практически любая входящая и ис­ходящая информация нуждается в учете и носит порой прин­ципиальный характер для самого туроперейтинга;

■       в-третьих, наличие определенного перечня документов ус­тановленного образца является необходимым условием ле­гального туроперейтинга и бухгалтерского учета.

Документы туроператора можно классифицировать по ряду признаков:

■       по кругу пользователей документацией можно выделить документы для внутреннего пользования и для пользова­ния третьими лицами;

■       по источнику информации, содержащейся в документе, бы­вают входящие и исходящие;

■       по степени и форме волеизъявления в документе можно выделить согласительные, императивные, разрешительные, рекомендационные и консультационно-разъяснительные до­кументы.

Ведущей классификацией документов туроперейтинга являет­ся классификация по отношению содержащейся в документах информации к той или иной сфере деятельности туроператора.

На основании этой классификации можно выделить:

■       уставные документы;

■       бухгалтерские и статистические документы;

■       документы внутреннего распорядка;

■       документы, регламентирующие отношения с поставщика­ми;

■       документы, регламентирующие отношения с агентами;

■       документы, регламентирующие отношения с туристами;

    ■              документы, регламентирующие отношения с партнерами.

Уставные документы туроператора имеют ряд характерис­тик:

■       их наличие и юридическая сила необходимы по действую­щим на территории страны или региона законам и подза­конным актам (например, на территории РФ любой туро­ператор обязан иметь лицензию);

■       они являются подтверждением легальности туристического бизнеса и содержат минимум информации о правовых осно­вах деятельности туроператора.

По существующим в Российской Федерации нормативно-пра­вовым актам к уставным документам туроператора можно отнес­ти следующие:

■       Устав туроператора — основной документ, содержащий све­дения о составе учредителей фирмы, их взносах в Уставный капитал, их правах и обязанностях в ходе управления фир­мой;

■       Учредительный договор — смысл которого заключается в отражении добровольного характера объединения усилий учредителей для достижения совместных коммерческих це­лей и интересов;

■       Свидетельство о государственной регистрации фирмы — ту­роператора;

■       Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

■       Свидетельства о постановке на учет во внебюджетных фон­дах.

Данный неполный перечень уставных документов является общим для любых юридических лиц, действующих на террито­рии России.

Частными для туроперейтинга уставными документами явля­ются лицензия на право осуществления туроператорской деятельности, выдаваемая сроком на три года Министерством экономи­ческого развития и торговли, а также сертификаты качества и сертификаты соответствия государственным стандартам услуг, предлагаемых туроператором.

Перечисленные уставные документы (их оригиналы или нота­риально заверенные копии) должны постоянно храниться в офи­се туроператора и предоставляться по требованию клиентов, парт­неров либо представителей органов государственной власти.

- Свидетельство о государственной регистрации фирмы — ту­роператор.

Бухгалтерские или статистические документы туроператора мало чем отличаются от подобных документов фирм, занимаю­щихся другими видами коммерческой деятельности. Их харак­терными чертами являются:

■       строго установленный государственными властными орга­нами образец документов и правила их заполнения;

■       предназначенность данной документации как для внутрен­него пользования, так и для предоставления третьим ли­цам (например, отчеты перед налоговой инспекцией или внебюджетными фондами);

■       установленные государственными органами правила хране­ния этой документации;

■       право составления и подписи бухгалтерских или статисти­ческих документов принадлежит ограниченному кругу лиц, что закрепляется Уставом или приказами туроператора.

Бухгалтерские документы, в основном, регулируют следующие сферы работы туроператора:

■ осуществление наличных и безналичных расчетов;

■ соблюдение кассовой дисциплины;

■ выплата установленных налогов и сборов;

■ начисление заработной платы сотрудникам;

■       денежные или имущественные отношения между учредите­лями фирмы;

■       инвентаризация и учет фондов фирмы;

■       накопление резервных фондов;

■       учет и контроль дебиторской и кредиторской задолженнос­ти фирмы.

Перечисленные отношения регламентируются большим коли­чеством бухгалтерской документации, которую также, в свою оче­редь, можно классифицировать на несколько групп:

■       банковские документы (платежные поручения, счета, сче­та-фактуры и др.);

■       кассовые документы (ордера, кассовая книга и др.);

■       документы по учету материальных ценностей или докумен­тов строгой отчетности;

■       документы по заработной плате (ведомости).

■       и т.д.

Статистические документы предоставляются в соответствую­щие статические органы, которые занимаются рекомендациями по повышению эффективности макроэкономического государствен­ного регулирования туристического рынка.

Внутрислужебные документы предназначены только для внут­реннего пользования и обычно регулируют:

■       отношения менеджмента туроператора с персоналом (лич­ные дела сотрудников, трудовые договора, должностные ин­струкции, приказы по найму, продвижению по службе, увольнению, предоставлении отпусков и т.д.);

■       организационные вопросы текущей деятельности фирмы (штатное расписание, график рабочего дня, организацион­ная структура фирмы, схемы взаимоотношений между от­делами);

■       проблемы эргономичности, экологичности и безопасности трудовой деятельности (правила пожарной безопасности на рабочем месте, планы эвакуации в случае пожара и т.д.).

Характерными чертами внутрислужебных документов явля­ются:

■       необходимость их наличия в работе туроператора (как ис­ходя из логики, так и по требованию органов власти);

■       и авторы, и пользователи данной документации являются работниками одной фирмы;

■       наличие данной документации и ее соответствие государствен­ным требованиям может проверяться третьими лицами.

Документация о работе с поставщиками

Она регламентирует отношения туроператора со всеми постав­щиками, туристические услуги которых применяются в текущем туроперейтинге, и является важнейшей компонентой документа­ции туроператоров, поскольку регламентирует процесс создания туристического продукта и является гарантией его качественной реализации. При отсутствии этой документации или ее недолжном оформлении ответственность туроператора перед туристами не распространяется на поставщиков, даже если они и были объек­тивно виновны в наступлении негативных последствий.

Договоры являются основным видом документов, регламенти­рующих отношения туроператора с поставщиками туристичес­ких услуг, они заключаются только с дееспособными поставщи­ками. Дееспособность поставщиков (юридических или физических лиц) определяется нормативно-правовыми актами и заклю­чается в наличии у поставщика необходимых для осуществления легальной коммерческой деятельности документов (к примеру, отель как поставщик туристических услуг для достижения соб­ственной дееспособности должен иметь необходимый набор разре­шительных документов — лицензию, заключения служб санитар­но-эпидемиологического контроля, пожарной безопасности и т.д.). В противном случае, заключенные с недееспособными поставщи­ками договора признаются недействительными. Любой договор туроператора с поставщиком должен содержать следующую ин­формацию:

■       полное наименования и реквизиты сторон (включая юриди­ческий и почтовый адреса, телефоны, факсы, банковские реквизиты, идентификационный номер налогоплательщи­ка);

■       документы, на основании которых признана дееспособность сторон (обычно это номера лицензий или других разреши­тельных документов) или правомочность заключивших до­говор лиц (обычно это Устав или доверенность);

■       предмет договора (то есть цель, ради достижения которой обе стороны согласились на сотрудничество);

■       права и обязанности обеих сторон в ходе их сотрудниче­ства;

■       ответственность сторон за нарушение условий договора;

■       условия вступления договора в силу, его пролонгации, рас­торжения.

В туроперейтинге стоит внимательно относится к наличию и регулярному обновлению договорной базы с поставщиками, по­скольку согласно букве закона, любое сотрудничество с третьим лицом на бездоговорной основе считается незаконным, а торгов­ля тур-пакетами, включающими услуги таких поставщиков — одна из первоочередных причин приостановления действия сер­тификатов качества или соответствия, или даже туроператорс­кой лицензии.

Акты сверки выполненных работ (оказанных услуг). Смысл этих документов в регулярной взаимной проверке сторонами (ту­роператором и поставщиком) соответствия между оплаченными или оказанными услугами за определенный отчетный период. Данный акт составляется в двойном экземпляре и подписывается обеими сторонами, если указанные в нем сведения не вызывают их сомнения или протеста. Чаще всего акты сверки оказанных услуг применяются либо в бартерных операциях, либо в случае туристического кредита. То есть тогда, когда одна из сторон (чаще всего ею выступает туроператор) производит передачу крупной суммы (деньгами или в натуральном выражении) другой в счет будущих расчетов. К примеру, туроператор финансирует ремонт гостиницы в счет будущего обслуживания своих туристов. Смысл актов сверок заключается в обоюдном контроле сторонами соб­ственных расходов. Сверки проводятся регулярно, а несогласие одной из сторон с содержанием актов сверок является основани­ем для передачи дела на рассмотрение в арбитражный суд.

Входящая документация от поставщиков содержит инфор­мацию о предложениях поставщиков и их рекомендации о воз­можностях дальнейшего сотрудничества. Примерами такой доку­ментации могут быть прайс-листы, прейскуранты, предложения о сотрудничестве, информационные письма, рекламная информа­ция.

Исходящая информация для поставщиков содержит возмож­ности дальнейшего сотрудничества, предлагаемые туроператором.

В случае разовой работы туроператора с поставщиками рас­пространены заявки на бронирование их услуг.

Заявка на бронирование определенной услуги выполняется на бланке туроператора и должна содержать следующие основные сведения:

■ вид бронируемой услуги (например, просим обеспечить трансфер);

■ сроки оказания услуги (дата, время начала и окончания предоставления услуги);

■ условия оказания услуги (например, проживание в 2-мест­ном номере с удобствами);

■ класс обслуживания (например, номер люкс или индивиду­альный трансфер);

■ количество человек в группе;

■ личные данные туристов (фамилии, имена, отчества, пас­портные данные);

■ дополнительные условия.

Документы, регламентирующие отношения туроператора и агентов ч

Чрезвычайно важны в туроперейтинге, поскольку от того, насколько разработанными и продуманными они будут, во мно­гом зависит степень гарантированности качества и неконфликт­ности работы оператора и агентств. Содержание и форма доку­ментов, регламентирующих взаимодействие туроператора и аген­тов не имеют установленного образца, их разработка — интеллек­туальный труд самого туроператора.