ВВЕДЕНИЕ

 

     Гостиничный бизнес - одна из наиболее быстро развивающихся отраслей, на которую приходится около 6% мирового валового национального продукта и около 5% всех налоговых поступлений, стимулирующая, кроме того, развитие других направлений: строительства, торговли, сельского хозяйства, производства товаров народного потребления и т.д.  Сегодня индустрия гостеприимства представляет собой мощнейшую систему хозяйства региона или туристского центра и важную составляющую экономики туризма.

     С точки зрения фундаментальной экономики гостиничный бизнес представляет собой экономический комплекс, развитие которого в большей степени объясняется мирохозяйственными процессами и отношениями, чем внутренними причинами. Гостиничный бизнес также выступает важнейшим катализатором экономического роста многих быстро развивающихся стран, поскольку выступает каналом перераспределения валового национального продукта между странами, которое не сопровождается вывозом (импортом) товаров и услуг.  Гостиничный бизнес способен оказывать активное влияние на экономику региона (или страны), в котором он развивается, на его хозяйственную, социальную и гуманитарную основы. В настоящее время модели экономического воздействия гостиничного бизнеса на сферу экономики намного усложнились и базируются не на теоретических концепциях и гипотезах, а на статистических данных.

       Термин «документационное обеспечение» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности.

     Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отсчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о законах Шумера и о коммерческих сделках, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире.

     В современный период решение проблемы управления документацией в развитых странах претерпело два основных этапа. Первый этап - 1970--1980 гг. В это время большинство авторов считали, что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях. Публикации шли под девизом «управление в XX веке». Однако в середине 80-х годов выяснилось, что, несмотря на обилие компьютеров, «бумажный» поток увеличивается, и был сделан вывод, что сосуществование традиционного делопроизводства с обработкой информации на ЭВМ будет весьма продолжительным.

     Итак, сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

     Важную роль играет документационное обеспечение предприятий, занимающихся туристическим бизнесом, особенно при приеме и размещении клиентов.  Сегодня индустрия приема и размещения - это мощнейшая система хозяйства региона или туристского центра и важная составляющая экономики туризма.

     Данная работа также, рассматривает проблемы, с которыми наиболее часто сталкиваются в сфере размещения туристов. Освещает  наиболее важных проблемы оформления документов в современной индустрии размещения туристов, и путях их решения. Дает возможность понять, с чем сталкиваются предприятия средств размещения сегодня.

     Объект исследования - документационное обеспечение предприятия СКС и Т.

     Предмет исследования - система документационного обеспечения современной гостиницы.

     Цель дипломной работы - рассмотреть особенности и проблемы документационного обеспечения предприятия.

     Задачи:

     1. Выявить тенденции развития индустрии гостеприимства;

     2. Проанализировать особенности документационного обеспечения предприятием;

     3. Рассмотреть составление и оформление основных видов документов;

     4. Выявить особенности документационного обеспечения предприятия СКС и Т.

     Для решения поставленных задач были использованы следующие методы:

     - Анализ теоретических источников по изучаемой проблеме;

     - Рассмотреть современные тенденции развития индустрии гостеприимства;

     - Практический анализ особенностей документационного обеспечения на предприятии гостиничного хозяйства;

     Практическая значимость исследования заключается в рассмотрении особенностей документационного обеспечения предприятия, документооборота и принципов его рациональной организации, выявлении путей совершенствования работы с документами. Данное исследование может помочь современным предприятиям, работающим в направлении предоставления гостиничных услуг в решении проблем документационного обеспечения.

 

Глава 1 СОСТОЯНИЕ ГОСТИНИЧНОГО ДЕЛА НА ТЕРРИТОРИИ РФ

Развитие гостиничного дела в России 

     Гостиничная индустрия России развивалась в контексте общеевропейского процесса и повторяла в основных чертах этапы становления европейских гостиниц.

     Развитие в России предприятий гостеприимства, связано с развитием туризма. На морских побережьях, в живописных местах, в культурных центрах, развертывается строительство крупных и мелких гостиниц. Постепенно совершенствуется их техническое оборудование, создаются комфортабельные условия для гостей, меняются формы и методы обслуживания.

     Туризм и возрастающая с каждым годом гостиничная база превратились в «индустрию услуг», которая в сочетании с «индустрией развлечений» стала источником крупных доходов, получения прибыли. Современная «индустрия гостеприимства» включает в себя отели, рестораны, бары, курорты, игорные дома, казино, оздоровительные комплексы.

     Таким образом, в России рост материальной и технической гостиничной базы в стране определили следующие факторы: развитие существующих городов и появление новых; рост промышленности, науки, культуры и искусства: увеличение материального благосостояния людей. Это создало предпосылки для развития внутреннего туризма, обмена делегациями, увеличения числа командированных и отпускников.

     В 1980г., в канун московской Олимпиады, гостиничное хозяйство СССР насчитывало 7000 гостиниц обшей вместимостью 700 тыс. мест. Было построено много крупных, комфортабельных гостиниц.

     К сожалению, в 1990-е годы, из-за экономической и политической ситуации в стране произошел значительный спад спроса на гостиничные услуги. В конце 1990-х годов, согласно данным Государственного комитета Российской Федерации по статистике, Россия имела 5043 предприятия гостиничного типа с общим числом мест 390931.

     С начала 90-ых годов гостиничная индустрия характеризуется интенсификацией процессов слияний и поглощений. Наблюдается быстрый рост гостиничных корпораций, увеличение заключенных франчайзинговых соглашений, объединение обособленных гостиниц в консорциумы. Прежде всего это связано с использованием гостиничными цепями типовых форм организации труда и экономией средств за счет масштаба деятельности в таких областях, как продвижение торговой марки, закупка необходимых ресурсов и профессиональное развитие персонала.

     Рынок гостиничных услуг, предоставляемых на уровне западных стандартов, в России стал складываться с 1993 г. В таблице 1 отражены собранные основные показатели гостиничных предприятий РФ в период с 1993 по 2005 г.

Таблица 1. Гостиничная база России

 

     Из таблицы 1 видно, что количество гостиничных предприятий за отображённые 12 лет постоянно уменьшалось, что влекло за собой и уменьшение номерного фонда.

     На рисунке 1 подробно отраженна тенденция уменьшения количества гостиничных предприятий России в период с 1993 года по 2005 год.

Рис. 1 Количество гостиничных предприятий России

     Наблюдавшееся до 2005 года сокращение спроса на российские гостиницы было обусловлено постоянно возрастающей стоимостью услуг (проживание, питание), а также удорожанием транспорта, в результате чего резко сократился поток туристов и экскурсантов. Начиная с 2006 года количество гостиничных предприятий постепенно увеличивается, причем надо отметить, что оно растет только за счет туристов из стран дальнего зарубежья и стран СНГ, а поток российских граждан в отечественные отели снижается.

     Таким образом, можно выделить ряд основных проблем, с которыми столкнулась Российская гостиничная индустрия в период с 1993 по 2005 год:

     -Обособленные гостиницы имели низкий коэффициент загрузки, они предлагали непривлекательные номера, масштаб их деятельности был крайне низок, ощущался недостаток квалифицированного персонала.

     -Падение спроса, высокая стоимость капитала, неразвитость туристических объектов, дороговизна строительных работ, бюрократия и коррупция при распределении земельных участков являлись основными внешними препятствиями для развития гостиниц.

     -Значительная часть гостиниц находилась в собственности муниципалитетов, которые не могли удовлетворить потребности гостиниц в инвестиционных ресурсах.

     Среди проблем с которыми столкнулась Российская гостиничная индустрия в период с 1993 по 2005 год, можно назвать и отсутствие системы управления качеством услуг, недостаточно развитый механизм инвестирования в гостиничное хозяйство и ограниченное присутствие на российском рынке мировых сетей и т.д.

     Следует отметить, что рыночная модель экономики требует разработки принципиально новых подходов к формированию организационно-экономического механизма развития гостиничного хозяйства России.

     Изучение истории развития гостиничной индустрии в России, обнаружило, что данный процесс весьма сложен и требует серьезной перестройки экономических и социальных отношений не только в гостиницах, но и в целом в сфере туризма. Для этого необходим глубокий анализ текущего состояния российской гостиничной индустрии, прогноз будущих состояний и разработка моделей развития.

     Интерес к гостиничному строительству в России наметился около пяти лет назад и продолжает расти. Подкрепляется он сохраняющимся дефицитом предложения гостиничных услуг практически во всех ценовых категориях при стабильном спросе. Кроме того, гостиничный бизнес позволяет гибко варьировать тарифы не только в течение месяца или недели, но и на ежедневной основе. Договора аренды офисных или торговых площадей являются долгосрочными и не предусматривают возможности пересмотра условий в течение срока аренды. В условиях постоянно меняющейся динамики рынка это обстоятельство может быть решающим аргументом в пользу строительства гостиничного предприятия.

     Последние десять лет российский гостиничный рынок ежегодно рос на 15-20%, а объем рынка составил порядка $ 4 млрд. Всего на российском рынке работает около 4000 гостиниц, включая санатории и пансионаты, что составляет более 410 тысяч мест.