Управление документацией и данными в системах менеджмента качества

    Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.

    В настоящее время документы могут  быть получены не только по почте, но и  приняты по телетайпу, факсу, электронной  почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

    Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

    Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе  с последующей записью кратких  данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности  документов, оперативного поиска, учета и контроля.

    В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

    1. Централизованная - при которой регистрация  всех документов организации  производится в одном месте,  например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.

    2. Децентрализованная - при которой  регистрация документов осуществляется  в структурных подразделениях  секретарями подразделений.

    3. Смешанная - при которой одна  часть документов регистрируется  централизованно, другая часть  - в структурных подразделениях.

    Важным  принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При  регистрации документы делятся  на несколько групп, каждая из которых  регистрируется отдельно, например:

• входящие документы;
• исходящие документы;
• внутренние документы;
• коммерческие контракты;
• документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»).

    При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные  способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.

    Входящие  и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:

    01 - индекс структурного подразделения;

    05 - номер дела по номенклатуре;

    134 - порядковый номер документа  по журналу регистрации.

    В практической деятельности делопроизводительных служб наибольшее распространение  получили две формы регистрации  документов - журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться также автоматизированная форма регистрации. Чаще всего, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов (журнал регистрации приказов по основной деятельности, журнал регистрации приказов по личному составу) и др.

    При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации. Бланки карточек изготавливаются типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 шт. Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно-справочную, третий - может быть передан исполнителю вместе с документом.

    После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения  руководителю организации. Принятие управленческого  решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях. В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

    Если  в резолюции указывается несколько  исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

    Исполнение  резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется в журнале регистрации или в регистрационной карточке. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

    Подготовленный  проект документа, а также все  материалы, на основании которых  проект готовился, передаются секретарю-референту  для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

    Работа  по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов  исполнения документов. Различают следующие  виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

    Текущий контроль - это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых  истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня  докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Предупредительный контроль заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

    Документация  во все времена имела ценность как для личности, так и для  государства. Носители и способы  передачи зафиксированной информации (информационные технологии) в течение веков изменялись, приспосабливаясь как к антропометрическим характеристикам человека, так и к техническим новшествам, пройдя путь от глиняных табличек до электронных документов.

    Следствием  постоянно возрастающей значимости документации в обществе стало то, что человек придумал специальную отрасль деятельности – делопроизводство, или документационное обеспечение управления, которое должно было обеспечить эффективную для каждого исторического периода систему создания и использования документов.

    Развитие  информационных технологий в сфере  делопроизводства имеет и свои отрицательные  стороны: замена носителей, программ, способов доставки в определенной степени  препятствует стабильности делопроизводственных процессов в управлении, усложняет задачи сохранности документов и использования имеющихся документальных массивов. Возникают проблемы, касающиеся юридической силы документов.

    Кроме того, развитие информационных технологий постоянно увеличивает объемы документопотоков. Этот рост в значительной мере обусловливается и усложнением процессов управления обществом, производства, усложнением функций государства и каждого отдельного гражданина.

    До  какого-то времени бумажное делопроизводство успешно справлялось с документацией  и достаточно успешно обеспечивало управленческие процессы. Однако в последние годы появилась тенденция независимости делопроизводства от конкретных задач организации. Рационализация делопроизводства, установка новейших технических средств документирования и продвижения документов все чаще представляется как внутренняя задача самого делопроизводства с увеличением штатов, удорожанием технических средств, увеличением документопотоков и т.п.

    Документация разрабатывается в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001:2001, а также в соответствии с требованиями внешней нормативной документацией и внутренними требованиями предприятия.

    Проверка  документов на адекватность до их выпуска, актуализация и переутверждение осуществляется, исходя из изменений законодательства РФ, внутренней документации предприятия, сроков пересмотра документации, изменяющихся требований потребителей и других заинтересованных сторон.

    Изменения в документы могут вноситься  по мере необходимости с учетом пересмотра/актуализации. Внесение изменений отражается на последней странице соответствующей документированной процедуры.

    Измененный  документ проходит повторное утверждение  согласно установленному порядку и  вступает в силу со дня подписания.

    Использование актуальной документации регулируется номенклатурой дел подразделений, листом рассылки и листом регистрации  изменений. Изменения, вносимые в документы  фиксируются ответственным лицом. Изменения доводятся до сведения  всех пользователей документа.

    Копии  документов изготовляются и выдаются с разрешения руководителя структурного подразделения предприятия. Копия  документа воспроизводится полностью  и заверяется подписью должностного  лица,  удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику.

    Анализ  актуальности документов может оказаться  очень непростой задачей, требующей  значительных ресурсов. Например, в  советские времена на предприятиях военного назначения существовали специальные  подразделения документального  обеспечения: архивы, библиотеки и т.п. Существовала на государственном уровне инфраструктура информирования об изменениях в нормативно-законодательной базе. Сегодня многие предприятия не могут себе позволить содержать отдельное подразделение и перекладывают функции поддержки актуальности на сотрудников. Но при этом следует иметь в виду, что такая поддержка актуальности потребует от сотрудника:

• следить за сроками действия документов, находящихся в зоне его ответственности,
• следить за организационно-распорядительными документами (например, приказами), изменяющими статус отслеживаемых документов. А это значит, что сотрудник должен получать в свое распоряжения такие ОРД;
• следить за изменениями нормативных документов, на положениях которых основываются или ссылаются анализируемые документы. А это значит, что сотрудник должен получать в свое распоряжения информацию о таких изменениях, а также иметь ресурсы для анализа этих изменений и принятия решения о сохранении или утрате документов актуальности.

    Одно  из возможных решений, упрощающих задачу поддержки актуальности документов автоматизированная система управления документами. Нередко можно встретить и такое решение: периодический анализ документов. Например, раз в год. Но такое решение не может быть признано удачным, т.к. несет в себе существенный риск применения неактуальных документов. Как пример: в одной организации процедурой управления документацией установлено, что документы СМК анализируются на актуальность в январе каждого года. Если, скажем, в феврале произойдет изменение нормативно-законодательной базы, то это уже не будет учтено до следующего января, т.е. организация почти год будет пользоваться неактуальными документами.