Министерство  образования Российской Федерации

Рыбинск 2011

Содержание

Содержание 2

Анализ использующейся системы документационного обеспечения  управления 3

Структура и  назначение СДОУ. Разработка обобщенной информационной корпоративной модели организации 5

Методики и  процедуры управления документацией  и данными на рабочем месте 6

Проблемы функционирования корпоративной СДОУ 6

Методы и  алгоритмы управления документацией  и обработки данных, используемых СДОУ 9

Выводы по разделу 10

Разработка  электронных шаблонов организационных  и информационно-справочных документов системы менеджмента качества организации 12

Назначение  организационных и информационно-справочных документов в действующей системе  менеджмента качества 12

Описание структуры  и последовательности построения общедоступных  и защищенных шаблонов документов 12

Выводы по разделу 14

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 15

Список использованных источников 16

ВВЕДЕНИЕ

    На  долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства».

    В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации.

    После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. «Основные положения ЕГСД»  одобрил Госкомитет СМ СССР по науке  и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата.

    Однако  элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной начальником Главного архивного управления в 1988 г.

    Заметным  явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных  классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг.

    Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры  поиска, учета и хранения разнообразной  информации, подготовило почву для  автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС).

    Концепцию ОГАС лишь частично удалось реализовать  в народном хозяйстве, а унифицированные  системы документации не получили достаточной  поддержки в средствах научной  и массовой информации и остались невостребованными. В 90-е гг. та же печальная участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Но если идеи ОГАС были частично реализованы, то концепция информатизации до настоящего времени окончательно не сформулирована. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов.

    В 1993 г. был издан Общероссийский классификатор  управленческой документации, в который  включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.

    К сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что  значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение  компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.

Анализ  использующейся системы  документационного  обеспечения управления

    Документооборот как технологический процесс  делится на несколько частей –  потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимают сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

    По  направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные, связывающие организации различных уровней управления Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций. Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

    Входящие  документопотоки складываются из:

• документов вышестоящих организаций (органов власти и управления и т.п.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации различных видов деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, письма, инструкции и т.п.
• документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), писем, актов и т.п.
• документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма и договоры, а так же документы, сопровождающие выполнение договоров (счета, сертификаты, отгрузочные документы и др.).

    Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых на предприятии и  отправляемых за его пределы. Исходящие  документы создаются в ответ  на поступающие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и её информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов и информационных – письма, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению и т.п.

    Внутренний  документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы.

    Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний подход обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах завода. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а так же его структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности предприятия выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством – приказы, указания, распоряжения и т.п. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. Кроме того, сюда можно отнести внутреннюю переписку, которая оформляется служебными записками и т.п.

    Входящие  документы образуют три направления  движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Маршрут  движения входящих документов зависит  от принятой в организации технологии работы с документами. Исходящий документопоток пронизывает всю управленческую структуру. Маршрут этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов. Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов.

    Первичная обработка документов заключается  в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением  личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».