Применение электронной формы документов в юриспруденции

 

      Оглавление  

      

1. понятие, виды и сферы применения электронной формы документов

• понятие электронной формы документов

• виды электронной формы документов
• сферы применения электронной формы документов

      2. применение электронной формы документов в разных странах

      3. сравнение результатов применения электронной формы документов в разных странах 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Понятие и виды электронной формы документов 

      Электронная форма документа - это информация, сохраненная в электронно-цифровом виде и зафиксированная на любом электронном материальном носителе: магнитный диск, лазерный диск, магнитная лента и другие.

      Электронная форма документа предназначена  для передачи, общественного использования  или хранения информации с помощью  современных средств вычислительной техники и электронной связи. Она обязательно сохраняет все атрибуты, присущие бумажным документам, такие как название, автор, дата создания. При этом любые виды электронных документов могут иметь собственные атрибуты, к которым относятся дата последней корректировки данного документа, а также имя последнего пользователя.

      Электронная форма документов появилась и  получила распространение в связи  с унификацией и автоматизацией процессов и процессов управления во многих областях. Бумажный документооборот  постепенно сдает свои позиции, за последнее десятилетие различные виды электронных документов практически вытеснили из оборота аналоговые. Наиболее ярким примером внедрения электронного документооборота может служить банковская сфера.

      Важные  понятия, с которыми сопряжена электронная форма документа — workflow. Система электронного документооборота. Workflow (буквально «поток работ») - это последовательность операций, выполняемых сотрудниками в рамках конкретного процесса.

      Система электронного документооборота (СЭД) — это программное обеспечение, которое дает возможность оптимально организовать работу с различными электронными документами.

      С «легализацией» электронной цифровой подписи появились различные  виды электронных документов, и число  юридически действующих документов в электронном виде постепенно растет. Как правило, СЭД ориентированы на следующие операции:

• управление деловыми бумагами (выписка и возврат, группировка документов, их безопасность);
• коллективная работа над общими документами;
• поток работ для поддержки различных процессов;
• управление web-контентом и другие операции.

      В зависимости от набора функций такие  системы подразделяются на:

• электронные архивы,
• системы делопроизводства,
• workflow-системы,
• ЕСМ-системы¹.

      Электронная форма документа может одинаково успешно применяться практически во всех сферах жизнедеятельности человека, например, таких как здравоохранение, образование, работа, и других, в которых необходимо работать с документами. К таким сферам деятельности, в первую очередь, относятся:

• Государственное и муниципальное управление
• Юриспруденция
• Бизнес

      Но, существуют сферы, где переход на электронную форму документов нецелесообразно. Например, кадровое делопроизводство призвано учитывать кадры, а не сами документы. Поэтому в этой сфере документооборот может быть лишь привязан к системе управления персоналом, но ни в коем случае не может заменять ее. Учет финансовых документов также осложнялся тем, что для ведения бухучета и учета налогового требовались физические счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные. Однако при большом объеме документации электронный обмен данными в любом случае значительно упрощает все процессы.

Применение  электронной формы документов в разных странах 

      В настоящее время в повседневной жизни мы все чаще стали использовать термины, связанные с применением информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), например, электронная почта (e-mail), электронное голосование (e-voting), электронная торговля (e-trade), цифровое телевидение (digital TV) и т.д.

      Но  помимо широко известных терминов стали также входить в употребление и новые понятия, только получающее свое научное обоснование и законодательную базу. К таким понятиям можно отнести следующие: электронная торговля (e-trade), электронный бизнес (e-business), электронная экономика (e-economy), электронное правительство (e-government) и т.д.

      Одним из таких новых понятий, только входящих в речевой оборот, является понятие - электронный суд (electronic court – e-court).

      Судебная  система США (State Unified Court System) понимает под понятием e-court, прежде всего, доступ к судам, использование компьютера с работы, из дома или из любой библиотеки для получения информации о сотнях тысяч судебных дел и иной информации, связанной с судопроизводством. Система e-court предоставляет возможность просмотреть дела, как Высшего Суда США, так и окружных судов страны.

      В декабре 2006 года Национальный Центр  США (The National Center) провел конференцию по заказу Государственного Суда (State Courts) в Лас-Вегасе (Невада). Основной темой конференции было создание безбумажной судебной системы, а также внедрение электронных документов, коммуникаций и баз данных, которые преобразуют всю работу судов. По мнению американских создателей системы e-court, «цифровые возможности» обеспечивают основу для улучшения доступа к данным, документам и информации, а также предоставляют пользователям новый уровень обслуживания.

      По  мнению канадских специалистов, электронное  хранение данных в федеральных судах  США и развитие электронной регистрации в судах Соединенных Штатов заслуживает похвалы. И даже не зная полную историю успехов и провалов технологических инициатив, принятых и опробованных американскими судами, необходимо признать, что системы «Управление делами / Электронный Архив дел» (Case Management/Electronic Case Files (CM/ECF)) и «Открытый доступ к судебным электронным отчетам» (Public Access to Court Electronic Records) являются несомненным успехом.

      Система CM/ECF была разработана Административным Офисом Федеральных судов США, введена в 1996 году как опытный образец в нескольких судах, и ее первое использование было достаточно успешным. Вскоре после первого запуска системы, она была доработана, и ее также запустили в судах по банкротству. В начале 1997 года эксперимент был расширен, чтобы включить семь других окружных судов, а в 1998 году система подверглась всесторонней оценке и была принята как основа для повсеместного внедрения электронного хранения во всех федеральных судах страны.

      В начале 2002 года шесть окружных судов  и 38 судов по делам о банкротстве  полностью перешли на систему  e-court. В 2003 году система CM/ECF работала в 13 окружных судах, 61 судах по делам о банкротстве и американском Суде Международной Торговли. К 2004 году больше чем шесть миллионов документов, связанных с больше чем полумиллионами случаев, были поданы больше чем 15 000 адвокатов с помощью системы e-court.

      Ввод  системы во всех окружных судах начался в 2003 году и в апелляционных судах в 2004 году. К 2004 году все федеральные суды уже имели систему CM/ECF.

      Само  название системы CM/ECF указывает, что  она представляет собой комбинацию двух систем, которые выполняют следующие  функции: Управление делами (СМ) и Электронный Архив Дел (ECF). Суды вправе сначала вводить одну любую систему, а позже добавить и вторую.

      Эти два компонента формируют интегрированную  систему, которая в свою очередь  дополнена системой «Открытый доступ к судебным электронным отчетам», обеспечивающей доступ к электронным файлам по Интернету.

      Таким образом, функции всех систем, введенных  в США, могут быть подытожены следующим  образом:

      - управление судебным делом (прослеживание  процесса, ответов, крайних сроков  и слушаний);

      - доклады и изменения в деле;

      - поиск документов;

      - управление, хранение, резервные копии  и архивирование электронных  документов;

      - направление документов в, от  и в пределах суда;

      - информация относительно других  сторон, о дате подачи и сохранения  документа.

      Как дизайн-проект CM/ECF очень прост. Все, что нужно для хранения информации, - текст, преобразованный в формат Adobe Acrobat, а управление хранением в свою очередь осуществляется через веб-браузер. Тот же самый простой подход может быть отмечен и при работе системы e-court в судах: CM/ECF требует только двух серверов: один доступный от внешней стороны, и внутренний, который хорошо защищен программным обеспечением.

      В практике система e-court в США работает так: адвокат готовит заявления, ходатайства и сохраняет это в формате PDF, затем идет на веб-сайт суда, через который должны быть поданы все заявления. Затем регистрирующий или подающий документы вводит имя пользователя и пароль, идентифицирует тип документа, номер дела и т.д. Без преувеличения можно сказать, что необходимо сделать пять или шесть очень простых шагов, чтобы подать документ в суд. Другие стороны получат по электронной почте уведомление, сообщающее им о подаче заявления или иного документа, также они могут использовать систему «Открытый доступ к судебным электронным отчетам», чтобы просмотреть документы, поданные в суд. Первая консультация (или загрузка) бесплатна, последующие консультации или консультации для любого, не являющегося стороной в судебном деле, стоят семь центов США за страницу.

      Для создания обширной системы e-court в США использовались все современные доступные технологии: Интернет и защищенный доступ к веб-сайтам, PDF, электронная почта и общее управление базами данных.

      При разработке системы e-court Административным офисом учитывались привычки судов: суды должны выбрать свой период для внедрения систем и решить, как они будут осуществлять хранение; система должна приспособиться к процессам суда, а не вынуждать суд приспосабливаться к новым процессам; документы должны быть одинаковыми в электронной или бумажной форме; система должна быть объединена с существующими судебными процессами; стороны должны быть в состоянии подать документы непосредственно, и дополнения к файлу должны быть автоматическими; система должна использоваться всеми и, следовательно, должна быть удобной для всех пользователей.

      Вторая  система, «Открытый доступ к судебным электронным отчетам», служит дополнением  к первой. Это позволяет пользователям получать доступ к электронным файлам дел, созданным с использованием CM/ECF. Каждый суд имеет его собственные ресурсы для электронного хранения, но открытый доступ к файлам дел обеспечивается центрально через всю систему доступа.

      Проект  e-court США и Канады во многом схожи. Оба нацелены на осуществление системы электронного хранения, которая может служить и суду первой инстанции и апелляционным судам. Оба обеспечивают не только средство хранения, но и способы управления делами и электронными документами, а также способы открытого доступа к протоколам (записям) суда. Наконец, и американский, и канадский проекты были развиты сообществом администрации суда. Но, несмотря на то, что оба проекта имеют одну и ту же цель и имеют одни и те же источники, между собой они значительно разнятся.

      Концепции системы e-court различны: в США каждый суд самостоятельно управляет своими системами, однако, Административный Офис развивает всю систему e-court, в Канаде же задачи разделены между судами и теми, кто обеспечивает сервис и техническое обслуживание. Американская система проста, недорога, удобна, использует дешевые технологии, но нуждается в некоторой доработке. Необходимо отметить, что изначально подход Административного Офиса состоял в том, чтобы создать централизованную систему, которая могла бы хранить и управлять всеми электронными документами судов. Тем не менее, суды в Соединенных Штатах зачастую отказываются допускать третьих лиц к управлению их делами. Но большинству пользователей централизованный доступ кажется более правильным, вероятно потому, что значительно удобнее пользоваться системой, когда базы данных  объединены.