Значение бухгалтерских документов

    Документы должны составляться своевременно (в  момент совершения операции или непосредственно  по окончании). В документах должны быть заполнены все реквизиты, отражающие достоверные данные. Документ должен быть оформлен четко, ясно, без помарок, записи простым карандашом не разрешается. Итоговые записи, связанные с передачей ценностей, должны писаться прописью. Свободные строки должны быть прочеркнуты. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни, связанные с денежными средствами, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица.

    Каждый  документ должен полностью отвечать своему назначению, он должен содержать определенные показатели. Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами.

    Реквизиты бывают обязательные и дополнительные. Первичные учетные документы  должны содержать следующие обязательные реквизиты.

    - наименование документа (формы), код формы (акт, ___накладная и  т. д.);

    - наименование организации, от  имени которой составлен документ;

    - содержание хозяйственной операции;

    - измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

    -наименование  должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной  операции и правильность ее  оформления, личные подписи и  их расшифровки (включая случаи  создания документов с применением  средств вычислительной техники). К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвующие в совершении операции, и т. д.

    Основными направлениями совершенствования  документации являются унификация и стандартизация.

    Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

    Унификация  форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования  учета, так как устанавливает  и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

    Унифицированные документы – это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

    Стандартизация  документов -  установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

    В настоящее время одно из основных направлений совершенствования  бухгалтерского учета связано с  автоматизацией обработки информации с применением новейших технических средств. Автоматизированная форма учета - это сочетание профессиональных качеств и функций пользователя с интеллектуальными возможностями ЭВМ, позволяющее получать необходимую для управления и оперативного контроля информацию в удобной форме. 
 
 
 
 
 
 

    Вопрос  № 2

    Основы  внешнеэкономической деятельности просты и состоят из нескольких этапов. Одним из них является поиск партнера - заключение внешнеэкономического контракта.

    Внешнеэкономический контракт заключается между договорившимися  сторонами и в нем прописываются все условия сторон, если стороны согласны - контракт подписан. К контракту предъявляются определенные требования, которые должны быть обязательно выполнены в противном случае, у Вас есть, большой шанс, оформлять дополнительные соглашения и вносить эту информацию.

    По  международному праву под международным  контрактом понимается сделка между  двумя или несколькими сторонами, находящимися в разных странах, на поставку установленного количества товарных единиц и / или оказание услуг в соответствии с согласованными сторонами условиями.

    В контракте указывается:

1. место и дата заключения договора;
2. наименование товара (цель сделки) или описываются документы, в которых будет перечислен товар (например - товар поставляемый по данному контракту оговаривается в спецификации к контракту и является его неотъемлемой частью);
3. условия поставки;
4. валюта контракта (например - Украинская гривна, Российские рубли, Американские доллары, Евро);
5. общая стоимость контракта в валюте контракта;
6. срок действия контракта;
7. в реквизитах сторон указываются валютные счета, по которым будет оплачиваться сделка.

    Контракт  на поставку товаров должен не только регулировать отношения между продавцом  и покупателем, но и детально описывать  все звенья цепи поставок. Безусловно, при составлении контракта должны быть соблюдены требования российского законодательства, но не стоит забывать и о том, что контракт должен в первую очередь регулировать отношения между продавцом и покупателем. Именно контракт разъясняет, какой именно товар должен быть поставлен, какого качества, в каком количестве, в какой момент времени, сколько он стоит, какими видами транспорта и в какой очередности его повезут, кто заплатит за транспорт и страховку, где и как произойдет передача товара от продавца перевозчику и от перевозчика покупателю и т. д.

    Ниже  приведена структура внешнеэкономического контракта, одобренная брокерами, транспортниками  и соответствующая международным  положениям о внешнеэкономических  договорах (контрактах):

    * Название, номер, дата, место заключения.

     * Преамбула.

     * Полное название сторон как  контрагентов («Покупатель», «Продавец» и т.д.).

     * Лица, от имени которых заключается  контракт.

    1. Предмет Контракта (Subject of the Contract)

    2. Цена и Общая стоимость Контракта  (Price and Total Cost of Contract)

    3. Сроки Поставки (Terms of Delivery)

    4. Качество и упаковка (Quality and packing)

    5. Оплата (Terms of Payment)

    6. Упаковка (Packing)

    7. Форс-мажорные обстоятельства (Force Majeure)

    8. Контракт в целом (Contract as a whole)

    9. Ответственность сторон (Responsibility of the parties)

    10. АРБИТРАЖ (ARBITRATION)

    11. Общие Условия (General Conditions)

    * Юридические адреса сторон (Legal addresses of the Parties)

    * Подписи сторон (Signature).

    Контракт  считается совершенным, если достигнуто согласие сторон по всем существенным условиям. Различаются существенные, обычные и случайные условия.

    Существенные  условия определяются сторонами. Например, в договоре купли-продажи существенным условием является указание предмета продажи. Некоторые условия признаются существенными по закону или торговому обычаю.

    Обычные условия вытекают из нормы закона, регулирующей данные отношения. Если в  контракте нет специальной оговорки, то применяются нормы права. Например, при отсутствии в контракте оговорки об уплате аванса покупатель не обязан выплачивать аванс, а может осуществлять расчет по стоимости товара в целом при его получении.

    Случайными  считаются условия, не входящие в  перечень существенных, однако включенные в контракт по требованию сторон, причем эти условия отличаются от обычных, установленных законом, но не противоречат ему. Случайные условия являются обязательными для исполнения, их неисполнение рассматривается как нарушение контракта.

    В международной торговле обычно применяются  типовые контракты.

    Типовой контракт - это примерный договор  или ряд унифицированных условий, изложенных в письменной форме, сформулированных заранее с учетом торговой практики или обычаев, принятых договаривающимися  сторонами после того, как они  были согласованы с требованиями конкретной сделки.

    Типовые контракты применяются в основном при заключении сделок на поставку промышленного сырья на долгосрочной основе, а также при заключений сделок на биржах. Это обусловлено  такой особенностью массовых товаров, как их однородность, что облегчает унификацию условий контрактов. Имеет также значение и то, что торговля этими товарами осуществляется в крупных размерах, а импортеры обычно объединены в отраслевые организации.

    Типовой контракт представляет собой образец (проект) договора и служит основой переговоров о заключении внешнеторговой сделки. Он может изменяться и дополняться сторонами. Условия соответствующего типового контракта становятся обязательными для сторон только тогда, когда они воспроизведены в заключенном сторонами договоре или в нем содержится прямая отсылка к таким условиям.

    Типовой контракт может использоваться двумя  способами:

1. путем безоговорочного принятия одной из договаривающихся сторон условий окончательной формы типового договора, предложенной другой стороной, которая не изменяется, за исключением незначительных деталей;
2. путем применения типового контракта как образца, который может быть изменен в соответствии с условиями конкретной сделки. Наиболее часто типовой контракт, разработанный одним из контрагентов, берется за образец и на его основе путем согласования каждого условия разрабатывается индивидуальный контракт, который и подписывается сторонами.

    Наиболее  распространены типовые контракты (общие условия) купли-продажи, разработанные  в рамках Европейской экономической комиссии ООН. Они составлены применительно к основным внешнеторговым товарам (оборудованию, зерновым, потребительским товарам длительного пользования и др.), а также для договоров на поставку и монтаж оборудования.

    Контракт  купли-продажи - коммерческий документ, представляющий собой договор на поставку товара и, если необходимо, оказание сопутствующих услуг, согласованный и подписанный импортером и экспортером. Непременным условием договора купли-продажи является переход права собственности на товар от продавца к покупателю.

    Контракт  купли-продажи в международной  торговле состоит из нескольких разделов:

    1) Вводная часть 

    Здесь указываются наименование и номер  контракта, дата и место заключения, определяются стороны (фирменное наименование, под которым они зарегистрированы, правовое положение, местонахождение). Указание места подписания имеет большое значение с точки зрения того, право какой страны применимо к контракту, если какой-либо вопрос в контракте не урегулирован.

    2) Предмет контракта

    Описывается товар, являющийся предметом купли-продажи.

    В контракте также указывается  его объект. Применительно к контракту  купли-продажи сфера объектов контракта  достаточно четко оговорена в  Венской конвенции.

    3) Количество 

    Указывается единица измерения и определяется порядок установления количества.

    4) Качество 

    Устанавливается совокупность свойств, определяющих пригодность  товара для использования его  по назначению. Применяются различные  способы определения качества, например:

    - по стандарту (национальные стандарты, стандарты, разработанные союзами предпринимателей и ассоциациями, а также стандарты крупных фирм). В контракте делается ссылка на номер и дату стандарта и указывается организация-разработчик;

    - по техническим условиям (при  отсутствии стандартов и при необходимости установления специальных требований к качеству). В контракте или приложении к нему дается подробная характеристика товара, описываются материалы, из которых он изготовлен, приводятся правила проверки и испытаний;