Значение бухгалтерских документов

Федеральное агентство по образованию

Кооперативный колледж  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 
 

по предмету: ДОУ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                  Выполнил:

                                             Принял: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Вологда

2011

    Вопрос  № 1

    Документация - основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организаций, ее первичного контроля. Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется документом и является первым этапом учета. Документ  представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение.

    Значение  бухгалтерских документов в финансово-хозяйственной  деятельности определяется не только тем, что они служат основанием и подтверждением правильности учетных данных. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливается законность и целесообразность тех или иных операций. Документы подтверждают достоверность учетных данных, помогают выявить ошибки в бухгалтерском учете.

    В Законе РФ «Об информации, информатизации и защите информации» говорится: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, установленном органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, их массивов, безопасность Российской Федерации».

    Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения.

    По  назначению документы делятся на: распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные. Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на перечисление налогов и т. д. Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций. Например, счета, подтверждающие произведенные расходы, акты приема-передачи основных средств и т. д. Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции. Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех.

    По  порядку составления документы бывают первичными и сводными. Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т. д. Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления.

    По  способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные. Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера. Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. Следует отметить, что накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно, путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты.

    По  месту составления документы бывают внутренними и внешними. Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера. Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка.

    По  порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники. Документы, составленные ручным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке. Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

    Информация, необходимая для отражения на счетах бухгалтерского учета, содержащаяся в принятых к учету первичных  документах, обязательно накапливается и систематизируется. С этой целью применяются учетные регистры - таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций, одно из важнейших средств ведения бухгалтерского учета.  Содержание документов в них группируется по однородным признакам в разрезе установленных показателей учета. 

    Формы регистров бухгалтерского учёта  разрабатываются и рекомендуются  Министерством финансов РФ, органами, которым федеральным законом  предоставлено право регулирования  бухгалтерского учёта, или федеральными органами исполнительной власти, а также организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учёта.

    Хозяйственные операции отражаются  в регистрах  бухгалтерского учёта в хронологической  последовательности. Они группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учёта.

    Содержание  регистров бухгалтерского учёта  и внутренней бухгалтерской отчётности является коммерческой тайной. Регистры бухгалтерского учёта могут вестись  в специальных разграфлённых  книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации (дискеты, магнитные ленты и т.д.).

    При ведении регистров бухгалтерского учёта на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их  вывода на бумажные носители информации.

    Таблица применяемых учётных регистров

    Регистры  бухгалтерского учёта классифицируются: по внешнему виду; характеру бухгалтерских записей; содержанию; форме графления; способам заполнения.

    По  внешнему виду учетные регистры делятся на: бухгалтерские книги, карточки, свободные листы.

    Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные учетные таблицы. Все страницы в  бухгалтерской книге нумеруются, а в конце ставится подпись  главного бухгалтера и указывается  общее число пронумерованных страниц. Если книга является хронологическим регистром, записи в ней делают последовательно, не пропуская страниц. Применение книг часто бывает нецелесообразным, так как затрудняет использование вычислительной техники, поэтому применяют карточки и свободные листы.

    Карточки - это отдельные листы, разграфленные  для нужд учета, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера, что делает возможным их хранение в специальных запирающихся ящиках.  Совокупность карточек однородного  назначения называется картотекой. Недостаток карточных регистров заключается в том, что при желании их легко изъять из картотеки и заменить другими. Наиболее распространены три вида карточек: контокоррентные (имеют колонки дебет и кредит); материальные (имеют графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей с указанием цены, количества и суммы); многоколонные, состоящие из нескольких колонок.

    Свободные листы представляют собой разновидность  карточных учетных реестров и  отличаются от карточек способом хранения и размерами.  Если карточки хранятся в картотеке, то отдельные листы находятся в специальных регистраторах (папках). В любой момент каждый лист может быть вынут из папки для записей, подсчета. Отдельные листы применяются для ведения журналов-ордеров. Они удобны в использовании, так как позволяют рационально распределять обязанности между работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.

    По  характеру бухгалтерских  записей учетные регистры делятся на:     хронологические, систематические и комбинированные.

    В хронологических регистрах бухгалтерские  документы записывают в порядке  их поступления без разноски по счетам. Цель хронологической записи - обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию, и правильность записи в них.

    В систематических регистрах однородные по экономическому содержанию хозяйственные  операции группируются на счетах синтетического и аналитического учета.  Примером могут служить регистры учета  затрат по объектам калькуляции, пообъектного учета основных средств. Систематическим регистром синтетического учета является Главная книга.

    Комбинированные регистры сочетают хронологические  и систематические записи. Примером является книга Журнал-Главная, а  также большинство журналов-ордеров  и ведомостей.

    По  объему содержания учетные регистры могут быть синтетическими и аналитическими. Регистры синтетического учета открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки). Регистры аналитического учета ведут в развитие какого-либо синтетического счета. По строению аналитические регистры подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, линейные и шахматные.  Односторонние регистры - это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. Примером одностороннего регистра может служить кассовая книга. Двусторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета.  В частности, учет движения материалов отражается в целом по организации, а также в разрезе отдельных материально ответственных лиц. Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. Здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, давая возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов. В регистрах шахматного типа можно ограничиться записью одних лишь кредитовых (либо одних лишь дебетовых) оборотов с группировкой по корреспондирующим счетам, что позволяет путем двойной записи в один рабочий прием отразить операции одновременно по дебету и кредиту счетов.  Примером может служить Главная книга, где каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки.