Введение в специальность делопроизводство

РОССИЙСКАЯ  ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО  ПО НАУКЕ И ОБРАЗОВАНИЮ 

Государственное образовательное 

Учреждение  высшего профессионального обучения

"Орловский  государственный университет" 

Факультет документоведения и педагогического  образования

Кафедра документоведения и документационного обеспечения управления. 
 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа

По  дисциплине "Введение в специальность". 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                 Выполнила:

                                                                                 студентка 1 курса 3 группы                      

                                                                                 заочного отделения

                                                                                 Тимошенко Е.В.

                                                                                 Проверила:

                                                                                 к.ф.н., доцент

                                                                                 Пегина Т.П. 
 
 
 
 
 

Орёл 2011

Содержание. 

1. Что такое  информация……………………………………………………..3
2. Что такое документ………………………………………………………...4
3. Место и значение информационно-документационного обслуживания в деятельности управленческого аппарата…………………………………6
4. Кто занимается документационным обеспечением в аппарате управления………………………………………………………………….8
5. Какое место занимает служба ДОУ в системе управления……………..9
6. Когда появились должностные лица, занимающиеся делопроизводством……………………………………………………….11
7. Когда начинается подготовка специалистов документоведов...………12
8. Что явилось причиной появления новой специальности………………14
9. Кого готовят факультеты документоведения...…………………………15
10. Какой документ определяет государственные требования к подготовке специалистов с высшим образованием………………………………….17
11. Какие требования предъявляются к профессиональным знаниям по специальности…………………………………………………………….18
12. Что должен уметь специалист документовед…………………………...20
13. Каковы требования к выпускной квалификационной работе………….22
14. Где может работать специалист документовед…………………………23
15. Кем может работать специалист документовед………………………...24
16. Какие виды профессиональной деятельности возможны после окончания факультета…………………………………………………….25
17. Каковы возможности профессиональной адаптации документоведа…27
18. Список используемой литературы………………………………………28

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Что такое информация?

 

     Термин информация происходит от латинского слова informatio, что означает «сведения, разъяснения, изложение».

     В Федеральном законе “Об информации, информатизации и защите информации”  информация определяется как “сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления”.

     Информация может, являются объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений. Информация может свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому.

      Всякое сообщество может существовать, только обмениваясь информацией. Лишь располагая своевременно полученной и достаточной информацией можно принять правильное решение и  выиграть сражение, захватить власть, получить прибыль.

    Носитель информации – это документ. Один из способов фиксации информации – это документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Что такое документ?

 

       Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Основу любого документа составляет документная информация, т.е. содержащаяся в документе и ради которой он создается.

      Документы выполняют ряд важных функций:

      -  информационную: являются носителем и источником информации;

      -  управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;

      - деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;

      - коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;

      -  учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

      - социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;

      -   культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;

      -  историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

        Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д.

         При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д. Вся управленческая деятельность обязательно документируется.

         Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.

        Основу любого документа составляет документная информация. А документ в свою очередь является главным объектом труда управленца 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Место и значение информационно-документационного  обслуживания в деятельности управленческого  аппарата.

 

       Документ предназначен для хранения и передачи информации и поэтому основная его задача заключается в предоставлении потребителям всей совокупности данных интересующих их вопросов.

       Как только появляется управляющие и управляемые структуры, сразу возникает потребность передать управленческое решение и отчитаться в его выполнении. Один документ - это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. “Совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению” составляет систему документации.

     Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, т.к. принятое решение записывают, закрепляют в документе.

     Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

     Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Кто занимается документационным обслуживанием  в аппарате управления?

 

       Управленческие взаимосвязи сложны и формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих взаимосвязанных документов:

     - планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации;

    - инструктирование - в виде издания инструкций, методических указаний;

      - контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

     Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, отражает эту деятельность и в то же время используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

          Всем этим занимается служба ДОУ. В небольших организациях такое структурное  подразделение не создается, а вся работа с документами выполняется одним сотрудником. Основной целью ее деятельности является организация, руководство, контроль, координация и реализация работ по документационному обеспечению. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5. Какое место занимает служба ДОУ в системе  управления?

 

      Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От ее рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счете, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

    Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет  свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно обособленной службой, подчиненной  руководителю организации, службой документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

    Служба  делопроизводства как самостоятельное  структурное подразделение возглавляется  руководителем, который в свою очередь  подчиняется непосредственно руководителю организации. Объединение делопроизводственной службы с другими подразделениями, например вхождение этой службы в административно-хозяйственный отдел, является грубой ошибкой. 

    Наименование  службы ДОУ, ее структура, должностной, численный состав устанавливаются вышестоящими организациями в государственных учреждениях, а в негосударственных их руководством или их коллегиальными органами.

    В своей деятельности служба ДОУ руководствуется  законодательными актами, нормативно-методическими  документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, приказами и распоряжениями руководства, инструкцией по делопроизводству организации, положением о службе, должностными инструкциями ее работников.