Утвержденные формы

Поскольку согласно ч.5 ст. 84.1 ТК РФ запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона, то более грамотным считается вариант с использованием фразы, имеющейся в соответствующей формулировке ТК РФ.

Например, если текст пункта 3 части первой статьи 77 ТК РФ следующий: «расторжение трудового договора по инициативе работника …»,  то запись в трудовой книжке должна быть соответствующей: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Сторонники описываемой  точки зрения указывают, что несмотря на то, что варианты со словом «Уволен…» предлагаются Инструкцией, Трудовой кодекс имеет большую юридическую силу, чем Инструкция. 

Вторая точка зрения –  нужно использовать слово «Уволен» (кроме случаев прекращения трудового  договора по п.6 ч.1 ст. 83 ТК РФ), потому что  в Инструкции рекомендован такой  вариант и потому что в ст. 66 ТК РФ говорится о том, что «в трудовую книжку вносятся сведения…об увольнении работника».

Специалисты, поддерживающие эту точку зрения, говорят: мы же пишем, что работник «принят в  отдел такой-то на должность такую-то», а не «трудовой договор заключен…», и об увольнении мы должны писать соответственно; трудовая книжка – это не книга регистрации заключения и прекращения трудовых договоров, а документ, в который «вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе» (ч.4 ст. 66 ТК РФ). 

Запись об увольнении по собственному желанию.

Что касается увольнения работника  по собственному желанию, то относительно формулировки записи об увольнении по данному основанию сторонники рассматриваемой  точки зрения разделяются.

Одни считают правильным писать: «Уволен по инициативе работника…». Они полагают, что в соответствии с ч.4 ст.66 ТК РФ должна делаться запись именно об увольнении, а поскольку при этом ссылка делается на пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ, то дальнейшая часть формулировки должна браться из этого пункта. Такой вывод они делают из:

- текста ч.4 ст. 66 ТК РФ, согласно которому в трудовую книжку «вносятся сведения … об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора …»

- текста ч.5 ст. 84.1 ТК РФ, согласно которой запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона. 

Другие же считают более  правильно писать «Уволен по собственному желанию…», потому что такой вариант  рекомендуется Инструкцией. По их мнению, он не противоречит напрямую ч.5 ст. 84.1 ТК РФ. Согласно ч.5 ст. 84.1 ТК РФ запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. Однако, по мнению сторонников этой точки зрения в ч.5 ст.84.1 ТК РФ не говорится о том, что формулировку нужно брать именно из того пункта, той части той статьи, на которую делается ссылка. А, значит, формулировку допустимо брать из другой статьи, лишь бы речь шла о том же основании увольнения. Поэтому допустимо в записи использовать традиционную формулировку «Уволен по собственному желанию», поскольку она тоже из Трудового кодекса РФ (ст. 80). 

Возможно, кто-то из вас является убежденным сторонником первой позиции (об использовании формулировки «Трудовой  договор расторгнут (прекращен) в  связи…»), а кто-то поддерживает вторую (об использовании формулировки «Уволен  в связи…»). В каждом обосновании  есть зерна истины. Следует сказать, что на практике «живут» обе формулировки,  Гострудинспекция, как правило, не предъявляет претензий ни к одному из приведенных вариантов, и не штрафует за использование одного и не использование другого.

Учитывая то, что мнения кадровиков по рассматриваемому вопросу  расходятся, в дальнейшем мы будем  приводить образцы формулировок записей об увольнении в трудовые книжки для сторонников обеих  точек зрения. 

Указание на часть  статьи.

Обратите внимание, в примерах, приведенных в Инструкции не указывается часть статьи, на которую делается ссылка. Эти примеры немного устарели.

Согласно ч. 5 новой ст. 84.1 ТК РФ, введенной Федеральным  законом от 30.06.2006 № 90-ФЗ запись в  трудовую книжку об основании и о  причине прекращения трудового  договора должна производиться  со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. Поэтому часть статьи должна указываться в записи об увольнении. В данном случае кодекс имеет большую юридическую силу, чем Инструкция. 

Порядок оформления записи об увольнении в трудовой книжке 

Согласно п. 5.1 Инструкции запись об увольнении (прекращении  трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем  порядке:

- в графе 1 ставится  порядковый номер записи;

- в графе 2 указывается  дата увольнения (прекращения трудового  договора);

- в графе 3 делается  запись о причине увольнения (прекращения  трудового договора);

- в графе 4 указывается  наименование документа, на основании  которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение  работодателя, его дата и номер.

Обратите внимание, что  в графе 2 указывается именно дата увольнения (прекращения трудового  договора), а не дата внесения записи об увольнении в трудовую книжку и  не дата издания приказа об увольнении работника. Иногда на практике мы встречаем  такую ошибку – в графе 2 указывают  дату внесения записи, а не дату увольнения, установленную в приказе об увольнении работника.

Согласно ст. 84.1 ТК РФ днём прекращения трудового договора во всех случаях является последний  день работы работника, за исключением  случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

При увольнении работника (прекращении  трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются:

• подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек,
• печатью работодателя и
• подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил).

Напомним, что в п. 36 Правил упоминаются случаи, когда в день увольнения работника (прекращения  трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием  работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки. 

Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового  договора) в связи с переводом  работника на другую постоянную работу к другому работодателю или его  переходом на выборную работу (должность) 

Согласно п. 6.1 Инструкции при увольнении (прекращении трудового  договора) в связи с переводом  работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или  с его согласия. 

При увольнении работник заверяет своей подписью сделанные ему в трудовой книжке записи. Какое-нибудь слово, кроме своей подписи, работник должен написать в трудовой книжке, например, слово «ознакомлен»?

Вопрос этот неоднозначный. Среди специалистов имеются споры.

Напомним, что согласно п. 35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его  трудовую книжку за время работы у  данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил).

Позиция ряда специалистов такова – п.35 Правил требует только наличия подписи работника. Т.е. под  записью об увольнении ставится подпись  лица, ответственного за ведение трудовых книжек, ставится печать. После этого, ниже расписывается работник.

Есть и другое мнение, что под записью об увольнении работника лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, пишет свою должность, расписывается, пишет расшифровку  подписи. И аналогично поступает  работник, он подписывается по схеме  «Должность работника. Подпись. Расшифровка  подписи».

Это мнение обосновывается следующим образом.

Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" в состав реквизита "подпись" входят:

- наименование должности  лица, подписавшего документ;

- личная подпись;

- расшифровка подписи  (инициалы, фамилия).

Конечно, Правила и Инструкция прямо не указывают на необходимость  руководствоваться ГОСТом при работе с трудовой книжкой, и сама трудовая книжка, строго говоря, не относится к организационно-распорядительной документации. Однако вполне допустимо руководствоваться указанным стандартом, поскольку это не противоречит общему порядку ведения и заполнения трудовых книжек и соответствует сложившейся практике.

Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, которая  делается под записью об увольнении традиционно соответствует требованиям ГОСТа и выполняется по схеме: «Должность. Подпись. Расшифровка подписи».

Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись  работника должны производиться  по одинаковым правилам, потому что  п. 35 Правил не делает между ними различий.

В то же время есть один нюанс. Если увольняющийся работник занимал  должность, название которой состоит  из одного-двух слов, то его должность  под записями об увольнении указывать  удобно.

Но бывают должности, наименования которых состоят из 5-6 и более  слов. Такие должности указывать в подписи работника под записями в трудовой книжки неудобно. Для этих случаев ряд специалистов рекомендуют вместо наименования должности писать слово «Работник». Иногда приводится аргумент против указания должности или слова «работник» в подписи работника в трудовой книжке, а именно утверждают, что увольняющийся работник уже не является работником, и должности у него уже никакой нет. С этим аргументом нельзя согласиться.

Согласно ст. 84.1 ТК РФ днем увольнения (днем прекращения трудового  договора) является последний день работы. В этот день и должна быть внесена запись об увольнении, а  также выдана трудовая книжка на руки работнику. Этот день указывается в  табеле учета рабочего времени как  отработанный. То есть в последний  день работы работник еще трудится по обусловленной трудовым договором трудовой функции, а значит, выполняет работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Таким образом, в последний день работы работник все еще остается работником, и должность у него все еще имеется.

Относительно каких-то дополнительных слов в подписи работника отметим  следующее: почти все специалисты  считают, что не надо писать слова  «согласен», «ознакомлен». Этого не требуют ни кодекс, ни Правила, ни Инструкция. Однако есть мнение, что перед подписью работника можно писать слово  «заверяю», поскольку в п. 35 Правил говорится о заверении подписью работника произведенных в его  трудовую книжку записей.