Утвержденные формы

1. УТВЕРЖДЕННЫЕ ФОРМЫ. ПРАВОВАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ. 

Утвержденные  формы 

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (п.2 «Правил  ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства  Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225).

Форма трудовой книжки и  форма вкладыша в трудовую книжку были утверждены Постановлением Правительства  РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Данным Постановлением было установлено, что трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 г., имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

Форма приходно-расходной  книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и форма  книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждены Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Согласно п. 46  вышеуказанных «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Согласно Приказу Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках» изготовление по единому образцу бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением "ГОЗНАК" Министерства финансов Российской Федерации. 

Правовая регламентация

вопросов ведения, учета, хранения трудовых книжек. 

Положения, регламентирующие вопросы ведения, хранения, учета  трудовых книжек содержатся в следующих  документах:

• Трудовой кодекс РФ,
• «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225
• «Инструкция по заполнению трудовых книжек», утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

 

 

Рассмотрим основные положения  Трудового кодекса РФ, регламентирующие вопросы ведения, хранения, учета  трудовых книжек.

Согласно  статье 65 ТК: 

при заключении трудового  договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю в числе  прочих документов трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые  или работник поступает на работу на условиях совместительства; 

при заключении трудового  договора впервые трудовая книжка и  страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются  работодателем; 

в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению  этого лица (с указанием причины  отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Согласно  статье 66 ТК РФ:

трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника;

форма, порядок ведения  и хранения трудовых книжек, а также  порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей  устанавливаются Правительством Российской Федерации;

работодатель (за исключением  работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого  работника, проработавшего у него свыше  пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной;

в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой  им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а  также основания прекращения  трудового договора и сведения о  награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда  дисциплинарным взысканием является увольнение;

по желанию работника  сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту  основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. 

Согласно  статье 80 ТК РФ, определяющей порядок увольнения работника по собственному желанию, по истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет. 

Согласно  статье 84.1 ТК РФ, устанавливающей общий порядок оформления прекращения трудового договора,

в день прекращения трудового  договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ; по письменному заявлению  работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом  копии документов, связанных с  работой;

запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения  трудового договора должна производиться  в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие  статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона;

в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием  либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление  о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление  ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается  от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом "а" пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 ТК РФ, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего ТК РФ. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника. 

Согласно  ст.  234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Согласно  статье 309 ТК РФ, устанавливающей документы, подтверждающие период работы у работодателей - физических лиц:

работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого  работника в порядке, установленном  ТК РФ и иными нормативными правовыми  актами Российской Федерации;

работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и  оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОФОРМЛЕНИИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК 

Даты.

Согласно  п.1.1 Инструкции 1.1. записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись: "05.09.2003".

Цвета.

Записи  производятся аккуратно, перьевой или  гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Без сокращений.

Записи  производятся аккуратно и без  каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.

Состав сведений.

Согласно  п. 4 Правил в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой  им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а  также основания прекращения  трудового договора и сведения о  награждении за успехи в работе.

Согласно  п. 5 Правил сведения о взысканиях в  трудовую книжку не вносятся, за исключением  случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Язык.

Согласно  п. 6 Правил трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Соответствие приказу.

Согласно  п. 10 Правил все записи о выполняемой  работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а  также о награждении, произведенном  работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя и  должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Сроки внесения записей.

Согласно  п. 10 Правил все записи о выполняемой  работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а  также о награждении, произведенном  работодателем, вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения.

Порядковый номер.

Согласно  п. 11 Правил все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Это общее правило.

Для некоторых случаев Инструкция не предусматривает проставление порядкового  номера записи. Это специальные правила  для случаев-исключений. Например, согласно п. 3.2. Инструкции при переименовании организации заполняются только графы 3 и 4 трудовой книжки: «Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована  в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер». 

Ознакомление работника с записями.

Согласно  п. 12 Правил с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой  работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись  в его личной карточке, в которой  повторяется запись, внесенная в  трудовую книжку.

Согласно  п. 35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил). 

Кто именно должен заполнять трудовые книжки?

Согласно  п. 45 Правил ответственность за организацию  работы по ведению, хранению, учету  и выдаче трудовых книжек и вкладышей  в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет  специально уполномоченное лицо, назначаемое  приказом (распоряжением) работодателя. Лицо, указанное в таком приказе, и будет иметь право заполнять  и заверять своей подписью записи, внесенные в трудовую книжку. За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством  Российской Федерации.

Наличие приказа, которым назначается лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, всегда проверяют инспектора по труду при  проведении проверок.

Согласно  «Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденному Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37 заполняет, учитывает  и хранит трудовые книжки инспектор  по кадрам, а организует хранение и  заполнение трудовых книжек начальник  отдела кадров.

Если  в организации нет отдела кадров, данная работа может быть поручена в установленном порядке другому  работнику.

Обратите  внимание, назначать ответственным за работу с трудовыми книжками можно того работника, который должен выполнять такую работу согласно его должностной инструкции или трудовому договору. Например, работодатель не вправе принудительно в одностороннем порядке путем издания такого приказа заставить секретаря или офис-менеджера вести трудовые книжки, если они не согласны, а их должностными инструкциями и трудовыми договорами подобные обязанности не предусмотрены.

А если у нас  маленькая организация, может директор вести трудовые книжки?