Утвержденные формы

Это может делать сам руководитель организации. Пусть Ваш директор издаст приказ о принятии на себя полномочий по ведению, хранению и учету трудовых книжек.

Каков срок действия приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми  книжками?

Приказ, которым назначается лицо, ответственное  за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, действует до тех  пор, пока назначенное лицо работает у данного работодателя.  Приказ издают заново при передаче обязанностей по работе с трудовыми книжками другому лицу.

Не  следует забывать, что после назначения лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, необходимо этому лицу передать трудовые книжки по соответствующему акту. 

3. ЗАПОЛНЕНИЕ СВЕДЕНИЙ О РАБОТНИКЕ 

Согласно п.2.1 Инструкции сведения о работнике, указываемые  на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим  образом:

• фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами,
• дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
• запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
• запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);
• профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Согласно п. 2.2 Инструкции после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных  сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

И не забывайте, что согласно п. 8 Правил оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в  присутствии работника. 

Пример «традиционного»  заполнения титульного листа трудовой книжки. 

 

Обратите внимание, что  подпись лица, ответственного за ведение  трудовых книжек, должна быть разборчивой.

В этой связи согласно сложившейся  практике в данной строке пишут разборчиво фамилию без инициалов в качестве подписи.

Однако некоторые специалисты  утверждают, что такой подход не совсем верен. По их мнению воспроизведение  фамилии "разборчиво" не является подписью в действительном ее понимании, и в обоснование своей позиции  они ссылаются на п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", согласно которому  в состав реквизита "подпись" входят:

- наименование должности  лица, подписавшего документ;

- личная подпись;

- расшифровка подписи  (инициалы, фамилия).

Следует  отметить, что Правила и Инструкция прямо не указывают на необходимость руководствоваться ГОСТом при работе с трудовой книжкой, и сама трудовая книжка, строго говоря, не относится к организационно-распорядительной документации.

Возможно, вопрос был бы снят, если бы в бланке трудовой книжке в  рассматриваемом реквизите было написано не «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек» а  «Фамилия лица, ответственного за ведение  трудовых книжек» 

 

 

 

4. ЗАПОЛНЕНИЕ СВЕДЕНИЙ О РАБОТЕ 

4.1. Записи  о приёме на работу

4.2. Записи  о переводах на другую работу

4.3. Записи  о присвоении нового разряда

4.4. Записи  о работе по совместительству

4.5. Записи  об изменении наименования работодателя

4.6. Записи  о невключении времени работы в непрерывный трудовой стаж

4.7. Записи  о восстановлении непрерывного  трудового стажа

4.8. Записи  о времени военной службы и  времени обучения

4.9. Записи  об увольнении работников

4.10. Выдача  трудовой книжки при увольнении  

 

4.1. Записи о приёме на работу 

Как в трудовой книжке правильно оформить запись о приеме работника на работу?

На  странице 2 трудовой книжки начинается раздел «Сведения о работе».

Согласно  п. 3.1 Инструкции в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное  наименование организации (при его  наличии).

Под этим заголовком:

- в  графе 1 ставится порядковый номер  вносимой записи,

- в  графе 2 указывается дата приема  на работу.

- в  графе 3 делается запись о принятии  или назначении в структурное  подразделение организации с  указанием его конкретного наименования (если условие о работе в  конкретном структурном подразделении  включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием  квалификации,

- в  графу 4 заносятся дата и номер  приказа (распоряжения) или иного  решения работодателя, согласно  которому работник принят на  работу. 

Обратите внимание на графу 2. В ней ставится именно дата приема на работу, а не дата заполнения трудовой книжки. Эти даты на практике часто путают.

Если  работнику заводят трудовую книжку впервые, то дата приема на работу в  разделе «Сведения о работе»  может быть более ранней, чем дата на титульном листе трудовой книжки. В этом нет ничего страшного. Ведь трудовая книжка может заводиться не в первый день работы нового сотрудника. Согласно ч.3 ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Согласно п. 8 Правил оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Таким образом, трудовая книжка может заводиться не в первый день работы нового работника. Однако в графе 2 раздела «Сведения о работе» должна указываться дата приема на работу. Поэтому возможно несовпадение дат на титульном листе и в разделе «Сведения о работе» в первой записи о приеме на работу.

Особое  внимание обратите на наименование должности, на которую принимают работника.

Согласно  п. 3.1 Инструкции записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии  с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным  расписанием организации. В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном  порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся  до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании  приказа (распоряжения) или иного  решения работодателя вносятся соответствующие  изменения и дополнения.

Как в трудовой книжке правильно оформить запись о приеме работника на работу в порядке перевода?

Согласно  п. 6.1 Инструкции при приеме на новое  место работы в порядке перевода от другого работодателя в трудовой книжке работника в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись, предусмотренная п. 3.1 настоящей  Инструкции, с указанием при этом, что работник принят (назначен) в  порядке перевода.

Как в трудовой книжке правильно оформить запись о приеме работника на выборную работу (должность) при переходе работника  от другого работодателя?

Согласно  п. 6.2 Инструкции в случае перехода работника  на выборную работу (должность) к другому  работодателю (в другую организацию) на новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

4.1.1. Пример записи  о приеме на работу

 

Обращаем внимание пользователей  электронной энциклопедии «Пакет Кадровика», что на диске «Пакета Кадровика» имеется текст семинара и образцы  документов по теме «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в  пользу работодателя». Рекомендуем  ознакомиться с этими материалами.

Если  условие о работе в конкретном структурном подразделении не включено в трудовой договор, а сторонами  согласована лишь должность (что  допустимо согласно статье 57 ТК РФ), то в записи в трудовой книжке структурное  подразделение не указывается. Если должность работника не отнесена ни к одному структурному подразделению  согласно штатному расписанию работодателя, то структурное подразделение в  трудовой книжке соответственно не указывается.

Если  условие о работе в конкретном структурном подразделении не включено в трудовой договор, а сторонами  согласована лишь должность (что  допустимо согласно статье 57 ТК РФ), то в записи в трудовой книжке структурное  подразделение не указывается. Если должность работника не отнесена ни к одному структурному подразделению  согласно штатному расписанию работодателя, то структурное подразделение в  трудовой книжке соответственно не указывается.

 

 

 

Пример записи о приеме на работу без указания  структурного подразделения.

Обращаем  внимание пользователей электронной  энциклопедии «Пакет кадровика», что  на диске «Пакета Кадровика» имеется  текст семинара и образцы документов по теме «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя». Рекомендуем ознакомиться с этими  материалами.

4.1.3. Пример записи о назначении  генеральным директором

На  практике существует спор о том, какой  документ указывать в графе 4 раздела  «Сведения о работе» в случаях, когда вносится запись о назначении на должность директора (генерального директора) общества. Одни специалисты  предлагают указывать приказ о приеме на работу (приказ о вступлении в  должность директора), другие считают  правильным указывать протокол общего собрания участников общества. Третьи предлагают указывать оба эти  документа.

Наиболее  распространены последние два варианта.

Также высказывается мнение о том, что  вместо слова «назначен» в формулировке о приеме на работу директора общества должно использоваться слово «избран», потому что общее собрание участников общества (если участников более одного) директора избирает путем голосования.

На  практике существует спор о том, какой  документ указывать в графе 4 раздела  «Сведения о работе» в случаях, когда вносится запись о назначении на должность директора (генерального директора) общества. Одни специалисты  предлагают указывать приказ о приеме на работу (приказ о вступлении в  должность директора), другие считают  правильным указывать протокол общего собрания участников общества. Третьи предлагают указывать оба эти  документа.

Наиболее  распространены последние два варианта.

Также высказывается мнение о том, что  вместо слова «назначен» в формулировке о приеме на работу директора общества должно использоваться слово «избран», потому что общее собрание участников общества (если участников более одного) директора избирает путем голосования.

4.1.4. Пример записи о приеме  на работу в порядке перевода

4.2. Записи о переводах на другую работу 

Согласно  ч. 4 ст. 66 ТК в трудовую книжку вносятся сведения о переводах на другую постоянную работу. Обратите внимание, что исходя из формулировки ч. 4 ст. 66 ТК РФ сведения о временных переводах в трудовую книжку не вносятся, только сведения о переводах на другую постоянную работу.