Унифицированная система документации

      тексту», «Текст», «Отметка о  наличии приложения», «Отметка  об

      исполнителе», «Отметка об исполнении  документа и направления его  в

      дело», «Подпись» и слов «ЗАВЕРЕНО», «СЛУШАЛИ», «РЕШИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ»,  «ПРЕДЛАГАЮ».

   1. - на расстоянии 15 мм от левого  поля для начала абзаца в  тексте.

   2. – на расстоянии 48 мм от левого  поля для составления таблиц  и

      трафаретных текстов.

   3. – на расстоянии 72 мм от левого  поля для составления таблиц  и

      трафаретных текстов.

   4. – на расстоянии 96 мм от левого  поля для реквизита «Адресат».

   5. – на расстоянии 120 мм для  реквизита «Гриф утверждения»  и «Гриф

      ограничения доступа к документу».

   6. – на расстоянии 144 мм для  расшифровки подписи в реквизите  «Подпись».

   7. – на расстоянии 168 мм для  печатания слов «Копия» при снятия копий с

      документа.

Бланки  документов.

Бланки документов должны иметь  поля не менее, мм:

1) 20 мм  – левое;

2) 10 мм  – правое;

3) 15 мм  – верхнее;

4) 20 мм  – нижнее.

Бланки документов изготавливают  на белой бумаге или на бумаге светлых  тонов.

В зависимости от расположения реквизитов существует два варианта бланков  – угловой и продольный.

      Отдельные реквизиты являются  обязательными для каждого документа  не зависимо от его вида. Отсутствие реквизитов в документе лишает его

юридической силы. К обязательным реквизитам относятся  постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографным способом и образуют официальный (фирменный) бланк документа. ГОСТ устанавливает 3 вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:

    - общий бланк

    - бланк письма

    - бланк конкретного вида документа.

   Общий бланк используется при  изготовлении любых документов  кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, к которому добавляется герб, эмблема, наименование вышестоящих организаций. Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка для писем связано со спецификой письма предназначенного для отправки в другие организации.

   Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами  и не требуют адресной информации.

   Бланк для писем включает  реквизиты «Наименование организации»,

«Справочные данные организации», «Код организации». В бланке для писем

обозначаются  места для расположения реквизитов «Дата документа»,

«Регистрационный номер», «Ссылка на дату и регистрационный номер

документа». Бланк для писем может содержать  изображение герба и эмблемы, наименование вышестоящей организации.

   Бланк конкретного вида  документа включает реквизиты  «Наименование

организации», «Наименование вида документа», «Место составления или издания документа». Бланк конкретного вида документа может содержать знак герба или эмблемы, наименование вышестоящей организации и код формы документа по ОКОД.

   Организации субъектов РФ, как  правило, используют в качестве

государственного  языка не только русский, но и национальный язык, поэтому бланки этих организаций оформляются на двух языках. На них печатают следующие реквизиты бланка: «Наименование предприятия», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа». Если правом подписи документа обладает не только руководитель организации, но и руководители структурных организаций, а также должностные лица, то организация может иметь бланки структурных подразделений и должностных лиц. При изготовлении служебных бланков используют 2 основных формата бумаги А4 (210 мм; 294 мм) и А5 (147 мм; 210 мм). Допускается использование бланков формата А3 и А6.  

      Унификацию и стандартизацию  управленческих документов следует  рассматривать как один из  факторов повышения производительности  управленческого труда. Унификация  документов - это выбор рациональных  структур их построения, приведение  документов единообразию на основе  установления рационального количества  их форм и типизация их построения.

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

   1. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система   организационно-распорядительной   документации. Требования к оформлению документов. - М., Издательство стандартов,1997.

   2. Изменение № 1 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» с датой введения с 1 апреля 2000 года.

   3. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1983.

   4. Общероссийский классификатор управленческой документации. - М., Издательство стандартов, 1994.

   5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения: общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

   6. ГОСТ Р 1.5-92. государственная система стандартизации Российской

Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению. -1992.

   7. Зайцева, Т. А. Современные методики делопроизводства в библиотеке: учебно-методическое пособие [Текст] / Т. А. Зайцева. – М.: Либерея, 2004. – 128 с.

    8. М.В.Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления [Текст] / М.В.Кирсанова, Ю.М.Аксенов. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001.