Унифицированная система документации

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение высшего  профессионального образования

«Алтайская государственная академия культуры и искусств»

 

Факультет информационных ресурсов и  дизайна

Кафедра менеджмента информационных ресурсов и библиосоциальной работы

 

 

 

 

 

 

Понятие «Унифицированная система документации»

 

Реферат по дисциплине:

«Документационное обеспечение управления»

 

 

 

 

Выполнила:  Лузянина Г. А.,

студентка 5 курса,

гр. МИР 083з

Проверил: Маслов М. С., к.с. н.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Барнаул, 2013

 

Понятие «Унифицированная система  документации»

Унифицированная система документации (УСД) – система  документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

    Унификация  документов   заключается   в    установлении    единообразия состава  и  форм  управленческих  документов,  фиксирующих     осуществление однотипных управленческих функций и задач.

   Унификация документов  проводится  в  целях  сокращения  количества применяемых  документов,   типизации   их    форм,    повышения    качества, снижения   трудоемкости     их    обработки,    достижения    информационной совместимости  различных   систем    документации    по    одноименным  и смежным   функциям     управления,    более    эффективного    использования вычислительной техники.

      Работа по унификации включает:

.  разработку   УСД,    которая     осуществляется     министерствами     и

   ведомствами,  ответственными       за       соответствующие       системы

   документации;

.   внедрение   межотраслевых        (межведомственных)        УСД        в

   республиканских и отраслевых  УСД:

. внедрение разработанных ОКТЭИ;

.  ведение  УСД   и   ОКТЭИ   с     целью     поддержания     достоверности   информации и их дальнейшее  развитие;

.   разработку   комплексов      отраслевых      унифицированных       форм документов, отражающих  специфику   отрасли и не  вошедших  в УСД,   а также их государственную регистрацию;

.   разработку    отраслевых      классификаторов     технико-экономической  информации, отражающих специфику отрасли.

Правила оформления документов закрепляются в нормативных актах различного уровня, издаваемых федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, органами коммерческих и некоммерческих организаций (законы, указы, распоряжения, постановления и др.)

Составление, изготовление и оформление документов требуют много времени, труда и материальных затрат. При  решении однотипных управленческих функций появляется неоправданное  многообразие документов, которые фиксируют  выполнение идентичных управленческих действий. Чтобы уменьшить количество, разнообразие состава и форм и снизить трудоемкость обработки документов, проводится их унификация.

Унифицированные формы документов объединяются в унифицированные  системы документации (УДС). В ГОСТ 51141 – 98 это понятие определяется как «УДС – система документации, созданная по единым правилам требования, содержащая информацию, необходимую  для управления в определенной сфере  деятельности». Каждый документ включает конкретный состав реквизитов. Многие из них, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми и поэтому  становятся объектами унификации.

В настоящее время разработано  и действует около 20 общероссийских унифицированных систем документации. Например:

- унифицированная система организационно-распорядительной  документации;

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной            бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- унифицированная система отчетно-статистической документации;

- унифицированная система  учетной  и отчетной бухгалтерской документации  предприятий;

- унифицированная система документации  по труду;

- унифицированная система документации  Пенсионного фонда РФ;

- унифицированная система внешнеторговой  документации и др.

Определение, назначение и состав УДС устанавливаются ГОСТами. На каждую систему издается ГОСТ. Например: ГОСТ Р 6.30 – 97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и др. Унифицированные формы документов, созданные в разных системах и используемые в управлении различного уровня, проектируются на основе ГОСТ 6.10.5 – 87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.

Стандартизация – это юридическое  закрепление проведенной унификации, т. е. возведение в норму оптимальных  правил и требований по разработке и оформлению документов в виде государственных  стандартов (ГОСТ).

Унификация и стандартизация документов связаны, так как,  требования унификации получают правовое закрепление стандартизацией.

Кроме стандартов, разрабатываются  классификаторы технико-экономической  и социальной информации (нормативные  документы, содержащие систематизированный  свод наименований объектов, и присвоенные  им коды); они обеспечивают автоматизированную обработку данных.

В зависимости от области применения делятся на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

По содержанию они подразделяются на три группы.

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях. Например: общероссийский классификатор продукции (ОКП); общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и др.
2. Классификаторы информации об организационных структурах: общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО); общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) и др.;
3. Классификаторы информации о населении и кадрах: общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО); общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.

С помощью этих документов осуществляется работа по классификации и кодированию  технико-экономической и социальной информации.

Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ), изданная в 1990 г., является наиболее полным межотраслевым  документом по организации документного обеспечения управления.

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в системе государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. На основании положений ГСДОУ разрабатываются и издаются стандарты, инструкции по документному обеспечению управления и др. методические и нормативные материалы.

Таким образом, основным общегосударственными и нормативно – методическими  документами по организационно - документному обеспечению управления, действующими сегодня, являются следующие:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
2. ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированная Система Документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
3. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ.
4. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

 

          Основными принципами унификации  документов являются:

- унификация  от общего  к  частному.  Заключается   в  построении  формуляра-образца  документов для конкретной системы   документации  и  установлении  на его основе состава реквизитов для  данной  системы  документации,  отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

-  единообразие  форм  документов  и  правил  их  построения,   составления,

оформления. Обеспечивается путем  максимальной  типизации  и  трафаретизации документов, унификации расположения  данных  на  поле  документа,  выработки технологий и условных сокращений;

- комплексность  унификации. При ее проведении  должны  предусматриваться  все требования к документу на всех стадиях его создания,  заполнения,  обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические  возможности человека и параметры технических средств;

- информативность.  Означает включение в  документы   только  тех  реквизитов, которые нужны для решения  конкретных  задач,  для  поиска  и  подтверждения юридической силы документа;

- сокращение  числа видов документов. Достигается  за  счет  совершенствования методов  управления,  например,  в  направлении   повсеместного   применения оргтехники;

- стабильность  требований  к  документам  (установлены  государственными  и отраслевыми стандартами);

- сопряжение  с действующими системами классификации  и  кодирования  технико-экономической  информации;

- экономичность.  Достигается за счет обоснованного   включения  документов  в систему документации, широкого применения бланков,  рациональной  компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

 Существует  3  способа   унификации  текстов:  трафарет,  анкета   и

таблица.

Трафарет - это способ  фиксации  постоянной  информации  в виде  связанного текста с пробелами для переменной информации. В  форме  трафарета  создаются ряд приказов, заявлений.

Анкета -  способ   представления   унифицированного   текста,   при   котором постоянная информация  располагается  в  левой  части  листа,  а  переменная вносится в документ в процессе его  составления  в  правую  часть  листа.  В унифицированной системе  документации  на  организационно – распорядительные документы  анкетным  методом  смоделированы  приказы  по  приему,  переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства  анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы;  создаются

предпосылки для копирования информации.

      Таблица -  разорванный текст,  расположенный   по   определенному

принципу: постоянная информация расположена  в заголовках граф и боковике,  а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк.  Обладает  большой информационной  емкостью,  позволяет  строго  классифицировать,   кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен  в  машинописи.

Эффект от  унификации  и  стандартизации  управленческих  документов  бывает косвенным  (  повышение  качества  управления,  эффективности  использования оргтехники,  ускорении  оборачиваемости  финансовых  средств)  и  прямым   (снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на  заработную  плату)  при работе с  документами,  расхода  материалов  на  их  изготовление,  удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

         Стандартизация – это деятельность  по установлению норм, правил  и

характеристик в целях обеспечения:

    - безопасности продукции, работ  и услуг; жизни и здоровья;

    - технической и информационной  совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией;

    - экономии всех видов ресурсов.

          Все ГОСТы, действующие на территории  нашей страны объединены в

единую  государственную систему стандартизацию – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.

      В целях сокращения количества  применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).