Унифицированная система документации

      УДС – совокупность взаимосвязанных  унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

      В основе создания УСД лежит  метод унификация – установление

единообразия  состава и форм управленческих документов создаваемых при

решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются

классификаторы  технико-экономической с социальной информации,

обеспечивающих  интегративную автоматизированную обработку данных.

      Государственная система документированного  обеспечения управления

(ГСДОУ)  – это совокупность принципов  и правил устанавливающих единые

требования  в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

      Основная цель ГСДОУ упорядочивание  документа оборота организации

сокращения  количества и повышение  количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

      Основные положения ГСДОУ охватывают  вопросы документирования

управленческой  деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

      Различают следующие виды документов:

    - По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и

      средства передачи документов (письмо, телеграмма)).

    - По происхождению (служебные  и личные документы).

    - По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).

    - По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные,

      временные).

    - По месту составления (внутренние  и внешние).

    - По наименованию (проказы, указы,  отчеты).

    - По стадиям создания (выписки,  отпуск, оригиналы).

      При составлении документов используются  следующий состав реквизитов:

      01 – герб РФ

      02 – герб субъекта РФ

      03 – эмблема организации или  товарный знак

      04 – код организации

      05 – код формы документа

      06 – наименование организации

      07 – справочные данные об организации

      08 – наименование вида документа

      09 – дата документа

      10 – регистрационный номер документа

      11 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа

      12 – место составления или  издания документа

      13 – гриф ограничения доступа  к документу

      14 – адресат

      15 – гриф утверждения документа

      16 – резолюция

      17 – заголовок к тексту

      18 – отметка о контроле

      19 – текст документа

      20 – отметка о наличии приложения

      21 – подпись

      22 – гриф согласования документа

      23 – визы согласования документа

      24 – печать

      25 – отметка о замирении копии

      26 – отметка об исполнителе

      27 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело

      28 – отметка о поступлении  документа в организацию

      29 – отметка для автоматического  поиска документа.

 

    1. – помещают на бланках документа  в соответствии с положением  о

       государственном гербе РФ.

    2. – помешают на бланках документа  в соответствии с правовыми  актами

       субъектов РФ.

    3. – эмблему организации или  товарный знак помещают на  бланках

       организаций в соответствии с  уставом (Положение об организации)  если

       на бланке уже есть герб  РФ или герб субъекта РФ, то  эмблему не

       воспроизводят.

    4. – код организации расставляют  по общероссийскому классификатору

       предприятий.

    5. – код формы документа расставляют  по общероссийскому классификатору

       управления документации.

    6. – наименование организации  должно соответствовать наименованию,

       закрепленному учредительному документу.  Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и располагают ниже наименования на русском языке.

    7. – справочные данные об организации  включают: почтовый адрес,

номер телефона и другие сведения по решению организации (номера            факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, web – страница в

интернете).

    8. – наименование вида документа  составляемого или изданного  в

 организации регламентируется уставом и должно соответствовать видам

документов  предусмотренной в УРД. Этот реквизит оформляется

 заглавными  буквами и пишется на всех  документах кроме писем.

    9. – датой документа является  дата его подписания или утверждения.

 Оформляется тремя парами арабских цифр, следующей последовательности:

 день, месяц, год.

   10. – регистрационный номер документа  состоит из его порядкового  номера, который можно дополнять.

   11. – ссылка на регистрационный  номер включает регистрационный  номер и дату, на который дается ответ.

   12. – указывают в том случае  если затруднено его определение  по

 реквизитам.

   13. – гриф ограничения доступа  для служебного пользования (СЕКРЕТНО),

конфиденциально (коммерческая тайна) расставляется  без кавычек в правом     углу.

   14. – адресат при адресовании в организацию ее название указывают в

 именительном падеже, должность в дательном падеже.

   15. – гриф утверждения документа  расставляется в правом верхнем  углу

 документа. Документ может утверждаться должестным лицом или специальным создавшим документом. При утверждении документа  должностным лицом расставляется гриф утверждения и слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица утверждающего документ, личная подпись и её расшифровка, ее дата.

   16. – резолюция  пишется руководителем  непосредственно на документе  и

включает:

    - фамилию исполнителя (кому поручается)

    - содержание поручения (конкретные  действия)

    - срок исполнения

    - подпись руководителя и дата  подписания.

17. –  заголовок к тексту включает  краткое содержание документа.  Заголовок

согласуется наименованием вида документа и  может отвечать на вопросы: о

чем, о  ком или кого, чего.

18. –  отметка о контроле ставится должным лицом или подразделением,

осуществляющим контроль подразделения. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К» или словом на штампе

«контроль».

19. –  текст документа обычно состоит  из двух частей. В первой части

указывается причины, основания, цели составления  документа. Во второй

выводы, просьбы, предложения, распоряжения, приказы. Если содержание

документа не нуждается в пояснении текст содержит одну заключительную

часть.

20. –  если в приложении не употреблялось в тексте то указывается его

наименования, количество листов и экземпляров. При  наличии нескольких

приложений  то они нумеруются.

21. –  подпись включает наименование  должности лица подписавшего  документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке) личную подпись и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.

22. –  гриф согласования документа  состоит из слова «СОГЛАСОВАННО»,

должности лица, с которым согласовывается  документ (включает наименование организации, подписи и ее расшифровки и даты согласования).

23. –  визы согласования документа  включает подпись визирующего,  ее

расшифровки, дату, при необходимости должность  визирующего.

24. –  печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих право лица, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.

25. –  отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит за верительную надпись «Верно», должность лица заверившего подпись, подпись и ее расшифровка, дата заверения.  Для заверения более важных документов расставляется печать.

26. –  отметка об исполнителе включает  фамилию исполнителя документа  и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу.

27. –  отметка об исполнении документа  и направление его в дело  включает

следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует

документ, свидетельствующий об исполнении или  при наличии такого документа ссылку на его дату и номер документа.

28. –  отметка о поступлении документа  в организацию содержит порядковый

номер и  дату поступления документа. Отметку  о поступлении документа в

организацию проставляют в виде штампа. Автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа.

29. –  отметка для автоматического  поиска может включать имя  файла и другие данные о документе.

Каждый  документ имеет индивидуальный набор  реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.

Другие  реквизиты обязательны для отдельных  видов документов. Например, для писем необходимы: справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов: наименование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например: наименование вида документа) или длительное время (например: наименование организации, справочные данные об организации).

Однако  многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются полностью или частично (например: дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Заголовочная  часть — это начало документа, где содержатся сведения об организации авторе документа) и первичные данные о самом документе (реквизиты 01—16).

Содержательная  часть — главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение (реквизиты 17—20).

Оформляющая часть — совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21—24). В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25— 29).

Главной частью документа, безусловно, является содержательная, т.е. текст или таблица, анкета, отражающие смысл и цель документа, ради которых он был составлен.

Однако  нельзя пренебрегать заголовочной и  особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает юридическую силу. Подготовка любого документа, таким образом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над содержательной частью) и оформление документа — придание документу юридической силы.

      При печатании документов используют 8 стандартных положений

табулятора:

   0. – от границы левого поля  для печатании реквизитов «Заголовок  к