Учетная кадровая документация

     Приказом  работодателя должен быть установлен порядок выдачи, ознакомления с личными делами сотрудников и круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, также можно это сделать в Положении о персональных данных работников. В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия (приказ, разрешение руководителя) и нового местонахождения документа. Согласно пункту 3.2.3. Приказа Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», с документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются росписью работника отдела кадров.

     Личные  дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Работник имеет право знакомиться только со своим личным делом в помещении кадровой службы. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в описи дела.

     При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается  производить какие-либо исправления  в ранее сделанных записях, вносить  в него новые записи, извлекать  из личного дела имеющиеся там  документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

     При возврате дела тщательно проверяется  сохранность документов, отсутствие повреждений, включения в дело других документов или подмены документов.

     В помещении кадровой службы хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела могут располагаться  по порядку номеров или по алфавиту фамилий сотрудников.

     После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение. Личные дела уволенных работников в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года хранятся 75 лет. Личные дела руководителей хранятся постоянно. Для хранения используются запирающиеся металлические сейфы, шкафы, обеспечивающих полную сохранность документов. 

2.2 Личный листок по учету кадров

     Личный  листок по учету кадров включает в себя биографические сведения о работнике, его образовании, предыдущих местах работы с начала трудовой деятельности, семейном положении и другое.

     Работник  сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При  его заполнении используются следующие документы:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• военный билет;
• документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
• документы об имеющихся изобретениях.

     «Анкета» - документ аналогичный «Личному листку по учету кадров», который иногда применяется при оформлении приема на работу. В отличие от личного  листка, анкета подписывается не только самим лицом, принимаемым на работу, но и специалистом кадровой службы.

     Иногда  работника, принимаемого на работу, просят предоставить «Автобиографию» или  «Резюме».  

2.3 Дополнение к личному листку по учету кадров - это документ вторичный по отношению к личному листку по учету кадров, он фиксирует только изменения, произошедшие в трудовой деятельности и личной жизни работника. В этом документе содержаться: ФИО работника и разделы, предназначенные для внесения изменений и дополнений. Как правило, такой документ составляется в виде таблицы.

• В первом разделе фиксируются сведения о работе, о переводах, изменениях в названии должности, структурного подразделения и так далее со ссылкой на дату и номер приказа по личному составу.
• Во второй раздел вносятся данные об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменение семейного положения, места постоянной регистрации), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и тому подобное.

     Изменения и дополнения в персональные данные вносятся на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых работниками (свидетельства о заключении брака, диплома и так далее). Устное заявление работника не является основанием для внесения указанных изменений. Новые документы с внесенными изменениями и дополнениями помещаются в личное дело вместе с ранее подшитыми.

     В практике работы кадровых служб организаций  принято включать в состав личного  дела копии приказов (или выписки  из них) о переводах на другую работу, освобождении от должности, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилий и другие. Однако вся эта информация содержится в «Дополнении к личному листку по учету кадров». В связи с этим можно рекомендовать не включать названные документы в личное дело.

     Справки о состоянии здоровья, с места жительства, обходные листы и тому подобное могут не включаться в личные дела, поскольку информация из них переносится в «Дополнение к личному листку по учету кадров». При необходимости они формируются в самостоятельные дела и хранятся в течение трех лет. 

3.  Производная (вторичная) учетная документация 

     Вторичные учетные документы производны, базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основные цели создания этой подгруппы документов:

     - обеспечение полноты, достоверности  и динамичности информации в  работе с кадрами;

     - обеспечение оперативного хранения  кадровых документов;

     - обеспечение эффективного поиска  кадровых документов. 

3.1 Личная карточка работника

     Личная  карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий, включая временных и сезонных работников, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету личного состава.

     Она ведется на протяжении всего периода  трудовой деятельности работника у  данного работодателя, начиная с приема на работу, и закрывается только при увольнении. На работников, принятых на работу по гражданско-правовым договорам, личные карточки не ведутся.

     Личная  карточка №Т-2 относится к группе обязательных кадровых документов. Форма личной карточки унифицирована и относится к системе первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

     В связи со спецификой отдельных сфер трудовой деятельности Постановление  Госкомстата Российской Федерации  от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда и его оплаты» утвердило еще две учетные формы: №Т-2ГС (МС) и №Т-4.

     Личная  карточка государственного (муниципального) служащего (форма №Т-2ГС (МС)) применяется  для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной  службы. Ведется вместо формы №Т-2, имеет аналогичное содержание.

     Учетная карточка научного, научно-педагогического  работника (форма №Т-4) заполняется  параллельно с формой №Т-2 в научных, научно-исследовательских, научно-производственных организациях, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии для учета научных работников. Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочее), а также сведений сообщенных о себе работником.

     Значимость  личной карточки заключается в том, что при утрате трудовой книжки она  является единственным документом, прямо  подтверждающим трудовой стаж работника.

     Личная  карточка заполняется только специалистом кадровой службы на всех лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1 или №Т-1а). Личные карточки хранятся в сейфе, образуя отдельную картотеку по алфавиту фамилий работников.

     При заполнении личной карточки используются сведения из следующих документов, предъявляемых работником при приеме на работу (в соответствии со статьей 65 ТК РФ):

     - паспорта;

     - документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

     - трудовой книжки (для совместителей  – копии трудовой книжки);

     - страхового свидетельства государственного  пенсионного страхования;

     - свидетельства о постановке на  учет в налоговом органе;

     - документов воинского учета (для военнообязанных).

     При заполнении личной карточки также используется дополнительная информация, которую  сообщает о себе работник.

     В отдельных случаях с учетом специфики  работы работодатель может потребовать (при согласии работника) предъявления дополнительных документов при заключении трудового договора. При этом перечень дополнительных документов устанавливается не самостоятельно работодателем, а необходимость их предоставления должна быть прямо установлена нормативным актом. Во всех иных случаях, запрещается требовать от лица, поступающего на работу, какие-либо дополнительные документы, помимо предусмотренных законом.

     К таким дополнительным документам, как  правило, относят: свидетельство о  рождении ребенка, свидетельство о  заключении брака, справка о беременности женщины, документы об инвалидности, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и другие.

     Но  требовать от лица, поступающего на работу предоставления указанных документов в обязательном порядке, работодатель не имеет права. Вместе с тем, предоставление указанных документов в интересах самого работника, поскольку в противном случае, работодатель не сможет предоставить работнику положенные законом льготы и гарантии.

     Унифицированная форма личной карточки №Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие разделы:

I. «Общие  сведения»;

II. «Сведения  о воинском учете»;

III. «Прием  на работу и переводы на  другую работу»;

IV. «Аттестация»;

V. «Повышение  квалификации»;

VI.»Профессиональная  переподготовка»;

VII. «Награды (поощрения), почетные звания»;

VIII. «Отпуск»;

IX. «Социальные  льготы, на которые работник имеет  право в соответствии с законодательством»;

X. «Дополнительные  сведения»;

XI. «Основание  прекращения трудового договора (увольнения)».

     При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие личные данные (например, изменение семейного положения, места жительства, в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и тому подобное), которые заверяются подписью работника кадровой службы. Изменения и дополнения вносятся на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых работниками (свидетельства о браке, диплома и так далее). Устное заявление работника не является основанием для внесения указанных изменений, за исключением малозначительных данных (например, касающихся номера телефона).

     Наиболее  важными являются сведения раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основание прекращения  трудового договора (увольнения)».

     Данные о повышении квалификации и профессиональной переподготовке записываются на основании документов (свидетельство, удостоверение), представляемых работником либо поступающих из отдела подготовки кадров.