Учетная кадровая документация

Тема: «Учетная кадровая документация». 

Содержание  работы: 

Введение _______________________________________________________________3

1. Функции и классификация учетной документации________________________3

2. Первичные учетные документы_________________________________________4

  2.1  Личное дело _______________________________________________________  4

  2.2  Личный листок по учету кадров______________ _________________________7

  2.3  Дополнение к личному листку по учету кадров ___________________________7

3. Производная (вторичная) учетная документация________________________ 8

  3.1 Личная карточка работника__________________________________________8

  3.2 Формы регистрации учетных сведений по составу и движению кадров_____ 10

3.3 Документация по учету рабочего времени_______________________________11

4. Задания для первой  части контрольной  работы          ___________________   13

Библиографический список______________________________________________16 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение  

     Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

     Термин  «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

     Отдел кадров традиционно представлял  собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном  обществе информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

     Основной  задачей данной работы является изучение учетной кадровой документации, определение ее признаков. 

1.  Функции и классификация учетной классификации 

Группа  учетной документации выполняет  функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и  последующей обработке необходимых  сведений по составу и движению кадров.

С точки  зрения последовательности регистрации и накопления учетных данных о работниках в составе учетной документации можно выделить две подгруппы:

1) первичные  учетные документы;

2) производные  (вторичные) учетные документы. 

Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов предоставляемых работниками при приеме на работу.  Они включают в себя: личное дело, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров.

Вторичные учетные документы производны, базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основные цели создания этой подгруппы документов:

• Обеспечение полноты, достоверности и динамичности информации в работе с кадрами.
• Обеспечение оперативного хранения кадровых документов.
• Обеспечение эффективного поиска кадровых документов.

     Вторичные учетные документы включают в  себя: личную карточку работника (унифицированные формы №Т-2, №Т-2ГС (МС), №Т-4), документацию по учету рабочего времени и расчетов с персоналом и разнообразные регистрационные формы учетных сведений. 

2.  Первичные учетные документы 

2.1 Личное дело

Личное  дело - совокупность документов, содержащих персональные данные работника и  иные сведения, связанные с его  трудовой деятельностью.

Личное  дело не является обязательным в составе  кадровой документации.

Как правило, личные дела ведутся в различных  государственных органах, а в  секторе частного бизнеса - на руководящий  состав работников, специалистов, материально-ответственных  лиц. Работодатель в условиях современного кадрового делопроизводства вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел. При этом независимо от выбора работодателя все необходимые персональные данные на каждого работника отражаются в личной карточке (унифицированная форма №Т-2).

Порядок работы с личными делами не регламентирован законодателем, в связи, с чем работодатели самостоятельно решают вопросы их формирования и ведения.

Исключение  составляют личные дела государственных  служащих.

Ведение личных дел федеральных государственных  служащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы».

Ведение личных дел государственных гражданских служащих Российской Федерации регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года №609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

      Личное  дело оформляется после издания  приказа о приеме на работу. Первоначально  в личное дело группируются документы, оформляющие процедуру приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника у данного работодателя. На основе анализа нормативных актов по кадровому делопроизводству можно сделать вывод, что в состав личного дела входят следующие документы:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
• анкета или личный листок по учету кадров;
• автобиография или резюме;
• копии документов об образовании;
• копии документов об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);
• характеристики или рекомендательные письма;
• заявление о приеме на работу;
• трудовой договор;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении (или выписки из них);
• справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Документы в личных делах должны располагаться в хронологическом порядке по мере их поступления.

         Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя  опись документов личного дела подписывается  составителем с указанием расшифровки  подписи, должности и даты составления  описи.

          При формировании личного дела в него помещают копии документов, подтверждающие социально значимые факты (документы об образовании - аттестат, диплом, сертификат, свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о расторжении брака и другое). Необходимо помнить, что помимо копии документов необходимо удостовериться в наличии оригиналов соответствующих документов.

     Копии документов об утверждении в должности  помещаются в личные дела руководителей (копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы, копия протокола общего собрания акционеров).

     Если  при приеме на работу представлялись характеристики или рекомендательные письма, работником составлялось заявление  о приеме на работу, то они также  подшиваются в личное дело работника.

     Трудовые  договоры, заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или формироваться в отдельные дела.

     В личное дело могут быть включены такие  документы, как списки изобретений, научных трудов и другое.

     Необходимо  иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.

     Все документы, относящиеся к личному  делу, по мере поступления подшиваются  в папку. Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается.

     Обложка личного дела, как и обложки  дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило - табельный номер).  Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

     Личные  дела хранятся в сейфе, металлических  шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность  за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию.

     При работе с документами, входящими  в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством.

     В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником.