Термінологія сфери керування документаційними процесами

Хоча інформаційна природа  документа очевидна, саме поняття "документ" визначають по-різному, бо за основу визначення понять беруть різні критерії: мету створення документа, його зміст, форму, спосіб відтворення інформації, сферу використання документа тощо [10].

Різноманітність визначень  пов'язана, насамперед, з використанням  цього поняття в різних сферах суспільного життя, зокрема в  інформатиці, бібліотекознавстві, архівознавстві, музеєзнавстві та інших. Для адміністративно-правового регулювання важлива сфера документаційного забезпечення управління.

На думку В. Савицького, з погляду використання в управлінській  сфері найбільш вдалою є дефініція  поняття "документ" за держстандартом ДСТУ 2732:2004, оскільки воно порівняно з усіма іншими визначеннями має великий обсяг [11].

На нашу думку, визначення, подане в ДСТУ 4423-1:2005, є більш доцільним, оскільки відповідає міжнародним стандартам та останнім досягненням наукової думки, зокрема ISO 15489-2001 "Інформація та документація". Серед великої кількості документів, які створюються на підприємстві, адміністративно-правовому регулюванню підлягають в основному службові документи. Але і тут у законодавстві зустрічається декілька визначень. Службовий документ - це інформація, яку організація або фізична особа створила, отримала та зберігає як свідчення або інформацію згідно з правовими зобов'язаннями чи в процесі виконання основної діяльності [12]. Службовий документ - це також документ, який створила або отримала установа (чи інший суб'єкт господарювання) у процесі діяльності [13]. На думку В. Бездрабко, ДСТУ 4423:2005 визначає основні риси службового документа: автентичність, достовірність, цілісність, придатність для користування, що додатково увиразнюють його ідентифікаційні риси [14]. З цією думкою можна погодитись, тому, на наш погляд, термін, наданий ДСТУ 4423:2005, більш детально характеризує службовий документ і є більш сучасним.

Усі службові документи, створені згідно з нормами чинного  законодавства, потребують реєстрації, організації контролю за виконанням, формування їх у справи, підготовки до зберігання, тобто організації діловодства (від старовинного "виробництво справ" - процес прийняття рішень на підставі документів).

Так, згідно з ДСТУ 2732:2004, діловодство - сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами. Діловодство - сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації й організацію роботи зі службовими документами [15]. На відміну від визначення документа, тут спостерігається дублювання поняття діловодства. Це свідчить про те, що законодавець і провідні фахівці в галузі діловодсва прийшли до єдиного погляду на це питання. Тому його без застережень можуть застосовувати в практичній діяльності суб'єкти господарювання. Крім того, він може слугувати основою при створенні єдиного закону про діловодство.

Ще один процес, який використовується в практичній діяльності, - це створення  документів, тобто документування управлінської діяльності. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів [16]. Документування управлінської інформації - це створення службових документів, змістом яких є управлінська інформація [17]. Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно. Тому єдине розуміння цього процесу дуже важливе для побудови діловодства на підприємстві.

Для розподілу документів за справами розробляється найпростіший класифікатор - номенклатура справ. Це систематизований перелік заголовків справ, які ведуть суб'єкти господарювання. Номенклатура справ - обов'язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання [18]. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ [19]. Номенклатура справ - обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ [20].

Дублювання термінів або деяка неузгодженість є природним  явищем, оскільки з науково-технічним  процесом змінюється розуміння різних процесів, у тому числі пов'язаних з діловодством. Підтвердженням цього  є таке поняття, як керування документацією, - комплекс заходів, спрямованих на здійснення процесів створювання та функціонування службових документів [21]. Упровадження в Україні стандарту ДСТУ 44232005 "Інформація та документація. Керування документаційними процесами", підготовленого на основі міжнародного стандарту ISO 15489-2001 "Інформація та документація", дещо змінив погляд на цей термін.

Тлумачення поняття "керування  документаційними процесами", подане в ДСТУ 4423:2005, відрізняється від  пропонованих раніше. Якщо у чинному  термінологічному стандарті у сфері діловодства й архівної справи до англомовного варіанта records management зустрічаємо україномовну версію керування документацією, то в ДСТУ 4423-1:2005 розробники відмовляються від буквального перекладу терміна, мотивуючи неадекватністю відображення змісту іншомовного терміна. Тому замість звичного "керування документацією", маємо модифіковану версію - "керування документаційними процесами" [22]. Останнє тлумачиться як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву, вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень, інформації про ділову діяльність [23].

Неузгодженість термінів зустрічалась і в минулому. Прикладом є те, що у 19701980-х рр., на тлі стрімкого освоєння можливостей упровадження новітніх інформаційних технологій у сферу роботи з документами, змінюється семантичне забарвлення змісту діловодства. Дедалі частіше у фаховій періодиці обговорюється питання заміни терміна "діловодство" на "документаційне забезпечення"[24]. Практичні студіювання поняття "документаційне забезпечення" згодом знайшло суттєве іменникове уточнення - управління як сфери його впровадження, що призвело до розширення терміна-словосполучення й утворення в прикінцевому варіанті "документаційного забезпечення управління" [25].

Час продемонстрував  успішне входження цього терміна  до наукової лексики, а ГОСТ 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закріпив синонімічність термінів "делопроизводство" та "документационное обеспечение управления", урівнявши їх у значенні й використанні" [26].

Це лише деякі приклади тлумачення термінів діловодства серед  багатьох, які зустрічаються в законодавстві. Важливим є не тільки процес діловодства, а й правильне розуміння базових понять. Навіть сумлінний громадянин, чи то директор, завідувач канцелярії, чи то працівник, починаючи займатися діловодством, звертається, насамперед, до нормативних актів, які регулюють ці відносини.

Саме тоді вони стикаються з різноманітними визначеннями термінів діловодства, якими рясніє законодавство. Деякі з них дублюються, інші суперечать один одному.

Перед суб'єктом господарювання стоїть вибір. З одного боку, якщо розглядати всі ці визначення, то закон має більшу юридичну силу, ніж державні стандарти, тому поняття, надане в законі, повинно бути базовим. З іншого боку, за загальновідомими правилами теорії права, у разі наявності колізії має застосовуватись той акт, який прийнятий пізніше. Виникає питання, яке з визначень слід застосовувати на практиці.

Тому, незважаючи на таку велику кількість нормативних документів, які регулюють справочинство  в Україні, існуюють певні проблеми, що потребують урегулювання.Це, насамперед, такі:

1. Існування великої  кількості нормативних актів,  що дублюють визначення та  деякі процеси діловодства. При  цьому тлумачення одних і тих  самих понять можуть відрізнятися, що вводить в оману суб'єктів господарювання.

2. Різноманітне трактування норм законодавства призводить до нерозуміння правильного застосування правових актів. Наслідком цього є створення документів, не зумовлених діловою необхідністю, для підстраховки, про всяк випадок.

3. Суперечності при  застосуванні тих чи інших  термінів діловодства змушують постійно звертатися до вищих установ за роз'ясненнями або дозволами щодо вирішення спірних питань.

4. Відсутність єдиного  нормативного акта, який би охоплював  базові, основні процеси ведення  діловодства для всіх суб'єктів господарювання.

Тому вважаємо актуальною проблему перегляду всіх чинних визначень, понять задля їх узгодження. З метою  уникнення понятійних колізій у  подальшому, на нашу думку, законотворцям  і розробникам держстандартів необхідно  працювати узгоджено й залучити до розробки проектів нормативних актів відповідних фахівців та науковців.

Перспективами подальших  досліджень виступає аналіз існуючих колізій, з подальшим їх урегулюванням  шляхом прийняття єдиного нормативного акта, який регулював би ведення  діловодства суб'єктами господарювання  ПРАВОВИЙ ТА НОРМАТИВНИЙ ПРОСТІР СТАНОВЛЕННЯ

 

 

 

Висновки

Сучасне діловодство і сфера керування документаційними процесами - система життєво важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Вищенаведений аналіз дозволяє стверджувати наступне:

● документаційний процес є для сучасної України об’єктом найвищого ступеня пріоритетності – керованості даного процесу за критерієм наближення його до рівня законодавчих актів та стандартів європейський та міжнародних;

● керованість документаційного процесу визначається гармонізованістю трьох його складових – «інформації», «документу», «управління»; мається на увазі теоретична (понятійна) гармонія і гармонія практична (конструктивна);

● системність (як форма  виразу керованості) документаційного процесу України може бути досягнута  лише у випадку знаходження міри у адаптації його правової та нормативної складової до європейських і міжнародних вимог.

 

В результаті дослідницької  роботи над темою, можна зробити висновок: що управлінське документознавство не несе в собі якогось абсолютно протилежного змістового навантаження терміну керування документаційними процесами. По суті це один і той же вид діяльності в організації, в якому управлінське документознавство відграє роль чергового етапу, сходинки розвитку сучасного діловодства в організаціях.

Деякі дослідники вважають за доцільне виділяти їх як окремі етапи  розвитку документаційної діяльності, інші ні, проте жоден з них не є хибними. незважаючи на таку велику кількість нормативних документів, які регулюють справочинство в Україні, існуюють певні проблеми, що потребують урегулювання.

Керування документаційним  процесами термін і вид управлінської  діяльності який розвинутий за кордоном, а на теренах нашої держави  робить «перші кроки». Закордонні фахівці  діляться досвідом з нами і ми намагаємось  застосовувати здобутки і напрацювання закордонних колег. Прикладом може бути вітчизняний аналог міжнародного стандарту ISO 15489-2001.

Список використаної  література.

1. Бетелл Т. Собственность  и процветание: Пер. с англ. – М.: ИРИСЭН, 2008. 480 с.

2. Тойнби А.Дж. Цивилизация перед судом истории: сб. – пер. с англ. – 3-е изд. М.: Айрис-пресс, 2006. 592 с.

3. Саймон Герберт А.  Адміністративна поведінка: Дослідження  процесів прийняття рішень в  організаціях, що виконують адміністративні  функції. Пер. з англ. – К.: АртЕк, 2001. – 392 с.

4. Конфуций. Уроки мудрости. Сочинения. – М.: Изд-во Эксмо;  Харьков: Изд-во «Фолио», 2004. –  958 с.

5. Бекон Ф. О достоинстве  и приумножении наук / Френсис  Бекон. Соч. в 2-х томах. Т.1. – М.: Мысль, 1971. – с.85-546.

6. Маркс К.Экономические рукописи 1857-1859 годов. Часть 2. / К.Маркс и Ф.Энгельс. Соч., изд. 2-е, т.46, ч.1. – М.: Госполитиздат, 1960. – с.1-508.

7. Самуельсон П. Економіка:  Підручник: Пер. з англ. - Львів:  Світ, 1993. – 495 с.

8. Гегель. Наука логики. Т.3. - М.: Мысль, 1972. – 371 с.

9. Саблук П.Т. Розвиток  аграрної економічної науки в  Україні та її завдання в  умовах освоєння ринкової системи  господарювання // Матеріали Восьмих  річних зборів Всеукраїнського  конгресу вчених економістів-аграрників, 20-21 червня 2006 року, Київ. - К.: ННЦ ІАЕ, 2006. – С.14

10. Друкер Питер Ф. Задачи менеджмента в ХХІ веке: Пер. с англ. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2003. – 272 с.

11. Дрожжинов В. Система стандартизации информационного общества http://www.iksnavigator.ru/vision/565697.html

12. Программа развития  системы технического нормирования, стандартизации и подтверждения  соответствия в области энергосбережения // постановление Совета Министров  Республики Беларусь № 1122 от 31.08.2207 г.

13. Брезовник М. (при  содействии М.Сегала) Содействие вступлению Казахстана в ВТО: Гармонизация технических регламентов и стандартов. Новый подход и стандартизация в Европейском Союзе // http://www.memst.kz/ tacis/brochures/FinalBrochureNewApproachRus.doc

14. Стратегия французской системы стандартизации 2002-2005: Встречая вызовы глобализации и непрерывного развития. Документ одобрен Административным Советом AFNOR 24 июня 2002 года.