Термінологія сфери керування документаційними процесами

Одним з ключових моментів у становленні документаційного процесу є формування адекватного предметного понятійного апарату. Коли у Конфуція запитали, з чого він розпочав би свою участь в управлінні державою, він сказав: треба виправити імена, бо якщо вони не відповідають своїй суті, то не може бути успіхів і у справах [4, с.81]. З даних, наведених у рисунку 1, видно те, що «документ»– це передбачена законом (!) матеріальна форма дії з інформацією, незалежно від типу носія для її фіксації (Закон «Про інформацію»). Але ж ми бачимо й особливість нормативної диверсифікації цього поняття у Законі «Про стандартизацію», яка набуває все більшого значення з огляду на вступ України до Світової організації торгівлі (СОТ) та її рух до ЄС. Надалі Кабінет Міністрів України ухвалив «Примірну інструкцію з діловодства» а його Головне архівне управління – «Перелік типових документів». Проте у 2006 р. ним же була й ініційована Концепція проекту Закону «Про справочинство» як інтегративну дієву сукупність процесів, призваних забезпечити уніфікацію документування управлінської інформації та організацію роботи із службовими документами на всіх рівня державного регулювання і господарювання. Цим, по суті, визнається факт невідповідності чинної системи управління документаційним процесом в Україні сучасним вимогам і викликам часу. А тому й дослідження причин даної невідповідності стає для України актуальною науковою і практичною задачею.

 

 

  Рис.1. Загальний правовий простір становлення  системи управління документаційним процесом в України (за період 1992-2006 рр.)

 

 

 

Привертає до себе увагу  певна розбіжність між понятійним апаратом у документаційному процесі, який пропонується правовим простором (Закони, акти Кабінету Міністрів) і  у просторі стандартизації (рисунок 2). І хоча самі визначення «документ» у ДСТУ 2392-94 і ДСТУ ISO 9000-2001 є однорідними, одне з них більше прийнятне для вдосконалення інформаційної сфери, а інше – для управління розвитком соціально-економічних систем. Безумовно, у обох випадках безсистемність, і у теоретичному плані, завжди передує негативним явищам. З теоретичної точки зору, варто нагадати методологічне положення Ф.Бекона про те, що будь-яка річ завжди є результатом з’єднання елементів вищого і нижчого видів [5, с.193], де, як вказував К.Маркс, саме вищий вид дає нам ключ до розуміння виду нижчого [6, с.43]. Тому й важливо, стверджував П.Самуельсон, щоб економісти завжди цікавилися функціонуванням економіки як єдиного цілого, а не точкою зору будь-якої однієї групи, та мали досить чітке уявлення про думки та дії бізнесменів, споживачів і інвесторів [7, с.21]. Бо ж цілісності, доводив Гегель, перестають існувати тоді, коли руйнується єдність їх поняття і їх реальності [8, с.211]. Тому неузгодженість у понятійній сфері є потужним фактором послаблення системи управління і деградації виробництва. П.Т.Саблук доводить це у своїй думці щодо «буксування» аграрної реформи на рівні 30 % завершеності (та несприйняття методів її проведення і результатів) через відставання відповідних наукових розробок, особливо ж у економічній теорії і прикладних її аспектах, і відсутність аналізу еволюції реформ [9, с.14].

Безперечно, поняття «інформація», «документ» та «управління» тяжіють генетично  одне до одного. Пітер Ф.Друкер вважав, що через те, що сучасну економіку формує новий «основний ресурс» – це інформація, яка радикально відрізняється від інших ресурсів, не входячи до категорії обмежених, необхідно кардинально переглянути економічну теорію і ключові уявлення менеджменту [10, с.48]. Саме на це налаштовують і характеристики ДСТУ 4423: 2005, які у собі вже інтегрують згадані три поняття. Такий стан речей відповідає вимогам інформаційного суспільства, до якого Україна рухається у прискореному темпі з огляду на прийняття у 2007 р. відповідного Закону, інших актів і документів.

 

 

 Рис.2. Загальний нормативний простір  становлення системи управління документаційним процесом в України (за період 1994-2005 рр.)

 

 

   

 

Загалом, в Україні  на сьогодні вже створені суттєві  передумови руху до світових високих  технологій. Вже введені головні  класифікатори (рисунок 3). Але (постанови  Кабінету Міністрів № 228 та 229) ж таки масштаб відставання від рівня стандартизації розвинених країн все ще залишається надмірним. Тут поки не відчувається дійсної керованості даного процесу, особливо у частині узгодженості правових і нормативних документів. Указ Президента України № 1105 пропонує передбачати у програмах економічного і соціального розвитку адміністративно-територіальних одиниць (АТО) заходи щодо підвищення рівня захисту прав споживачів та створення конкурентоспроможної продукції. Проте відомо, що шляхом фрагментарного прийняття спеціальних правових актів та нормативних документів (та ще й при збільшенні розриву між Україною та ЄС у цьому питанні), марними стають очікування ефекту від елементів системи при її відсутності як системи. Не слід скидати з рахунку й конкуренцію у цьому питанні, яка спостерігається на терені бувшого СРСР. Бо сьогодні і Російська Федерація [11], і Республіка Бєларусь [12], і Казахстан [13], і інші країни СНД роблять зусилля у контексті гармонізації технічних регламентів та стандартів. Безумовно, ніде цей шлях не є простим. Росіяни згадують про «сміхотворно» малу кількість гармонізованих стандартів у сфері інформатизації. Уряд Росії розпорядженням (2006 р.) № 266-р схвалив Концепцію розвитку національної системи стандартизації. Проте, враховуючи сировинний характер російського експорту, навряд чи там слід очікувати «прорив» у цьому питанні. У Республіці Бєларусь тільки за 2007-2008 рр. у сфері енергозбереження будуть розроблені 1 технічний регламент, 8 технічних кодексів чинної практики, 120 державних стандартів; загальна ж програма розробки технічних регламентів передбачає до 2010 р. створення 40 таких одиниць. Тут є конкретний поворот до освоєння ринкових засад господарства. Стосовно ж успіхів Казахстану у адаптації їх стандартів до міжнародних, слід підкреслити застосування методу Директиви «Нового підходу» ЄС, згідно з яким 21 з 162 Директив ЄС основані на принципі «підходу» і мають відношення до серії міжнародно-гармонізованих стандартів. Це суттєво полегшує для Казахстану процес адаптації до вимог ISO, EN тощо.

 

 

  Рис.3. Загальний класифікаційний і  стандартизаційно-програмний простір  становлення системи управління документаційним процесом в України

 

 

  

 

Цікавим для України є досвід реалізації «Стратегії французької системи стандартизації 2002-2005» [14]. Довгий час Французька система безпосередньо залучена у Європейську та міжнародну стандартизацію і послідовно перенесла Європейські і міжнародні стандарти у збірник Французьких стандартів. Тепер вона приймає новітні виклики глобалізації і стикається з різким збільшенням числа нормативних документів в різних галузях і в рамках різних ініціатив. Тому головна мета Стратегії – донести переваги і вигоди стандартизації до усіх залучених у процес учасників ринку. Це збільшення поля діяльності і згадане вище швидке зростання числа документів спонукали систему стандартизації розробляти документи, які пройшли менш повне узгодження, але проте можуть завершитись у більш короткі терміни, після чого слугуватимуть прототипами для самих стандартів. Ці документи, такі як, наприклад, кодекси доброчинної практики або керівництва по виконанню, повинні також позиціонуватися як розширення діапазону тих документів, які пропонуються системою клієнтам. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 2 .  НОРМАТИВНО-ПРАВОВЕ РЕГУЛЮВАННЯ ТЕРМІНІВ СФЕРИ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ.   

 Кожний суб'єкт  господарювання, незалежно від форми  власності, стикається у своїй  діяльності з документацією. Це  відбувається з моменту створення  підприємства й закінчується  його ліквідацією. Така велика  кількість документації потребує грамотної організації діловодства. Для цього, перш за все, потрібно проаналізувати чинне законодавство, яке містить тлумачення понять і процесів діловодства. Потім вивчити випадки, коли тлумачення одних і тих самих понять у сфері діловодства суперечать або дублюють один одного, що потребує детального аналізу й пошуку шляхів вирішення.

Кінцевий результат  управлінської діяльності як органів  державного управління, так і окремих  підприємств залежить від багатьох факторів, не останнє місце серед  яких посідає діловодство, яке дає змогу забезпечити оперативність та гнучкість у прийнятті рішень. Воно координує всі етапи роботи: від проектування до контролю за виконанням рішення. Отже, від правильної організації діловодства залежить ефективна діяльність апарату управління.

 Важливою умовою  формування процесів діловодства  є розроблення категорійно-понятійного  апарату, що забезпечує порозуміння  між науковцями та практиками, усунення розбіжностей у тлумачення  термінів, досягнення певного рівня  стандартизації й уніфікації вживаних понять.

Нормативно-правову базу можна поділити таким чином:

1) закони, які регламентують  загальні засади політики держави  в галузі інформатизації в  цілому та діловодства (Закони  України "Про інформацію" від  02.10.1992 р. № 2657-XII, "Про державну таємницю" від 21.01.1994 р. № 3855-XII, "Про національний архівний фонд та архівні установи" 24.12.1993 р. № 3814-XII, "Про електронні документи та електронний документообіг" 22.05.2003 р. № 851-IV, "Про електронний цифровий підпис" від 22.05.2003 р. № 852- IV тощо);

2) акти діловодства,  що мають міжвідомчий характер. Це насамперед "Примірна інструкція  з діловодства у міністерствах,  інших центральних органах виконавчої  влади, Ради Міністрів Автономної  Республіки Крим, місцевих органах  виконавчої влади", затверджена постановою Кабінету Міністрів від 17.10.1997 р. № 1153, "Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності; в засобах масової інформації", затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 р. № 348, та "Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави", затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 р. № 1893, Наказ Головного архівного управління "Про затвердження Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів" від 20.07.1998 р. № 41. До цієї групи також належать державні стандарти, що закріплюють класифікаційну схему управлінської документації та термінологію діловодства й архівної справи, визначають основні вимоги до систем документації, до оформлення документів (ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення понять", ДК 010-98 "Державний класифікатор управлінської документації", ДСТУ 3843-99 "Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови", ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", ДСТУ 4423-2005 "Інформація та документація. Керування документаційними процесами" та інші);

3) різноманітні типові  та примірні інструкції з діловодства  конкретних органів законодавчої  й виконавчої влади, органів  місцевого самоврядування, розроблені на основі "Примірної інструкції з діловодства" та "Інструкції з діловодства за зверненням громадян";

4) нормативні акти, що  регламентують спеціальне діловодство.  Наприклад, у сфері юридичної  діяльності Міністерство юстиції  затвердило "Правила ведення нотаріального діловодства", "Порядок роботи з документами в органах державної виконавчої служби", "Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції", "Інструкцію з діловодства в господарських судах України" та інші. Серед такого різноманіття правових актів суб'єкту господарювання потрібно визначитись, які з них регулюють питання, що входять до сфери його інтересів. Але перше, із чим стикаються майже всі підприємства, це документована інформація (документ), зафіксована на матеріальному носії з реквізитами, що дають можливість її ідентифікувати.

Тому одним із видів  закріплення інформації є документ. Призначення документа в загальному розумінні зводиться до зафіксованих у письмовому вигляді відомостей, необхідних для здійснення різноманітних дій [2].

Переважна більшість  дій, які здійснюються суб'єктами господарювання в процесі управління, відбуваються шляхом створення й використання різноманітних документів. Документ - це, насамперед, інформація, що записана на будь-якому матеріалі, що видана або отримана будь-якою фізичною чи юридичною особою в організації для використання у своїй діяльності. Тому поняття документ є головним, центральним, базовим для документаційного забезпечення управління й підлягає регулюванню законодавством.

Так, документ - це передбачена  законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення  інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або  на іншому носієві [3]. Документ - матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації, зафіксованої на папері, магнітній, кіно-, фотоплівці, оптичному диску або іншому носієві [4]. Документ - матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації, зафіксованої на папері, магнітній, кіно-, фотоплівці, оптичному диску або іншому носієві [5]. 

ДСТУ 4423-1:2005 тлумачить  документ як зафіксовану інформацію або об'єкт, який може трактуватися як окрема одиниця. Документ - інформація, що зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі [б]. Документ - оформлений згідно з установленим порядком матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію й має, відповідно до чинного законодавства, юридичну силу [7]. Документ - записана інформація, яка може розглядатися як одиниця в ході здійснення інформаційної діяльності [8]. Документ - матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі [9].