Термінологія сфери керування документаційними процесами

МІНІСТЕРСТВО  КУЛЬТУРИ УКРАЇНИ

КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ  КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ

 

 

 

 

 

КУРСОВА РОБОТА

на тему:

 

ТЕРМІНОЛОГІЯ  СФЕРИ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ

 

 

 

 

 

 

Виконав:

ст.гр.ДМз 41

Гнатів Б.

Керівник:

к.і.н., Корнєєва Г.В.

 

 

 

 

Львів 2013

 

 

 

 

ЗМІСТ

 

ВСТУП	3
РОЗДІЛ 1. КЕРУВАННЯ  ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ	6
1. Організація керування  документацією	9
2. Системи управління  документаційним процесом	12
РОЗДІЛ 2 .  НОРМАТИВНО-ПРАВОВЕ РЕГУЛЮВАННЯ ТЕРМІНІВ СФЕРИ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ.	17
Висновки	25
Список використаної літератури	26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

Керування документацією (далі – КД) є невід’ємною частиною загальної системи керування  підприємством, установою, організацією і, зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. В свою чергу до 85 відсотків інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення КД для їх успішної діяльності. В усіх країнах з високим рівнем розвитку економіки із середини 1990-х рр. приділяється значна увага методам керування документованою інформацією з огляду на зростання її значущості як економічного чинника та засобу правового регулювання.

Україна не залишилися осторонь цих процесів. У її інформаційній  інфраструктурі відбуваються суттєві  зміни, зумовлені інтеграцією України  до світового інформаційного простору, впровадженням прогресивних інформаційних  технологій (нових носіїв інформації, способів запису даних, відтворення, зберігання та пошуку інформації), автоматизацією канцелярської праці, що вплинуло на характер документів та діловодства в цілому. Одночасно спостерігається певне відставання вітчизняної теоретичної та методичної бази від потреб сучасної організації роботи зі службовими документами, однією з причин якого виступає відсутність систематичного вивчення зарубіжного досвіду та його творчого застосування у практиці діловодства України.

Особливим етапом розвитку українського документознавства стали 1990–2000-і роки. Розпад Радянського Союзу прямо й опосередковано зруйнував радянську модель організації та функціонування науки. За нових обставин відбувається потужний розвиток документознавства як наукової та навчальної дисципліни. Створюються та розповсюджуються формальні структури, зокрема науково-дослідницькі центри (інститути, лабораторії, кабінети та ін.), фахова періодика, формується система відповідної освіти.

Термінологічні зміни, що відбуваються з означенням практичної сфери керування документацій ними процесами , виявилися достатньо показовими для увиразнення особливостей побутування та розвитку науки.

Активне розроблення  у досліджуваний проміжок часу актуальних завдань діловодства, що знайшло  відображення у масовій появі тематичних практичних посібників, публікаціях на шпальтахнаукових видань, збірників конференцій, постановах органів виконавської влади, зосереджених на поліпшенні стану архівної справи в країні та розробленні Єдиної державної системи діловодства (1965–1974) (далі – ЄДСД). Серед причин актуалізації діловодної проблематики у другій половині ХХ ст. називаються:

1) ускладнення управлінських  функцій; 

2) упровадження електронно-обчислювальної  технікив усі сфери людської  діяльності;

3) необхідність раціональної організації діловодства в установі із метою економії робочого часу, ефективності реалізації управлінських завдань і рішень;

4) успішне комбінування  різних напрямів роботи з документами.

Багатоплановість виявів сфери керування провокувала його дослідників всебічно вивчати організацію роботи з документами. Відтак у колі визначених шляхів осягнення документування й документообігу відбиваються такі моменти: найприйнятніші форми організації роботи з документами, матеріально-технічне забезпечення діловодства, вироблення технічних вимог, що пред’являються до документів у контексті можливостей закріплення інформації, зберігання і користування ними; економія робочого часу при оформленні документів; забезпечення дотримання суб’єктами діловодних процесів правових засад; урахування суб’єктивних факторів задля успішної постановки сфери КДП тощо [15, 18–22]. Саме ці дослідницькі напрями стали визначальними для накопичення практичних знань у межах традиційного (управлінського) документознавства, орієнтованих на модерний об’єкт вивчення. Стрімкий розвиток діловодної сфери в управлінні миттєво знайшов віддзеркалення в галузевій термінології, яка, крім усталеного, звичного терміну “діловодство", збагачується двома іншими –“документаційне забезпечення управління", “керування документаційними процесами".

Метою даної курсової роботи є нормативно-правовий аналіз термінів, які використовуються в сфері керування документаційними процесами. 
Наукові дослідження й публікації свідчать про зацікавленість сучасних науковців цією проблемою. Так, В. Бездрабко, Т. Іванова, Т. Кузнецова, Н. Кушнаренко, Ю. Палеха, Л. Піддубна, В. Савицький зробили вагомий внесок у вивчення цього питання. Для того щоб правильно розуміти основні поняття керування документацій ними процесами , потрібне вміння орієнтуватися в базі законодавства України щодо діловодства і сфери керування, яка включає:

1. Законодавчі акти  України у сфері інформації, документації та документування.

2. Укази та розпорядження  Президента України, постанови  та розпорядження Уряду України, які регламентують питання документаційного забезпечення управління в Україні

3. Правові акти органів  виконавчої влади (міністерств,  відомств, комітетів) як загальногалузевого, так і відомчого характеру.

4. Правові акти нормативного та інструктивного характеру.

5. Методичні документи  з діловодства закладів, організацій, підприємств

6. Державні стандарти на документацію.

7. Уніфіковані системи документів.

8. Класифікатори техніко-економічної  й соціальної інформації .

Тому я намагатимусь в даній роботі висвітлити зміст термінів сфери керування документаційними процесами, зокрема “діловодствo", “документаційне забезпечення управління", “керування документаційними процесами", аналіз сучасної законодавчо-нормативної бази документування управлінської інформації в Україні.

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 1. КЕРУВАННЯ  ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ

1. Організація керування  документацією.

Згідно із головними  засадами менеджменту політика в  установі виступає як загальне керівництво  для діяльності та прийняття рішень, що сприяють досягненню установою певних цілей. Вона формулюється вищим керівним складом на тривалий період часу та роз’яснює, за допомогою яких дій та засобів має бути досягнута окреслена мета.

Відповідно до стандарту ISO 15489 метою політики КД є створення  та керування автентичними, достовірними та придатними для користування службовими документами, здатними забезпечувати виконання ділових функцій та діяльність в установі так довго, наскільки це потрібно. Політика приймається вищим керівництвом установи і поширюється на всю установу. Політику регулярно переглядають для того, щоб вона відображала чинні вимоги до ділової діяльності. У дисертації розглянуто принципи змістовного наповнення такого нормативного документа на прикладі політики керування інформаційними ресурсами, яку розробив для урядових установ Національний архів Канади.

Норми, зафіксовані в  політиці КД, обов’язково враховують під час впровадження програми КД в установі. З метою конкретизації  персональної відповідальності за створення  й включення службових документів до ДС установа визначає та фіксує у посадових інструкціях і подібних до них службових документах обов’язки й повноваження у сфері КД для всього персоналу установи, в тому числі службових осіб, що керують документацією, фахівців із суміжних інформаційних сфер, керівництва всіх рівнів, системнихадміністраторів та всіх, для кого створення службових документів є частиною їхньої роботи. Специфічні обов’язки з керування та підготовки звітності за КД покладають на особу з відповідними повноваженнями в установі. Проаналізовано зміст обов’язків у сфері КД різних категорій працівників установи.

У другому підрозділі проаналізовано такі характеристики службового документа як автентичність, достовірність, цілісність, придатність для користування. В електронному середовищі наявність та збереження цих характеристик стає першочерговою проблемою, що зумовлено технологією створення та відтворення інформації електронного документа. Ця проблема набула міжнародного значення і потребує розв’язання через вдосконалення теоретичних та методологічних знань для розроблення стратегії, політики та стандартів, здатних забезпечити зазначені умови функціонування електронних документів. 
У нормативних документах з КД зазначається, що службовий документ повинен правильно відображати дію, яка відбулася, або те, що було повідомлено чи вирішено; він повинен забезпечувати виконання вимог діяльності, до напряму якої він належить, а його інформація використовуватись для звітності. В офіційних актах з КД країн, досвід яких було досліджено, також зафіксовано положення про те, що крім змісту, службовий документ має обов’язково містити метадані або бути пов’язаним чи асоціюватися з метаданими, необхідними для документування дій. Відзначено, що в інформації службового документа має бути очевидним діловий контекст, в якому цей документ було створено (включаючи діловий процес, частиною якого є дія, її дата, час та учасники дії). Наявність метаданих забезпечує збереження цілісності структури службового документа, тобто його формуляру та зв’язків між реквізитами.

Термінологічний комітет  Міжнародної ради архівів дає  таке визначення керуванню документації - галузь загального адміністративного керування, спрямована на економне та ефективне створення, користування і зберігання документів протягом їх життєвого циклу. Керування документацією розглядається у контексті інтенсивного використання інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент в управлінській сфері. Якщо діловодство створює та підтримує науково-технологічні основи управління, то керування документацією в межах установи виконує функції менеджменту. У зарубіжній традиції керування документацією охоплює весь життєвий цикл документа з моменту його створення, функціонування, тобто перебування в динамічному стані, до вилучення для знищення чи передавання в архів. Під "створенням документів" розуміють проектування та складання форм документів, їх назв, переліку (згідно з практичними потребами діяльності установи), окреслення функційного призначення, моніторинг їх користування, застосування новітніх інформаційних технологій. Формування справ, створення систем пошуку документної інформації, документів, розвиток систем транслювання інформації, копіювання та тиражування документів, передавання їх до архівів для зберігання становлять ще один "життєвий" цикл документів, який так само є об'єктом пізнання керування документацією. Передання документів в архів, що є процесом, передбачає наявність важливих складових елементів - формування переліку документів зі строками зберігання, їх експертизу, ідентифікацію й опис. Керування архівами розуміється як проектування та будівництво спеціалізованих споруд з архівосховищами, удосконалення методів консервації та реставрації документів, систематизації й описування архівних фондів, доступу по документів, розроблення довідкового апарату. Таким чином, керування документацією в узагальненому варіанті тлумачиться як галузь керування, що відповідає за ефективний, системний і систематичний контроль за створенням, обігом, прийманням, зберіганням у відомчому архіві, передаванням до архіву (державного чи національного) та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про управлінську діяльність.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Системи управління документаційним процесом.

 

У значній мірі, історія  людства є історією документаційного процесу. На це вказує та увага, яка  приділяється документарним артефактам (відомі закони Хаммурапі тощо). Чому це так важливо для сучасного  соціально-економічного буття? Тому що на першому місці серед підстав виникнення цивільних прав та обов’язків (ст. 11.2 Цивільного кодексу України) є договори та інші правочини, тобто документи певного типу. Ігнорування будь-яким суб’єктом чинних вимог документарного характеру створюють для нього загрозу потенційних збитків, бо незнання Законів, як визначає ст.68 Конституції України, нікого не звільняє від юридичної відповідальності. Проте збитки може отримати не тільки якась фізична чи юридична особа, а й держава загалом, коли її зовнішня діяльність не буде адекватною, по-перше, внутрішнім факторам (слабка ендогенність), по-друге, вимогам зовнішнього середовища (слабка екзогенність). На сьогодні в Україні домінуюча парадигма – прискорення темпів адаптації її національного законодавства до законодавства Європейського Союзу  (ЄС) (а власні системи стандартів до стандартів європейських та міжнародних). Хоча той же Т.Бетелл пише про шокуючи істину – до 1949 р. ні еліта США, ні більшість спеціалістів з економічного розвитку вже не розуміли значення головних інститутів, що протягом 200 років забезпечували прогрес і досягнення Америки, тобто Захід не зберіг «креслення своєї еволюції» [1, с.260, 272]. Що ж, й фундаментальні системні закони кажуть про те, що зсередини ніяка система не може пізнати себе. А.Дж.Тойнбі теж згадує разюче різний ефект від одного й того інституту у різних соціальних середовищах (елементи культури, які є нешкідливі і навіть сприятливі на рідному ґрунті, можуть виявитися загрозливими і руйнівними у чужому соціальному контексті) [2, с.468, 63]. До речі, про те ж саме у свій час писав Платон. Таку ж позицію ми знаходимо у Біблії, Корані, Упанішадах і т. і.

На думку Г.А.Саймона, будь-яка діяльність передбачає як свідомий, так і несвідомий вибір  певних дій з широкого кола фізично  можливих для суб’єкта дій; в результаті ж певного процесу коло альтернативних варіантів починає звужуватись, доки нарешті не залишиться один, який і реалізується на практиці. При цьому, хоча раціональність і означає повне знання й вміння передбачити  наслідки кожного з варіантів вибору, на практиці знання наслідків є завжди фрагментарним [3, с.3, 96]. Отже, кожен керівник прагне стандартизувати свій алгоритм прийняття рішень на основі тих правових і нормативних обмежень, які є чинними у даному середовищі і можуть відображені у формі формально-логічній (документарній). В іншому ж разі правовий статус керівника та його підлеглих (наявна сукупність їх прав та обов’язків) стає суттєво невизначеною.