Теоретические основы организации делопроизводства в образовательном учреждении

 Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем  двух экземпляров исходящий документ передается делопроизводителю для  регистрации. Отправляемые документы  регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов".

Для регистрации исходящих  документов необходимы следующие данные:

- номер документа,  включающий номер дела;

- дата документа;

- адресат (корреспондент);

- краткое содержание  или заголовок;

- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

- исполнитель;

- примечание.

После регистрации и  присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих  экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Блок-схема  работы с исходящими документами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.6. Порядок работы  с внутренними документами 

Внутренние документы  составляются, оформляются, исполняются  и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок  работы с ними такой же, как и  с исходящими документами:

- составление проекта  документа исполнителем;

- проверка правильности  оформления проекта документа;

- согласование проекта  документа;

- подписание документа  руководителем (утверждение, в  необходимых случаях);

- регистрация документа  (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними  документами порядок операций такой  же, как и с входящими документами:

- передача документа  исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

- контроль исполнения  документа;

- исполнение документа;

- проставление отметки  об исполнении;

- подшивка исполненного  документа в дело. 

Завершающими стадиями работы с внутренними документами  являются: использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов). В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства, переданы в архив, или уничтожены. 

 

 

1.7. Регистрация  и контроль исполнения документов 

 

Регистрация документа - запись основных сведений о документе  в журнале  или в памяти ПК с  последующим проставлением на документе номера и даты регистрации.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности  документов, оперативного поиска, учета  и контроля.

Существуют несколько  форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность  достигается при централизованной системе регистрации, т. е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, канцелярии) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.                 

Децентрализованная система  предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия  может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется  централизованная система регистрации.

Регистрация должна быть однократной, т. е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия.

При регистрации документы  делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

- входящие документы;

- исходящие документы;

- внутренние документы;

- контракты коммерческие;

- документы, имеющие  гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов должны применяться  единые унифицированные способы  присвоения номеров. Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01).

Входящие и исходящие  документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.

В практической деятельности применяются регистрационные журналы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов (рис. ниже). При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет с использованием годовых разделителей. Журналы включают следующие графы:

- номер документа;

- дата документа;

- автор документа (внешняя  организация) - для входящих документов;

- адресат (корреспондент) - для исходящих документов;

- количество листов  документа;

- резолюция;

- исполнитель;

- подпись исполнителя;

- срок исполнения;

- отметка об исполнении;

- номер дела.

Секретарь или работник службы делопроизводства по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключив лишние. 

ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов

Индекс (№) документа	Дата документа	Исх. №	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	Подпись исполнителя	Срок исполнения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

 

 

1.8. Государственные  стандарты по документированию.

 

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (класс 0200000).  
Настоящий стандарт устанавливает:

- состав реквизитов  документов;

- требования к оформлению  реквизитов документов;

- требования к бланкам  документов, включая бланки документов  с воспроизведением Государственного  герба Российской Федерации. 

Принят и введен в действие с 1 июля 2003г. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 " Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТа Р6.30-97 (с изменениями от 2000г), унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5,), но и большинство положений.

В то же время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов:

1)  разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТом Рб.30-97). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее - ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее - ИНН/КПП) (реквизит 06).

2) из содержания ГОСТа Р 6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты "Подпись документа" и "Дата документа" сохранены, по сути, в неизменном виде.

3) новый ГОСТ имеет  существенное структурное отличие  от своего предшественника: из  документа изъят раздел 5 "Требования  к учету, использованию и хранению  бланков с воспроизведением Государственного  герба Российской Федерации или  гербов субъектов Российской Федерации". Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

4) ГОСТ Р 6.30-2003 уточняет  порядок оформления отдельных  реквизитов. К примеру, в соответствии  с пп.3.11 при оформлении даты  документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т.е. с первого по девятое число). Подпункт 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов). Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп.3.25-3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

5) изменен порядок  применения требований ГОСТа  Р 6.30-2003, что весьма существенно  с правовой точки зрения. Как  следует из раздела 1, требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований. С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.). ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает несколько иной состав реквизитов документа и уточняет порядок и правила оформления некоторых из них.