Теоретические основы организации делопроизводства в образовательном учреждении

 Формы регистрационного  журнала не регламентированы 

1.3. Основные  документы управления 

 

 

  Деятельность любого предприятия  сопровождается составлением разных  видов документов. Однако при  всем их многообразии вне зависимости  от специфики предприятия можно  выделить следующие основные  виды документов: 

• Организационные документы  (устав, учредительный договор,  штатное расписание, должностные инструкции, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка); 
• Распорядительные документы  (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения).
• Документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по  зарплате, трудовые книжки);  
• Финансово-бухгалтерские документы  (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, кассовые книги и др.); 
• Информационно-справочные документы  (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

 

      От  государственных и муниципальных  организаций могут поступать  на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу -  нормативные  документы государственных органов. 

Все перечисленные документы относятся  к организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки, регламентируемые специальными инструкциями.

В зависимости от объективных (профиль организации) и субъективных (требования руководителя организации или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

Схема оформления большинства  организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов учреждения (организации). Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой. Различия в большей части касаются структуры и формы изложения текста.

Наиболее часто используемые виды организационно-распорядительных документов приведены далее.

Организация работы с документами  -  это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Степень совершенства технологической  системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.      

 В документационном  обеспечении учреждения (организации)  выделяют три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Работа с документами  учреждения (организации) представлена в виде следующей технологической  цепочки операций.

Схема организации  работы с документами организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Работа с входящими  документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре  регистрации.

Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчивается на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы. 

Регистрация может проводиться  для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию  внутренних документов.       

 Работа по исполнению  и контролю исполнения документов  охватывает внутренние, входящие  и в некоторых случаях - исходящие  документы.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование  в справочно-информационной работе в течение 1 - 3 лет и определение дальнейшей "судьбы" документа (архивное хранение, дальнейшее использование или уничтожение). 

Основу правильной организации  работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия.  Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по делопроизводству.

 

1.4. Обработка  поступающих документов 

 

 

 

Прием и обработка  поступающих (входящих) документов осуществляется работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения. Поступившие документы проходят следующие этапы:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение, разметку;

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов;

- подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом  документе и в журнале регистрации входящих документов в графе “Примечание”. Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом также ставится в известность отправитель. При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку "Лично"("Private"). Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.             

 Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.       

 На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости - часы и минуты. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Работник службы делопроизводства должен осуществлять "фильтрацию" входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. При современной организации труда и росте квалификации работников количество документов, передаваемых непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в  правом верхнем углу первого листа  проставляется условное обозначение  структурного подразделения, например: "ОР" - отдел рекламы или 05 - номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.

В ряде фирм, организаций  применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например, 01 - генеральный директор, 02 - зам. директора и т. п.

При наличии в организации  локальной сети прием-передача документов осуществляется с помощью ПК.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В значительной степени  облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит  из лотков (секций), имеющих этикетки для вставки условных обозначений (индексов) руководителей фирмы, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству предприятия, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. д.). Эти документы подбираются секретарем - референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю. Если в обязанности секретаря - референта входит доклад о поступивших документах, ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

После регистрации документы  передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Некоторые программные продукты имеют шаблоны стандартных резолюций, в которых необходимо проставить только исполнителя и срок исполнения. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым в списке, считается ответственным исполнителем.

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и качественного исполнения. Руководитель  должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю  под расписку в журнале регистрации  входящих документов с проставлением  исполнителем даты получения. Перемещение  документов между исполнителями  может осуществляться без расписок, за исключением документов, имеющих гриф ограничения доступа.

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими  исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена, на документе исполнителем проставляется реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело". После этого поступивший документ и копия ответа на него подшиваются в соответствующие дела.

 

1.5. Обработка  отправляемых документов 

 

Отправляемые организацией документы называют исходящими. Обработка  исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта  документа исполнителем;

- проверка правильности  оформления проекта документа;

- согласование проекта  документа;

- подписание документа  руководителем (в необходимых  случаях утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа  адресату;

- подшивка второго  экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа  составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Исходящие документы  оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется  визой.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется  на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы).