Технология и автоматизация делопроизводства

     На секретаря задача выбора САДД напрямую не ложится, однако его роль в организации делопроизводства ключевая, поэтому секретарь, обладая определенным влиянием на руководителя, может помочь ему точнее определиться с выбором.

    Любая САДД обладает характеристиками, которые необходимо учитывать при определении деловых (идентификация, работа с документами, деловая логика, документохранилище) и технических (требования к ресурсам, удобство сопровождения и использования) требований.

     Выбор «коробочных» САДД — систем, которые устанавливаются только «нажатием кнопок» и не требуют особых настроек и доработок, - рассчитан на небольшую организацию и без всякого учета ее особенностей. Если же вам нужна действительно эффективная система, то необходимо проанализировать предлагаемые продукты, руководствуясь следующими пунктами.

     Деловые требования

    Идентификация. Сюда входят: аутентификация - способность пользователя к подтверждению своей личности; авторизация - организация различных рабочих мест и уровней доступа к ресурсам и документам САДД для пользователей и их групп; разграничение прав доступа — возможность определения различных прав доступа к ресурсам и документам (чтение, редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и их групп; возможность делегирования прав доступа к документу от одного работника другому.

    Работа с документами, деловая логика и документохранилище. Сюда входят: создание новых типов документов, история документа и отслеживание его версий; конвертация документов - импорт из других форматов файлов; электронная (цифровая) подпись; маршрутизация движения документов; задания пользователям и работа с их сценариями; производительность поиска документов в хранилище - поиск по полям документа; контекстный поиск по вложенным (присоединенным) файлам; архивация документов — сложность извлечения документов из архива (поиск, чтение).

    Технические требования

    Требования к ресурсам. Сюда входят: операционная система, система управления базой данных, дополнительные программные средства, аппаратные средства (компьютеры, принтеры и т.д.).

  Удобство использования и сопровождения. Сюда входят: простота выполнения базовых операций пользователя (доступность управляющих элементов, количество элементарных операций для выполнения стандартных повторяющихся действий); документация (соответствие документации текущей версии, наличие электронных обучающих материалов; освещенность возможностей расширения САДД); техническая поддержка САДД.

     Стоимость всего проекта

    Вопрос всегда болезненный, связанный с большим количеством факторов, логично вытекающий из характера требований, предъявляемых организацией к ее САДД.

    Прежде всего необходимо поставить цели и задачи внедрения САДД: будет ли это, например, система автоматизации документооборота только внутри службы ДОУ, или в рамках всей организации, или между организациями; точно представлять масштабы внедрения: не все САДД смогут справиться большими объемами работ.

    САДД, которая подошла бы всем организациям, не существует: делопроизводство - наиболее консервативное место в любой компании, и исполнитель будет подстраивать САДД под заказчика, лишь несущественно изменяя общее движение документов. Несмотря на отсутствие существенных изменений схем документооборота (фактически происходит только перевод его в электронный вид и оптимизация), у пользователей САДД всегда возникает недовольство и возможен даже саботаж новых правил делопроизводства и документооборота: к новому человек привыкает с трудом, особенно когда необходимо осваивать новые технологии, даже если в результате эффективность деятельности работника и качество ее выполнения повышается. Поэтому выбираемая САДД должна позволять реализовывать деловые процессы организации, гибко под них подстраиваясь. Простой путь для определения удобств САДД состоит в рассмотрении на demo-версии сложности выполнения работниками типичных операций с документами: что нужно делать, чтобы создать документ; сколько пройти меню, сколько движений мышью сделать, что вводить с клавиатуры и т.д. © 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 

3. Открытые  офисные форматы для передачи документов в электронном виде. Н. Дятлова. Журнал «Секретарское дело». -2009.- №11

     Очень часто у офисных сотрудников в целом и секретарей в частности возникает вопрос: существуют ли какие-либо общепринятые стандарты для передачи документов в электронном виде? Ибо нередки следующие ситуации: партнеру в другом государстве высылаются по электронной почте документы в формате JPEG. А потом приходится выслушивать от него претензии, что, мол, все должно быть оформлено в формате PDF.

     Так сложилось, что единого общепринятого стандарта, устанавливающего, в каком формате необходимо пересылать документы по электронной почте, в Республике Беларусь не существует. Вместе с тем в локальных нормативных правовых актах организаций (инструкциях, стандартах предприятия и пр.) может быть оговорен этот момент. Так, согласно Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются организацией, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь. Следует учитывать, что организациям, являющимся источниками комплектования государственных архивов, необходимо согласовывать используемые форматы документов в электронном виде с уполномоченным органом или учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь. Инструкция по делопроизводству также предъявляет общие требования к форматам документов в электронном виде: они должны обеспечивать подлинность, доступность, целостность информации и полноту сведений о способах их создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в том числе при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др.

     За рубежом при выборе форматов документов в электронном виде, как правило, ориентируются на так называемые открытые форматы. Главная их особенность — гарантия возможности доступа к данным в течение какого-то времени без оглядки на лицензионные права и технические спецификации.

     К открытым офисным форматам многие специалисты относят всего три: OpenDocument (ODF), Office Open XML File Formats (OOXML) и Portable Document Format (PDF).

     ODF

     Международная организация по стандартизации (ISO) совместно с Международной электротехнической комиссией (IEC) 30 ноября 2006 г. утвердили открытый формат ODF как стандарт для хранения файлов, создаваемых офисным программным обеспечением (для работы с текстовыми документами, электронными таблицами и презентациями). Ряд стран мира уже принял ISO/IEC 26300:2006 «Information technology - Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0» в качестве национального стандарта.

     OOXML

     В декабре 2006 г. формат OOXML был стандартизован Европейской ассоциацией по стандартизации информационно-коммуникационных систем (ЕСМА), являющейся одним из основных разработчиков международных стандартов в сфере информационно-коммуникационных технологий. На международном уровне этот формат закреплен в стандартах ISO и IEC серии 29500. В-настоящее время действует четыре части этой серии стандартов:

• ISO/1ЕС 29500-1 «Information technology - Document description and processing languages - Office Open XML File Formats - Part 1: Fundamentals and Markup Language Reference»;
• ISO/IEC 29500-2:2008 «Information technology - Document description and processing languages - Office Open XML File Formats - Part 2: Open Packaging Conventions»;
• ISO/IEC 29500-3 «Information technology- Document description and processing languages - Office Open XML File Formats - Part 3: Markup Compatibility and Extensibility»;
• ISO/IEC 29500-4 «Information technology - Document description and processing languages - Office Open XML File Formats - Part 4: Transitional Migration Features».

    PDF

     Формат PDF в настоящее время является наиболее распространенным для целей передачи информации и архивного хранения электронных документов. Его компанией-разработчиком является Adobe Systems Incorporated.|

     PDF-файлы можно создавать непосредственно в данном формате или конвертировать из других, а также из документов в электронном виде, с микроносителей и пр.

    На международном уровне стандартизацией PDF занимается ISO. Этой организацией разработан целый ряд стандартов, основанных на использовании формата PDF. Среди них необходимо отметить:

• PDF/X-для обмена данными, подготовленными к печати:

• ISO 15930-3:2002 «Graphic technology - Prepress digital data exchange - Use of PDF - Part3: Complete exchange suitable for colour-managed workflows (PDF/X-3)»;

• ISO 15930-4:2003 «Graphic technology - Prepress digital data exchange using PDF - Part 4: Complete exchange of CMYK and spot colour printing data using PDF 1.4 (PDF/X-1a)»;
• ISO 15930-5:2003 «Graphic technology - Prepress digital data exchange using PDF - Part 5: Partial exchange of printing data using PDF 1.4 (PDF/X-2)»;
• ISO 15930-6:2003 «Graphic technology - Prepress digital data exchange using PDF - Part 6: Complete exchange of printing data suitable for colour-managed workflows using PDF 1.4 (PDF/X-3)»;
• ISO 15930-7:2008 «Graphic technology - Prepress digital data exchange using PDF - Part 7: Complete exchange of printing data (PDF/X-4) and partial exchange of printing data with external profile reference (PDF/X-4p) using PDF 1.6»;
• ISO 15930-8:2008 «Graphic technology - Prepress digital data exchange using PDF - Part 8: Partial exchange of printing data using PDF 1.6 (PDF/X-5)».

  • PDF/E -для проектно-конструкторской документации, ГИС-документов:

• ISO 24517-1:2008 «Document management - Engineering document format using PDF - Part 1: Use of PDF1.6 (PDF/E-1)».
• PDF/UA - для доступа к файлам людей с ограниченными возможностями:
• проект стандарта ISO/AW114289 «Document management applications - Electronic document file format enhancement for accessibility (PDF/UA)».

     Рассмотренные выше форматы - это редактируемые форматы для обмена документами. Их широкое применение может создать трудности для получения к ним доступа с течением времени, так как они не предназначены для долговременного обеспечения сохранности информации.

     Для того чтобы обеспечить доступ к документам в электронном виде через длительный период времени, ISO рекомендует использовать формат, разработанный на основе PDF, - PDF/A. Он закреплен в стандарте ISO 19005-1:2005 «Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)». Суффикс «/А» в названии означает «Архив» («Archive»). Цель его — обеспечить долговременную сохранность статичного внешнего вида файла, предоставив возможность доступа к документу, его миграцию и конверсию в будущем. Так как первая часть стандарта основана на формате PDF версии 1.4, то последующие части будут представлять собой документы, основанные на более поздних версиях данного формата.

     Разработка ISO данного стандарта повлияла на еще большую популярность самого формата PDF. Поэтому вполне объяснимым является тот факт, что партнеры белорусских организаций за рубежом настаивают на пересылке документов в электронном виде именно в нем. Это заведомо будет содействовать созданию в организации единой основы для обеспечения сохранности документов в электронном виде. Однако необходимо понимать, что применение единых форматов - это только один из компонентов, для этого необходимых. Он должен быть использован в сочетании с иными инструментами в области делопроизводства и архивного дела, позволяющими обеспечить доступ к документам в течение длительного периода времени. ©

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Прямая  линия. Документы коллегиальных  органов. Протоколы (выписки из протоколов) и акты. Г.П. Краснокуцкая. Журнал «Секретарское дело». -2009.- №3

     Дорогие читатели!

     Сегодня мы публикуем ответы на вопросы, поступившие на 
прямую линию по теме «Документы коллегиальных органов. 
Протоколы (выписки из протоколов) и акты», которая 
проходила 28 января 2009 г. Беседу вела Галина Павловна 
Краснокуцкая - преподаватель Республиканского института 
профессионального образования, участник рабочей группы 
по разработке СТБ 6.38-2004.

     Может ли протокол подписывать только председательствующий на 
собрании или совещании?

     Протоколы собраний, совещаний, конференций и заседаний коллегиальных органов подписываются двумя лицами - председателем и секретарем. Председателем является должностное лицо, председательствующее на заседании. Оно несет ответственность за правильность составления протокола. Секретарем является должностное лицо, фиксирующее ход обсуждения вопросов на собраниях, заседаниях, совещаниях. Он несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации наряду с председателем.

     Однако в некоторых случаях, например, на заседаниях Совета директоров и общих собраниях акционеров протокол подписывается председательствующим на заседании или собрании. Это положение вносится в нормативные правовые акты акционерных обществ.

     Обязательно ли в протоколе указывать приглашенных на заседание должностных лиц?

     Обязательно. Во вводной части протокола должны быть разделы «Присутствовали» и «Приглашенные», так как они непосредственно влияют на юридическую силу документа. В них отражается наличие кворума (необходимое количество членов коллегиального органа для проведения собрания) и присутствие в качестве приглашенных тех лиц, без которых проведение собрания может быть признано незаконным.

     Кто должен подписывать акт: только председатель комиссии или ее члены также?

     В тексте акта перечисляется состав созданной комиссии: должность, фамилия и инициалы председателя комиссии и должности, фамилии и инициалы всех членов комиссии по старшинству должностей. Подписывать акт должны все лица, принимавшие участие в его составлении (председатель и члены комиссии). Наименования их должностей в подписи не указываются.