Современный офис. Устройство офиса

     Рабочий стол секретаря и стол для ПК лучше  располагать ближе к естественным источникам освещения, т.к. секретарю  приходится по роду своих обязанностей много работать с документами.

     Кресло  для работы секретаря должно по размерам соответствовать рабочему столу. Лучше всего использовать вертящееся кресло на колесиках, высоту которого можно регулировать. Это позволит секретарю быстро переключаться от работы с техникой к работе с документами или с посетителями, т.е. будет отвечать практическим задачам работы секретаря. Тумбы для столов, включая и выкатные, имеют комплект взаимозаменяемых выдвижных ящиков. Секретарь должен умело использовать ящики своего рабочего стола, придав каждому из них определенные функции. Например, выделяются ящики для бумаги и канцелярских принадлежностей; рабочих документов-справочников, каталогов и др.; папок с текущими документами и завершенными работами; папок с контролируемыми материалами; личных вещей.

     В состав рабочего места секретаря обязательно должны  входить шкафы для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства такие шкафы могут размещаться на стене или перегородке около рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности последних должен запираться на ключ. В том случае, если у секретаря хранятся  и документы, составляющие коммерческую тайну, лучше оборудовать его рабочее место специальным сейфом для документов. Полки для канцелярских принадлежностей, телефона, также лучше закреплять на стене или перегородке,  оставляя на столе больше пространства для работы. Желательно оснастить рабочее место секретаря специальным переговорным устройством, которое позволит секретарю, не входя лишний раз в кабинет руководителя, быстро сообщать последнему необходимую информацию. В состав рабочего места секретаря должны входить три зоны: основная - стол с приставками; вспомогательная - комбинированные шкафы; обслуживания посетителей.

     Все служебные документы в процессе работы должны лежать следующим образом: поступившие и необходимые постоянно - на рабочей плоскости стола; используемые периодически - в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах. Каждое движение документа из стола или в стол должно быть проконтролировано; все отработанные документы должны находится на строго определенном месте; надо уметь по индексации определять, в каком ящике или папке находится нужный документ; все вкладываемые в папки документы необходимо сразу же индексировать в соответствии с планом их временного хранения.

3. Оснащение и оборудование рабочих мест

     На  эффективность труда решающее влияние  оказывает оснащение рабочих  мест техническими средствами для выполнения различных обязанностей, средствами связи и служебной мебелью - так  называемая оргтехника. Выделяют следующие виды (классы) средств труда:

• средства составления документов: ПК, диктофоны, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;
• средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование, и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;
• средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов;
• средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПК;
• средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;
• специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

     При выборе необходимых средств оргтехники следует иметь в виду, что приобретение и использование оргтехники - не самоцель, а средство для повышения оперативности выполнения и снижения трудоемкости управленческих работ, а также решение ряда социальных проблем управленческого труда (снижение доли затрат на выполнение рутинных операций, средство мотивации труда, престижности работ и др.). Поэтому прежде чем выбрать и закупить средства технического оснащения, надо проанализировать реальные потребности в том или ином средстве и оценить преимущества его применения. При выборе конкретного образца оснащения необходимо учитывать характер выполняемых операций, объем и трудоемкость работ, служебные взаимосвязи между отдельными работниками и различными службами. Следует выбрать тот вариант, который позволяет выполнять работу более экономично.

     Решая проблему выбора тех или иных средств  оргтехники, целесообразность их внедрения в процессы труда, учитывают не только преимущества, но и издержки.

4. Классификация современных  средств оргтехники

     Техническими  средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон/телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

4.1 Персональный компьютер. Устройства ввода-вывода информации

     Персональный  компьютер – электронно-вычислительная машина индивидуального использования  – состоит из следующих конструктивных компонентов: системный блок и периферийные устройства.

     В системном блоке находятся процессор, постоянная и оперативная память, жесткий диск, платы расширения, блок питания. Там же могут находится CD-ROM и флоппи-дисковод. К платам расширения относятся видеоплата, сетевая плата, звуковая плата, факс-модем (внутренний).

     К периферии относятся устройства ввода-вывода информации и другие устройства. К устройствам ввода информации относятся клавиатура и сканер. К устройствам вывода – монитор и принтер. Здесь же выделяют устройство управления – мышь.

     Стандартная клавиатура содержит 104 символьно-командных  и 12 функциональных клавиш. Используемая в России клавиатура должна быть «русифицирована», т.е. на ней должен быть нанесен альтернативный английскому набор букв. Для использования лучше, если клавиши белого цвета, английские – черные или синие, а русские – красные. Такое сочетание позволяет работать, не напрягая глаза. Клавиатуры различаются также по принципу фиксации нажатия на клавиши: мембранные и механические (с кликом и без). Клик означает четкое осязание нажатия клавиши (сопровождаемое звуком), что многим нравится. Мембранные клавиатуры используют в качестве возвратного механизма пленку, поэтому они почти бесшумны, хорошо пылезащищены. В механических клавиатурах клавиша возвращается в исходное положение пружиной.

     Необходимым условием является наличие Windows-клавиш (т.е. клавиш, нажатие на которые активизирует определенный набор команд). Положительно влияет на работу наличие подставка под кисть.

     Если  клавиатура – устройство ввода текста, то монитор – устройство вывода. Мониторы по своему принципу действия делятся на электронно-лучевые, жидкокристaаллические и плазменные. Они отличаются принципами представления изображения на экране. Электронно-лучевые мониторы работают как обычные телевизоры, в которых изображение создается пучком электронов из электронной пушки на люминофоре экрана. В жидкокристаллических мониторах изображение создается жидкими кристаллами полупроводникового типа с подсветкой лампой холодного свечения. В плазменных мониторах изображение создается воздействием электромагнитного излучения на холодную плазму – заряженное ионизированное вещество.

     Другой  характеристикой монитора является размер кинескопа, который может  быть физическим и видимым и выражается в дюймах. Физический размер по диагонали  показывает максимальный размер изображения, который можно получить на данном кинескопе. Видимый – фактически получаемое изображение, которое меньше физического из-за помещения кинескопа в корпус.

     Следующая характеристика – шаг аппертурной  сетки – расстояние между центрами двух одинаковых (одного цвета) точек  в миллиметрах. Меньшее расстояние означает большую четкость изображения при большем разрешении или при большем размере диагонали кинескопа. Очень часто этот параметр называют размером самого пиксела, что неверно. Меньшее число позволяет получать более четкое изображение. Оптимальным считается шаг 0.25-0.27 мм. Мониторы с шагом более 0.28 мм непригодны к длительному использованию.

     Еще один параметр – максимальная частота  смены кадров (без чередования, в  герцах) в режимах 640х480 (VGA)/800x600 (SVGA)/1024x768 (XGA)/1280x1024 (XGA-2)/1600x1280: максимальная частота смены кадров (обновления экрана) без чередования строк (кадров в секунду). Большее значение соответствует лучшему показателю. Частота смены кадров менее 72 Гц может вредно сказаться на зрении оператора. В качестве промышленного стандарта установлено значение в 75 Гц. Совсем недавно принят новый стандарт - 85 Гц. Частота смены кадров монитора не должна быть ниже частоты смены кадров, поддерживаемой видеокартой.

     Существуют  два режима обновления экрана - с  чередованием строк (interlaced) и без него (non interlaced). В первом случае за каждый проход луча по экрану обновляется только половина экрана - четные или нечетные строки, во втором - обновляются все строки. Поэтому при частоте обновления экрана, скажем, в 60 Гц, в первом случае каждая строка обновится только 30 раз за секунду, тогда как во втором - 60. Режим с чередованием строк может привести к повышенной утомляемости глаз, кроме того, он требует, чтобы в мониторе применялся специальный маминофор, который может светиться дольше обычного.

     Еще одна характеристика монитора – его  безопасность. Для оценки уровней  электромагнитного излучения и энергосбережения, эргономичности оформления корпуса и элементов управления существуют стандарты ТСО, введенные Шведской Конфедерацией Профессиональных Союзов (TCO). В настоящее время действуют стандарты ТСО'95 и ТСО'99. Согласно этим стандартам излучение на расстоянии 30 см от экрана не отличается от фонового.

     Использование жидкокристаллических мониторов позволяет  избежать излучения. Улучшение технологии и рост объемов производства позволяет надеяться, что в скором времени этот тип мониторов станет преобладающим.

     Наконец, последний элемент периферии, отнесенный к управляющим – это мышь. С  помощью мыши проводится управление графической оболочкой – Windows персонального компьютера. Мыши обычно имеют две клавиши (реже три, из которых центральная не несет никакой нагрузки в среде Windows). Иногда между клавишами помещено колесико, которое позволяет проводить вертикальную прокрутку документов, не прибегая к вертикальной полосе прокрутки («скроллинг»).

     По  своим конструктивным особенностям мыши делятся в зависимости от соединения с компьютером на проводные и беспроводные, по датчику перемещения – на мыши с шариком и оптические. Беспроводные мыши требуют наличия небольшого передатчика внутри нее и приемника в компьютере. По этой причине они тяжелее проводных. Оптические мыши не требуют коврика и могут работать на любой поверхности, кроме стекла и поверхности красного цвета, потому что датчик перемещений инфракрасный.

     Наиболее  удобны в использовании проводные  оптические мыши, вероятность загрязнения  или утери которых минимальна. Среди других особенностей необходимо обращать внимание на конфигурацию корпуса  мыши и его размер. Необходимо выбирать такую мышь, которая была бы удобна в использовании, поскольку при в работе в графической среде Windows этот компонент периферии иногда главнее клавиатуры.

4.2 Основные компоненты системного блока персонального компьютера

     Персональные  компьютеры, используемые в офисах можно разделить на два класса: рабочие станции и переносные (или ноутбуки). Если функционально они мало отличимые, то области их использования различны. Рабочие станции являются стационарными компьютерами, соединенные с различными периферийными устройствами: принтером, сканером, источником бесперебойного питания и т.д. Переносные компьютеры имеют меньше встроенных устройств для облегчения веса и энергопотребления и используются при постоянной необходимости работы в различных местах и проведении презентаций.