Современные программные средства, используемые в процессе создания документов

     Основными функциями данной программы являются:

d    операции по регистрации, редактированию и архивации документов;

d    контроль исполнения документов; - создание документов различного назначения по имеющимся стандартным шаблонам;

d    создание собственных шаблонов документов с помощью пакета Microsoft Office 2003 или  MS Office  2007;

d    создание и вывод на печать отчетов, позволяющих оценить состояние делопроизводства на предприятии;

d    учет документов с помощью журнальной регистрации;

d    регистрация документов, полученных или отправленных по электронной почте.

     Блок  приложений для автоматизации документооборота организации “Делопроизводство” предназначен для автоматизации работы служб

документационного обеспечения предприятий и организаций  на основе требований, предъявляемых Государственной Системой Документационного Обеспечения Управления (ГСДОУ).

     Модули  блока обеспечивают:

• регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в организации;
• постановку на контроль документов и резолюций руководства;
• статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации;
• автоматическую доставку электронных документов исполнителям;
• подготовку проектов документов, их визирование и рассылку;
• создание электронной библиотеки (архива) документов организации.

     Модуль  “Регистрация документов” предназначен для организации учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В модуле реализованы механизмы контроля над исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплиной сотрудников организации и т.п. Модуль обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов служб документационного обеспечения.

     Модуль “Обращения граждан”  предназначен для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц, контроля исполнения документов и подготовки ответных документов.

     Модуль  “Библиотека рабочих документов” служит для подготовки документов, их классификации (размещения по электронным папкам), контекстного поиска информации и печати документов. Модуль может быть использован для хранения документов произвольного содержания, таких

как: нормативные  документы организации, справочные материалы, подготовки

проектов документов и т.д.

     Модуль  “Организационно распорядительные документы”  предназначен для автоматизации подготовки распорядительных и отчетных документов организации, а также осуществления контроля над исполнением распоряжений, приказов и поручений.

     Модули “Согласование” и  “Ознакомление”   предназначены для автоматизации подготовки организационно – распорядительных документов.

Модули осуществляют автоматическую рассылку проектов документов сотрудникам организации по внутренней почте Notes для электронного визирования или ознакомления. Также осуществляется контроль над процессом ознакомления и визирования документов.

     Модуль “Совещания” предназначен для руководящих работников

предприятия, а  также секретарей-референтов руководящего звена.  

     В заключении  3 главы, хочу отметить, что база данных позволяет автоматически оповещать всех участников о предполагаемой повестке дня, дате и времени проведения совещания, оформить по итогам его проведения протокол, и на основе принятых решений автоматически рассылать поручения конкретным исполнителям с указанием сроков их выполнения работ. По итогам выполнения работ осуществляется формирование отчетов и справок о выполнении. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

     Поставленные  мною цели  и задачи в данной курсовой работе достигнуты. Рассмотрены и изучены наиболее популярные программы, которые используются для создания документов. Также рассмотрен пакет прикладных программ Microsoft Office, (MS Word , Microsoft Excel и т.д.) и системы автоматизации документационного обеспечения управления: «БОСС-Референт» и «Делопроизводство 2.5»

     Таким образом, делая выводы,  хочется  сказать, что в последнее время мало кто пользуется для создания документов текстовыми редакторами. Появление Microsoft Word их вытеснило. На данный момент уже сложно определить к текстовым процессорам или к настольным издательствам относится Microsoft Word, настолько много у него функций. Среди систем подготовки текстовых и табличных документов более подробно в курсовой работе были рассмотрены две программы пакета прикладных программ Microsoft Office – это текстовый процессор Microsoft Word и табличный процессор Microsoft Excel. Для создания документов в основном используются только эти две программы, независимо от размеров и сферы деятельности организации. Это связано с тем, что почти везде  сейчас используется операционная система Windows (2000, NT, XP, Me, Vista), созданная, как и Office компанией MS. Эти программы позволяют подготовить сложные и большие по объему документы, включая книги.

     Очень легко учиться работать в программах, входящих в Microsoft Office, так как все они, включая и операционную систему Windows, имеют похожий

интерфейс.

Системы автоматизации документационного обеспечения управления  позволяют делать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота и включают в себя принципиально новые возможности, доступные только компьютерам. В том числе при помощи этих программ можно и создавать документы.

     Конечно, корпоративная система документооборота является недешевым удовольствием. Но сколько может в живом деле стоить потерянный или неправильно обработанный документ, сколько может стоить своевременная и точная информация? Иногда это вопрос выживания фирмы. Кроме того, снижение стоимости компьютерной обработки и хранения информации в памяти компьютера – один из самых динамичных позитивных процессов в истории человечества. Из-за того, что происходит унификация и стандартизация документов, в большинстве программ, использующихся для создания документов, используются шаблоны. То есть в уже оформленный документ с необходимыми атрибутами, куда нужно просто ввести

данные. Также  в программах имеются такие функции, при которых сам пользователь может создать свой шаблон документа. Это намного ускоряет и упрощает работу по созданию документа.

     В заключение своей  курсовой  работы, хочу отметить, что сейчас предлагается очень много различных как текстовых и табличных процессоров, так и систем автоматизации документационного обеспечения управления. Сделать выбор очень сложно. Это связано с тем, что у каждой программы есть и достоинства, и недостатки, а универсальных программ нет. При выборе программного продукта следует учитывать сферу деятельности, технические свойства компьютера, операционную систему, установленную на компьютер, размеры организации, отдаленность подразделений. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы и источников 

     ГОСТ  Р 6.30-2003   Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительных документов. – М.: Госстандарт России, 2003.

     Городин В.В., Корнеев И. К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник. – М.: Мастерство; Высшая школа, 2001. С. 146-153.

     Кузнецов  С. Л. Новые программы для современного офиса // Секретарское дело. – М.: Издательство Эвилен, 1999. №3. С. 33-36.

     Куперштейн  В. И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. – СПб.: БХВ – Санкт Петербург,

2000. С. 256.

     Савельев  А.М.  CompanyMedia – корпоративная система электронного документооборота // Делопроизводство.-2002. №4. С. 39-41.

     Пашков  Д.Д. Система электронного документооборота БОСС-Референт // Секретарское дело. – М.: Издательство Эвилен, 2002. №3. С. 42-44.

     Серова  Г.А. Автоматизированная система по делопроизводству "Делопроизводство 2.5" (новая версия) // Секретарское дело. – М.: Издательство Эвилен, 2003. №6. С. 35-37.

     Кузнецов С.Л. DOCs Open // Секретарское дело. – М.: Издательство Эвилен, 1997. №4. С. 57-62.

     Кузнецов  С.Л. NAUDOC – новое решение по автоматизации делопроизводства // Секретарское дело. – М.: Издательство Эвилен, 2003. №8. С. 25-26.

     http://www.wikipediya.ru

     http://www.document.ru – Автоматизация управления документами