Современные программные средства, используемые в процессе создания документов

     Когда основная задача пользователя состоит в подготовке текстов на естественных языках для печати и печатании этих документов, набор операций редактора должен быть существенно расширен, и программный продукт переходит в новое качество – систему подготовки текстов (продукт, которому соответствует англоязычный термин ‘word processor’). Такие программы для обработки документов ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т.е. состоящими из абзацев, страниц и разделов.

Среди систем подготовки текстов на естественных языках выделяют три больших класса, но с достаточно размытыми границами: форматеры, текстовые процессоры и настольные издательства.

     Исходя  из внутримашинной структуры подготавливаемого документа, можно было бы предложить следующий подход к классификации систем подготовки текстов. Например, такие системы как:

     Форматер – это система подготовки текстов, которая не использует для внутреннего представления текста никаких специальных кодов, кроме стандартных: конец строки, перевод каретки, конец страницы (работает с ASCII-файлами).

     Текстовый процессор – это система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает собственно текст специальными      кодами – разметкой. В основном, экранные редакторы и текстовые процессоры различаются по назначению: первые создают ASCII-файлы, которые обрабатываются затем компиляторами или форматерами, вторые предназначены для подготовки текстов с последующей печатью на бумаге, поэтому форма представления текста имеет большое значение.

     В текстовых процессорах есть специальные функции для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Среди этих функций можно выделить следующие функции:

ï ввод текста под контролем функций форматирования, обеспечивающих немедленное изменение вида страницы текста на экране и расположение слов на ней, что дает приближенное представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

ï предварительное описание структуры будущего документа, в котором задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.п.:

ïавтоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов;

ï ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

ï объединение документов в процессе подготовки текста к печати;

ï автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника.

     Большинство текстовых процессоров располагает средствами настройки на конфигурацию оборудования компьютера, в частности на тип    графического адаптера и монитора. Практически все текстовые процессоры имеют уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа, шрифты и тому подобное, поскольку у каждого слова или даже символа могут быть свои особые характеристики. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, как правило, нельзя прочесть и, следовательно, отредактировать и напечатать другими текстовыми процессорами. В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового   процессора в другой существует особый вид программного обеспечения – конвертеры, гарантирующие получение выходного файла в формате   текстового процессора – получателя документа. Программа-конвертер на входе принимает информацию в одном формате, а как результат своей    работы   выдает информацию в виде файла в другом (требуемом) формате. Дальнейшее усовершенствование систем обработки текстов привело к тому, что автономные программы-конвертеры практически прекратили свое существование и вошли составной частью в систему подготовки текстов. Сегодня наиболее яркие представители программ текстовой обработки поддерживают популярные файловые форматы за счет встроенных модулей конвертации.

     Существующие  в настоящее время текстовые процессоры значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользователем.

     Достаточно  условно эти инструментальные средства могут быть разделены на 2  категории.

     К 1 категории можно отнести текстовые процессоры, позволяющие подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги. К ним относятся «WinWord», «WordPerfect», «ChiWriter», «WordStar 2000», «AmiPRo», «Т3». Самым популярным отечественным продуктом в этом классе является текстовый процессор «Лексикон», поддержка и дальнейшая разработка, которого осуществляется компанией «Арсеналъ».

     Текстовые процессоры  2 категории  имеют существенно меньшие возможности, однако они удобнее в использовании, работают быстрее и требуют меньше оперативной памяти, существенно ниже по стоимости. Специально рассчитанные на руководителей системы обработки текстов

проще, и ими  легче пользоваться. К этой категории  можно отнести ‘Beyond Word Writer’, ‘Professional Write’, ‘Symantec Just Write’, ‘DacEasy Word’.

     Настольные издательства готовят тексты по правилам полиграфии и с типографским качеством. Подобно тому, как текстовые процессоры не есть «развитие» форматеров, настольные издательства не являются более совершенным продолжением текстовых процессоров, поскольку у них

совсем иное назначение. Настольные издательские системы (‘desktop publishing’) по сути, представляют собой инструмент верстальщика. Предназначены программы этого класса не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов, т. е. программа настольного издательства, позволяет легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размер отступов, дает возможность комбинировать различные шрифты, работать с материалом до получения полного удовлетворения от внешнего вида как отдельных

страниц (полос), так и всего издания. 

     В заключение  1 главы  следует отметить, что в настоящее время текстовые редакторы уже мало используются, поскольку в них заложено намного меньше функций, чем в текстовых процессорах и настольных издательских системах, которые стали доступными для большинства пользователей. Со стороны документоведения это связано еще и с тем, что в текстовых редакторах не предусмотрена функция создания шаблонов, которая намного облегчает и ускоряет работу по созданию документов. 
 
 

2. Пакет  прикладных  программ  Microsoft  Office

2.1. Прикладные программы, входящие в Microsoft Office 

     Сегодня программные продукты фирмы Microsoft (далее MS) являются "де-факто" стандартом для офисной работы. Сложно найти учреждение, предприятие, фирму, в офисе которой не стояли бы компьютеры с операционной системой Windows ( 98, 98SE, 2000, NT, ХР, Vista) и пакетом прикладных программ MS Office.

     Популярный  пакет программ  –  Microsoft Office 2003, включающий в себя в стандартном наборе «MS Word 2003», «MS Excel 2003»,                    «MS Outlook 2003»   и   «MS PowerPoint 2003». Также в использование входит, совсем недавно вышедший, пакет программ   Microsoft Office 2007, включающий  в себя обновлённые: «MS Word 2007», «MS Excel 2007»,      «MS Outlook 2007» (Прил. № 2) и «MS PowerPoint 2007» и т.д.

     В версии «Small Business» – «PowerPoint 2003»  заменен издательским пакетом «MS Office Publisher 2007», версия «Professional» включает в себя как стандартный набор, так и дополнения «Small Business», а также имеет средство работы с базами данных (СУБД) Access 2003. Но также используется и  обновлённый  «Power Point 2007» (Прил. № 3). Самая полная версия  Premium включает также пакет для создания деловой графики «Photo Draw 2003» и средство создания Web-сайтов «Front Page 2003» (Прил. № 4). Две последние программы поставляются в англоязычном варианте. В комплект в качестве бесплатного приложения входит `Internet Explorer 5.0` – набор программ для работы в Internet.

     Самое привлекательное в пакете MS Office то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень, похоже. Научившись работать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных. Основная идея пакета программ – работа в Internet. Если раньше MS Word и MS Excel в первую очередь ориентировались на то, что подготовленный документ будет распечатан на бумаге, то теперь разработчики предполагают, что подготовленный документ будет в первую очередь отправлен по электронной почте или размещен в Internet. Для этого разработчики MS Office включили в продукт еще один формат файлов – HTML, являющийся стандартом для размещения материалов в Internet. Сохранение документов в формате HTML позволяет также просматривать документы пользователям, не имеющим на своем компьютере MS Office. Для просмотра таких документов теперь достаточно Internet Explorer, входящего в стандартный комплект Windows.

Достаточно распространенная для современного офиса является ситуация, когда документы готовятся не только на русском и английском, но и на других языках (немецкий, испанский, французский, арабский, японский и т.д.)

     Microsoft Access 2003 – это реляционная база данных. В основе этой

программы лежат таблицы. Microsoft Access (далее MS Access) отличается от MS Excel тем, что в отличие от MS Excel, СУБД MS Access позволяет работать с целой системой взаимосвязанных таблиц. В СУБД  MS Access используются при работе с таблицами формулы, сортировка, связи отдельных ячеек и их форматирование. При необходимости извлечь нужные данные сразу из нескольких таблиц базы данных можно сформировать запрос, при этом ячейки на экране будут располагаться в заданном порядке. Результаты запроса можно распечатать, используя инструмент «Отчет». Отчет представляет собой таблицу с запрошенными данными, оформление можно выбрать из предложенных шаблонов.

     Возможности программ Microsoft Office можно расширить с помощью специальных модулей – дополнений. Среди таких программ можно найти и

серьезные коммерческие пакеты (например, систему проверки орфографии «Orfo», электронные словари «Lingvo», переводчик PROMT), и небольшие

бесплатные «макросы», созданные простыми пользователями.  
 

2.2.  Текстовый процессор Microsoft Word 

     Microsoft Word – основа любого офиса и, пожалуй, самая нужная и

популярная программа  во всем Microsoft Office .

     Microsoft Word (Прил. № 5) позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст, и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор MS Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов.

     Программа предлагает ряд функций, экономящих время и усилия для создания документов. Среди них, такие функции как: 

g   автотекст – для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики;

g   стили для хранения и задания сразу целых наборов форматов;

g   слияние для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток;

g   макросы – для выполнения последовательности часто используемых команд;

g   “мастера” – для создания профессионально оформленных документов. 

     С помощью MS Word для Windows можно создавать таблицы, диаграммы. В MS Word для Windows имеется также редактор формул, позволяющий вводить формулы различной сложности. MS Word  даёт возможность проверить правописание. При проверке каждое слово в документе сравнивается с образцами в специальном  словаре. Если слово не будет найдено в словаре, откроется диалоговое окно, в котором можно выполнить необходимые исправления. При работе с документами приходится часто повторять ввод одних и тех же участков текста. В MS Word достаточно ввести их один раз, а затем сделать элементом автотекста с уникальным именем и после этого вставлять в любое место документа необходимое число раз. Достаточно часто многим сотрудникам приходится создавать документы на основе стандартных унифицированных форм или форм, разработанных и утвержденных внутри организации, а также различные виды однотипных документов (серийные письма, справки и т.д.). При автоматизированном способе подготовки такого вида документов возможны два варианта: