Совершенствования документации в управлении организации

   Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:  
СОГЛАСОВАНО  
Ректор Финансовой академии  
при Правительстве Российской Федерации.  

   Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:  

   Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

   При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:  
Замечания прилагаются  

   Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.  
   Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.  
   Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.  
   Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.  
   Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.  
   Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.  
   Документы заверяют печатью организации.  
   При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:  

   Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.  
   Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:  
В.А.Жуков  
924 45 67  
   Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.  
   Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.  
   Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).  
   Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.  
   Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.  
 

   2.3 Требования к бланкам документов

   Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.  
   Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.  
   Документы изготавливают на бланках.  
   Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).  
   Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:  
20 мм - левое;  
10 мм - правое;  
20 мм - верхнее;  
20 мм - нижнее.  
   Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.  
Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.  
   В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).  
   Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.  
   Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:  
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);  
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).  
   Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:  
- общий бланк;  
- бланк письма;  
- бланк конкретного вида документа.  
   Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.  
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.  
   Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.  
   Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.  
   Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.  
   При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.  
 

Заключение

   Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, документ — это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.  
   Целью курсовой работы являлись систематизация, накопление и закрепление знаний о понятии «документ»,  
   Основными задачами курсовой работы являлись:  
- изучение понятия «документ»; 
-исследование основных правил составления и оформления документов;  
- анализ требований к оформлению реквизитов документов;  
- изучение требование к бланкам документов.  
   В первой части работы «Теоретические основы» были изучены изучение понятия «документ», проанализированы требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, исследованы основные правила составления и оформления документов.  
   Во второй части работы «Требования к составлению документов» были исследованы специфика требований к оформлению реквизитов документов, бланкам документов.  
К курсовой работе прилагаются схемы расположения реквизитов документов, образцы бланков документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                 Заключение

   Любой документ проходит четыре стадии бытования. Первая стадия - создание, вторая - существование документа в качестве регулятора процессов, явлений событий действительности, когда он выполняет властные, исполнительные, организационные, коммуникативные, информационные и другие функции. После утраты документом своего оперативного значения по итогам экспертизы ценности он может быть уничтожен либо оставлен для долгосрочного или вечного хранения в архиве, которое является третьей стадией бытования документа.

   Описание архивного документа, снятие ограничений на доступ к нему превращает его в публичный архивный документ и переводит на четвертую стадию бытования в качестве исторического источника. Последний обладает четырьмя основными признаками. Во-первых, информация о документе публична или доступна любому пользователю; во-вторых, обращение к документу не ограничено для пользователя; в-третьих, стратиграфия документа (его место в системе других документов и документальных комплексов) строго и достоверно закреплена в архивном шифре - место хранения (архив), номер и название фонда, номера описи, дела, страницы.

   Документ берет свое начало еще с древних времен, когда вместо бумаги использовали камни, бересту и кожу. Далее стали появляться глиняные доски, а в последствии и первые бумажные документы.

   Начало систематической подготовки документальных публикаций в России связано с именем Петра Великого. Именно при нем возникла практика опубликования официальных документов - императорских указов, распоряжений высших и местных правительственных учреждений. Тогда же появились и первые документальные публикации исторических источников - летописных записей, актовых и других материалов.

   Во второй половине XVIII в. возникли и были частично реализованы проекты серийных документальных публикаций (летописей, актового материала, родословных книг и записей), появились первые государственные организации и общественные объединения, ставившие перед собой задачу подготовки и издания документальных публикаций исторических источников (Российская академия, кружок А.И. Мусина-Пушкина). Все чаще документальные публикации стали помещаться на страницах периодических изданий, а в конце XVIII в. возникло и первое периодическое издание, специализировавшееся на документальных публикациях - "Древняя российская вивлиофика" Н.И. Новикова. Накопленный опыт работы по подготовке документальных публикаций послужил основой для обобщений теоретико-методического характера. В обществе закрепилось понимание значимости документальных публикаций вообще и исторических источников в частности, пополнялся понятийный аппарат прикладной археографии. Например, появились такие термины, как "список" документа, "текст" документа, "разности" (варианты) текста документа, "подлинник" документа.

   Обычно по мере приближения документа к своей четвертой стадии бытования он неотвратимо приобретает свойства неустановленных пробелов. Утрата документом оперативного значения приводит к постепенному ослаблению его первичного информационного потенциала. Другими словами, происходит своеобразное "угасание" не только текста документа, но и его информации.

   Документация и управление ею является в наше время очень важным фактором. «Управление документацией», как универсальный термин, имеет международное признание и распространение. Он обозначает управление созданием, использованием и хранением документов организации в течение их жизненного цикла на принципах экономичности и эффективности, с использованием новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как полноценному ресурсу управления.