Совершенствования документации в управлении организации

Подобный  подход к инновациям в управлении на современном этапе предполагает рассмотрение нововведений с учетом парадигмальных изменений образа управления, что связано с пересмотром  системы ценностей и взглядов на адаптационные возможности субъекта управления, позволяющее ему генерировать образцы деятельности по мере изменения  обстановки. Это предопределяет необходимость  решения проблем, связанных с  функционированием человека в управленческих системах и разработки конструктивной методологии эффективного его включения  в такие системы.   

Важным  моментом решения подобных проблем  является мотивационный механизм, позволяющий  повышать отдачу человеческого фактора, трудового потенциала, которым располагает  строительное предприятие. Его основой  выступает активизация распределительных  отношений, в тесной связи с которыми сосуществуют преобразования в труде. С позиций мотивации коллектива к внедрению управленческих инноваций  действие указанного механизма, прежде всего, должно быть направлено на формирование работника, адекватного рыночным отношениям и сложившемуся типу экономики. Одновременно он должен способствовать созданию условий  для повышения трудовой активности на основе роста профессионально-квалификационного  и образовательного уровня работника. В целом, мотивационный механизм такого типа обеспечивает налаживание  эффективного взаимодействия материально-вещественного  и личностного факторов строительного  производства, что можно рассматривать  в качестве эффекта управленческой деятельности на предприятии.   

Формирование  действенного мотивационного механизма  требует одновременных и глубоких преобразований всех условий и факторов, обеспечивающих заинтересованность персонала  в управленческих инновациях. В нем  особое место отводится распределению  доходов, затрагивающему интересы каждого  работника, что в свою очередь  оказывает влияние на их экономическое  поведение. Вместе с тем, развитие принципа материальной заинтересованности в  инновациях должно осуществляться в  направлении возрастания моральных  и творческих стимулов, направленных на активизацию поиска нововведений и внедрение их в практику работы предприятий. В целом, такой подход к мотивации коллектива отвечает главному требованию современного менеджмента  – привлечению всех работников, независимо от занимаемой должности  к управлению производством.   

Однако  опыт прошлых лет и практика зарубежных строительных организаций свидетельствуют  о необходимости усиления творческих стимулов к труду. Исследование показывает, что по мере достижения определенного  уровня оплата труда перестает быть основной причиной, побуждающей работника  к поиску новых решений своей  деятельности. Более весомыми становятся содержание выполняемой работы, отношения  с администрацией и обеспеченность социальной инфраструктурой.   

Повышение действенности мотивации внедрения  управленческих инноваций, на наш взгляд, может быть обеспечена комплексностью стимулирования на основе органической увязки всей системы стимулов при  тесном их взаимодействии.¹   

Таким образом, развитие принципа материальной заинтересованности в системе мотивации  управленческих инноваций должно происходить  в сочетании с моральными и  творческими стимулами и направляться на активизацию участия персонала  в процессе повышения эффективности  производства и управления в строительстве.   

Изменение политической ориентации и экономических  условий хозяйствования во всех отношениях повлияло на трудовые коллективы. Чтобы  обеспечивать выпуск продукции высокого уровня в условиях конкуренции необходимо раскрывать потенциальные возможности  персонала, повышать квалификацию, поэтому  в последнее время многие предприятия  начали возвращаться к утерянным  методам управления персоналом, т.е. к идее проведения  аттестации кадров. При этом умные руководители ставят целью не столько определить формальную профпригодность (увольнять неугодных  и профнепригодных у нас и  без аттестации за эти годы научились), сколько в ходе аттестации определить потенциальные возможности человека и в случае необходимости послать  на дополнительное обучение. Конечно, возвращаться к старой системе аттестации кадров вряд ли разумно. Поэтому кадровая служба завода предложила более усовершенствованную (чем проводилась ранее) методику оценки персонала.   

Аттестация –  это оценка деятельности и результатов  работников и организации, и является объективной основой продвижении  по служебной лестнице. Проводится каждые 3-5 лет и осуществляется аттестационной комиссией. Процедура аттестации осуществляется в 3 этапа:

• подготовка – составляются списки работников подлежащие аттестации, графики её проведения, объявляется правила и критерии проведении аттестации. Работники готовят отчёт о проделанной за истекший период работе, успехах и своих планах на будущее;
• проведение -  комиссия рассматривает всю документацию на работников, проводят собеседование;
• принятие решений – по итогам аттестации разрабатывается план мероприятий в соответствии с рекомендациями комиссии.

   Условно контингент аттестуемых разделен на 3 группы. Первую группу составляли специалисты  всех направлений и руководители первичных трудовых коллективов, во вторую группу вошли так называемые руководители среднего звена (начальники цехов, участков, отделов и т.п.); в  третью группу были включены главные  специалисты, руководители структурных  подразделений и их заместители.  
  
  
  
 

Заключение    

В ходе написания курсовой работы была выявлена роль документации в управлении организации. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие относительную самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность документа для использования в социальной коммуникации.    

Также из ранее указанного мы поняли, что  непосредственно АО «Завод ЖБИ», является коммерческой организацией. Которая  в свою очередь была учреждено  в соответствии с Указом    Президента РФ от 01.07.1992 г. и на основании  решения Государственного Комитета по управлению государственным имуществом Республики Дагестан в порядке правопреемства государственного предприятия «Завод железобетонных изделий».    

И то, что  Генеральный директор Общества осуществляет руководство только текущей деятельностью Общества за исключением решения вопросов, отнесенных настоящим Уставом к компетенции Общего собрания акционеров Общества или Совета директоров Общества.    

В наше время динамичных перемен в  хозяйственной и социальной жизни  общества актуален вопрос автоматизации  документооборота, в этих целях в программе информатизации в качестве одной из основных целей указано создание информационной системы, обеспечивающей автоматизацию документооборота. Следует также иметь в виду, что с внедрением данной системы на предприятии, а также использованием локальных сетей, за процессом оборота одних и тех же документов могут отвечать несколько работников: фактически работающие с бумажными документами и работающие с этой же информацией в сети.   

Установление  порядка движения документов, или  управление документацией АО «ЖБИ» заключается создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.   

При использовании в организации  автоматизированной системы документационного  обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная  карточка документа с прикрепленным  файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю  при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки  документов и повысить оперативность  и эффективность выполнения должностных  обязанностей.    

Только  в одних организациях они выполняются  вручную, в других – с помощью  средств механизации, в третьих  – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного  цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого  аппарата должен уметь не только правильно  составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются  с этими документами.   

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы  с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.  Вместе с  тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность  работников делопроизводственных служб.  
 

Литература

1. Организационно-распорядительная  документация. Требования к оформлению  документов: Методические рекомендации  по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ.  ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М., 2003. – 90 с.

2. В.А.Кудряев.  Организация работы с документами:  Учебник. – 2-е изд., перераб.  и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.

3. Быкова  Т.А. Делопроизводство. – М.: Высшая  школа, 2006г. – 560c.

4. Басаков  М. И. Как правильно подготовить  приказ. Учебно-практическое пособие. 3-е изд. испр. и доп. - М.: Издательско-торговая  корпорация “Дашков и К°”, 2005. - 128 с.

5. Сологуб  О. П. Делопроизводство: составление,  редактирование и обработка документов. - М. :Омега-Л, 2007. – 208с.

6. Культура  устной и письменной речи делового  человека: Справочник. Практикум. - 4-е  изд. - М.: Флинта, Наука, 2006. – 320 с.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Документ (от лат. "документум" - свидетельство) - это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы  могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию.

   Документирование - процесс записи информации на различных  носителях по установленным правилам.

   Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку  информации, передачу и использование  информации, а также ее хранение.

   С древности и до XIX века понятие "документ" употреблялось в значении "письменное свидетельство" и в основном использовалось в юриспруденции и дипломатики.

   Однако  это понятие более широкое. И  с начала XX века бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие "документ" как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию.

   Он  относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме [10].

   Позже, в 1950 - 1990-е гг. слово "документ" трактуется в нескольких смыслах, как  в узком, так и в широком. Таким  образом, при употреблении термина "документ" необходимо уточнять, какое именно значение вкладывается в него в данном конкретном случае.

   Развитие  документов. Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных  носителях информации, относят примерно к 30 веку до н. э. [16].

   Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись особым значением, символизировали  понятия и явления. Например, стрела - символ войны.

   Разновидностью  предметного является галечное и ракушечное письмо, узелковое письмо. Индейцы использовали шнуры разной толщины и цвета, а также узелки и бусинки. Древние инки использовали "кипу" - к основной толстой веревке прикреплялись более тонкие шнуры, нити и лоскуты различного цвета, каждый элемент имел свое значение [4].

   Технология  управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных  форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и  содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности.

   Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность  централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени.

   Ведь  это требует огромных трудозатрат  не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.