Совершенствования документации в управлении организации

Введение 

    Отечественное  делопроизводство, возникнув в период  становления Русского централизованного  государства, прошло долгий исторический  путь. Оно развивалось вместе  с государством, нужды которого  обслуживало на протяжении почти  шести веков, и видоизменялось вместе с трансформацией российской государственности. Политические, социальные и экономические государственные реформы вызывали соответствующие изменения системы делопроизводства. В рамках развития делопроизводства, естественно, возникали и развивались различные виды документов.

   Уже в  древности люди стали осознавать, что создание документов, их движение  и хранение подчиняются определенным  закономерностям. Первоначально  это понимание находило закрепление  в повседневной практике, в формировании  обычаев и традиций работы с документами. Затем практические приемы обобщались, анализировались и постепенно становились обязательными правилами и нормами, получая закрепление в официальных законодательных и нормативных актах. Таким образом, практическая деятельность, постепенное накопление эмпирического материала стимулировали теоретическое осмысление вопросов, связанных с функционированием документов в обществе. В результате зародилась научная дисциплина документоведение.

Основными задачами документоведения являются:

- теоретическое  обоснование документационных процессов  в обществе, выявление закономерностей  и тенденций функционирования  документов в социуме;

- формирование  высокоорганизованной информационной  среды, т.е. обеспечение общества  качественной документированной информацией и создание условий для эффективного ее функционирования в оперативной, ретроспективной и прогностической среде;

- развитие, совершенствование  информационной культуры человека.

   Документированная  информация составляет основу  управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

История документа  и документации как совокупности документов, связанных между собой  формально-логическими связями, является одной из интереснейших тем документоведения и до настоящего времени все еще  недостаточно изучена. История позволяет проследить эволюцию документа и ее взаимосвязь с социально-политическими и экономическими изменениями в обществе. Среди главных характеристик процесса эволюции документа можно назвать возникновение, изменение, сохранение и трансформацию форм документов, изменение удельного веса в социальных и управленческих процессах разных видов документов, влияние новых технологий на документ, а также устойчивость основных функций документа: запоминания (фиксации) информации и последующей передачи ее во времени и пространстве. Можно сделать вывод, что документы и документация возникают в связи с общественными потребностями человека и государственными задачами. Любой документ обладает соответствующей функцией или их совокупностью, обусловленной целью создания документа.

К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, архивоведения, библиотековедения нет единства в понимании термина «документ», несмотря на наличие ряда законодательных  и гостированных определений. Вместе с тем такая дефиниция необходима для развития теории документоведения и архивоведения, совершенствования методики работы с документами.    
 
 

Содержание 

Введение…………………………………………………………………………..5 

Глава 1. Роль документации в управлении организации

1.1 Понятие  документа его виды и формы.  Классификация документов ..7   

1.2 Роль документации в технологии  процесса управления……………...11 

Глава 2. Анализ роли документации в управлении организации.

2.1. Общая характеристика  АО «ЖБИ»……………………………………16

2.2. Анализ  службы ДОУ в АО «ЖБИ»……………………………………19 

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию  документации в управлении организации

3.1 Использование  современных технологий в системе  управлении документации организации………………………………………..………..23

3.2 Основные  направления совершенствования кадровых документов...26  
 

Заключение……………………………………………………………..…….…32

Литература………………………………………………………………………34  
  
  
  
  
  
 
 
 
 
 
 

 
  
 

Введение    

Деятельность  любой, в том числе и коммерческой организации сопровождается созданием  документов. Управление документацией  в соответствии с действующими правилами  обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого  труда.          

 Документация в управлении организации-актуальная задача современного  этапа адаптации хозяйствующих  субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать хранение документов и оформление дел в организации управления на основе системного подхода.   

Без использования этих требований затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:

• Во-первых; в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;
• Во-вторых, в сферу хозяйственности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменён работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления.
• В-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы оперативного хранения документов и оформления дел;
• В-четвёртых, механизма управления – должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.

 

     Правильная организация работы  с документами предполагает прежде  всего их разбиение на группы  по назначению и принципам  подготовки и оформления.    

В данной курсовой работе рассмотрены  важнейшие вопросы документационного  обеспечения управления организацией.    

Структурно  курсовая работа разбита на три главы. В первой из них рассматриваются  основные понятия и терминология вопроса, правила оформления документов на основе имеющейся нормативно-методологической базы. Вторая глава посвящена основам  организации службы документационного  управления и рациональной работы с  документами на предприятии (учреждении). В третьей главе представлены рекомендации к процедуре усовершенствования движения документов в организациях и внедрении в этот процесс  информационных технологий и сделаны  выводы по всей теме курсовой работы.   
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 

Глава 1. Роль документации в управлении организации    

1.1 Понятие документа  его виды и формы.  Классификация документов.   

Документ  – это материальный объект с закрепленной в ней информации,  для передачи ее во времени и в пространстве. Документ выступает одновременно и  как предмет труда управленческого  работника и как его результат. Фиксирование информации в документе, оформление служебных документов регламентирована стандартами одним из которых  является Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от 20 февраля 1995 г.   

Документ - сложный объект, представляющий собой  единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его  сущность - это задача, которая решается с помощью системного подхода - методологического  направления в науке, ставящего  своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов - систем (греч. sistema - целое, составленное из частей, соединение).   

Документ  представляет собой систему - множество  закономерно связанных друг с  другом элементов и частей как  определенное целостное образование, единство. Элемент - предельная единица  деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую  для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе  имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.   

Понятие системы относительно, как и понятие  элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными  подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т. д.), объединенные в сложное целое. Подсистемой  документа может выступать и  текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. Документ как целое - это  единство составляющих его элементов  и подсистем, суперсистема по отношению  к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов  информации, библиотек, архивов, книжных  магазинов и др. (в зависимости  от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.   

Официальный документ – это документ,  имеющий  права на исполнение в организации  созданный юридическим или физическим лицом оформленный и удостоверяющий в установленном порядке.    

Важнейшим внутренним признаком для классификации  документов является его содержание. Служебные документы могут, подвергается административным вопросам, материально  – техническому снабжению, планированию, оперативной деятельности, бухгалтерскому учету, подготовки и расстановки  кадров.    

Выделяют  несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками:

• юридическая сила;
• оригинальность;
• подлинность.

 

   Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на две группы: первая группа – это документы  по общим и административным вопросам, т. е по вопросам общего руководства  предприятия и производственной деятельности. Вторая группа – это  документы по функциям управления. Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, докладные записки, и т.д. оформление всех этих документов унифицирована, но они могут быть разными:

1. по месту составления: внутренние, внешние;
2. по содержанию: простые, сложные;
3. по форме: индивидуальные – когда  содержание каждого документа имеет свои особенности например: докладные записки;

 

   трафаретные – когда часть документа отпечатано, а часть составляется при составлении;   

4. типовые – созданные для группы однородных предприятий. Как правило все  типовые, трафаретные документы  печатаются  тпо срокам исполнения: срочные, несрочные;
5. по происхождению: служебные - затрагивающие интересы предприятия, личные – касающиеся конкретного лица и является именными.
6. по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаторы;
7. по средствам фиксации: письменные, графические, фото и кинодокументы и т.д.

 

   В соответствии с основными требованиями к составлению документа, он должен быть содержательным, понятным и правильно  оформленным. Требование к оформлению приведены в ГОСТЕ от 98 г и в изменениях к нему постановлением ГОС стандарта Р.Ф от 2000 г. В стандарте приведены требования и правила оформления документов.