Совершенствование должностной инструкции

В разделе VI "Взаимоотношения (связи по должности)" регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных подразделений организации, устанавливается круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями.

Для повышения  качества должностной инструкции целесообразно  установить в данном разделе порядок  и периодичность предоставления (а также получения) данным работником отчетов, планов и других документов.

Несмотря на то, что должностная инструкция - документ унифицированный по правилам оформления и структуре текста (разделов), в дополнение к основным разделам в должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы.

Например, в  должностную инструкцию может быть включен раздел "Оценка работы", где на основе разделов "Функции" и "Должностные обязанности" устанавливаются критерии оценки труда. К таким критериям можно отнести, например, соблюдение сроков подготовки документов и их соответствие установленным нормам, обеспечивающим юридическую силу документа.

К дополнительным разделам относится и разд. "Порядок  пересмотра должностной инструкции". В нем устанавливают или срок действия инструкции (например: "Инструкция подлежит пересмотру 1 раз в год"), или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых: изменение организационной структуры, пересмотр штатного расписания, появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и др. Данный раздел располагают в заключение должностной инструкции.

Более информативно выглядят инструкции, в которых устанавливаются  виды ответственности за каждый вид выполняемой работы.

Для кадровых служб, например, характерны связи с территориальными отделениями Пенсионного фонда России, отделом соцобеспечения, военкоматом, Центром занятости и др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

 

 

2.1 Анализ существующих должностных инструкций

 

 

В практической части курсовой работы надо проанализировать должностные инструкции, сотрудников Отдела организационно-кадровой работы. Для анализа нами взяты должностные инструкции: секретаря-референта и менеджера.

Должностная инструкция секретаря-референта.

 

 

Наименование  организации ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ___________№_____________                      Новокузнецк Секретаря референта	УТВЕРЖДАЮ: Директор _________________________ (наименование  организации) _______________/_________________ (подпись) (фамилия,  инициалы) «_____» ___________________г.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-референт  относится к категории специалистов  предприятия, принимается и увольняется директором.        1.2. Основными задачами секретаря-референта являются документационное и организационное обеспечение управленческой деятельности.        1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.        1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:        законодательными актами РФ;       Уставом предприятия;       Положением о функциональных службах предприятия;       приказами (указаниями) руководства предприятия;       нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;       настоящей должностной инструкцией.        1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.        1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:        перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;        организации работы с документами, составления документации;        организации управленческого труда;        применение средств вычислительной и организационной техники;        культуры труда и служебной этики;        охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
2. ФУНКЦИИ
На секретаря-референта  возлагаются следующие функции:        2.1. Справочно-информационное обслуживание по документам предприятия.        2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.        2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.        2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.        2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ  ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт должен:        3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов.        3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, справочно-информационное обслуживание и хранение документной информации.        3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.        3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.        3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.        3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта, Интернет и т. п.).        3.7. Вести прием посетителей.        3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:        оформление приказов по личному составу;        оформление личных карточек формы Т-2 (Т-2А) или личных дел;        оформление трудовых книжек;        оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);        оформление командировочных документов;        оформление листов нетрудоспособности;        ведение табеля учета рабочего времени;        выдача справок о трудовом стаже и зарплате.        3.9. Обеспечивать изготовление документов и копировально-множительные работы с применением современных средств офисной оргтехники.        3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.        3.11. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
4. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:        4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.        4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.        4.3.Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-97).        4.4. Визировать управленческие документы в рамках своей компетенции.        4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.        4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.        4.7. Работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «Конфиденциально».        4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.        4.9. Имеет право на взаимодействие со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт  несет ответственность за:        5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.        5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и контролю исполнения документов.        5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».        5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
С инструкцией  ознакомлен: «____» _________________ 200__г.
Заведующий  канцелярией	И.О. Фамилия

 

 

Первый раздел секретаря-референта называется  “Общие положения”. Его содержание также соответствует структуре, т.е. в нем отражены все пункты (Назначение должности; Структура подчинения и взаимодействия; Нормативные документы, регламентирующие деятельность; Процедуры назначения на должность и освобождения от должности). Недочетом является только то, что не указаны Процедуры замещения должности во время отсутствия. Кроме того, не освещено внутридолжностное  квалификационное категорирование.

Второй раздел называется  “Должностные обязанности”, и в нем перечислены обязанности работника, что также соответствует требованиям. Важно, чтобы все функции, возложенные на подразделение, были отражены в должностных обязанностях его работников.

Следующий раздел “Права” соответствует структуре. Правильным является то, что количество прав меньше количества обязанностей, иначе бы это послужило поводом для превышения властных полномочий. Недочетом является то, что последний пункт начинается конструкцией “Имеет право на…”, в то время как предыдущие пункты начинались с глаголов в неопределенной форме. Поэтому чтобы сохранить “синхронность” синтаксических конструкций, необходимо перестроить предложение в последнем пункте так, чтобы оно тоже начиналось с инфинитива.

Четвертый раздел как по нормативным требованиям, так и по моей инструкции называется “Ответственность”. Содержание его в целом соответствует требованиям.

В большинстве  источников четвертый раздел является последним. Но так же могут существовать и еще несколько разделов: “Требования объективной квалификации”, который в случае четырех разделов должен был быть освещен в Общих положениях, а так же Профессиональные знания” (что является одним из подпунктов Требований объективной квалификации) и “Квалификационные требования” (которые и нужно было указать в Общих положениях).

По нормативам в конце документа должно быть три подписи. Но в моей должностной  инструкции одна в принципе отсутствует: нет подписи лица, разрабатывавшего должностную инструкцию (руководителя кадровой службой или структурного подразделения).

Анализ должностной  инструкции менеджера.

Наименование  организации ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ _____________№___________ Г. Новокузнецк менеджера

«УТВЕРЖДАЮ» Генеральный директор Компании «ХХХ» _________________Иванов  И.И. «___»_________200_ г

.

                              I.             Общие положения

1. Менеджер по персоналу относится к категории специалистов.

2. На должность Менеджера по персоналу назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы по специальности в данной области не менее 3 лет.

3. Назначение на должность Менеджера по персоналу и освобождение от нее производится приказом Генерального директора Предприятия.

4. Менеджер по персоналу должен знать:

4.1. Законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность Предприятия по управлению персоналом.

4.2.  Трудовое законодательство.

4.3.  Цели и стратегию развития Предприятия.

4.4. Методы анализа количественного и качественного состава работающих.

4.5. Методику планирования и прогнозирования потребности в персонале.

4.6. Основы экономики, социологии и психологии труда.

4.7.  Современные теории и практику управления персоналом.

4.8.  Формы и системы оплаты труда, его стимулирования.

4.9.  Порядок разработки и заключения трудовых договоров (контрактов) и регулирования трудовых споров.

4.10. Методы оценки  работников и результатов их  труда.

4.11. Стандарты  и унифицированные формы кадровой  документации.

4.12. Основы производственной  педагогики, конфликтологии, способы  предотвращения и разрешения конфликтов.

4.13. Правила  и нормы охраны труда.

4.14. Конъюнктуру  рынка рабочей силы и образовательных  услуг.

4.15. Формы и  методы образовательной и тренинговой  работы с персоналом.

5.      Менеджер по персоналу подчиняется непосредственно Генеральному директору Предприятия.

6.      На время отсутствия Менеджера по персоналу (командировка, отпуск, болезнь, пр) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке Генеральным директором. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

                                    II.               Задачи должности

1.      Под руководством Владельцев Компании разрабатывает «Корпоративную Политику (Концепцию) в Отношении Персонала»

2.      Совместно с Владельцами и Топ-менеджментом Компании формирует основы корпоративной культуры, участвует в управлении ее развитием.

3.      Совместно с Руководством Компании участвует в принятии и осуществлении решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, объявления благодарностей, поощрений и наложения взысканий, понижения в должности, а также увольнения работников.

4.      При поддержке Руководства Компании проводит работу по управлению социальными процессами на Предприятии, созданию благоприятного социально-психологического климата в коллективе, принимает участие в разрешении трудовых споров и конфликтов.

5.      При поддержке Владельцев и Топ-менеджмента Компании возглавляет работу по формированию кадрового резерва из состава действующих сотрудников Предприятия.

6.      Проводит на рынке труда поиск и подбор персонала необходимых Предприятию профессий, специальностей и квалификаций.

7.      Участвует в разработке перспективных и текущих планов по работе с персоналом. Организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры.

8.      Организует необходимый кадровый учет и кадровое делопроизводство на Предприятии в соответствии с требованиями законов и государственных стандартов.

                            III.           Должностные обязанности

Менеджер по персоналу:

1.      В соответствии с разработанной «Корпоративной Политикой (Концепцией) в Отношении Персонала», а также исходя из стратегических задач Компании и реально складывающейся обстановки, на полугодовой, ежеквартальной и ежемесячной основе планирует свою деятельность. Полугодовой, ежеквартальный и ежемесячный планы отличаются степенью детализации заданий и конкретизацией сроков их выполнения. Каждый из планов разрабатывается в обязательной увязке с бюджетом Службы Персонала на соответствующий период.

2.      Изучает и анализирует конъюнктуру рынка труда. Ежеквартально делает письменный аналитический обзор-отчет для Руководства по уровням и системам оплаты труда аналогичных должностей в аналогичных компаниях.

3.      Осуществляет поиск персонала — как собственными силами, так и (при наличии выделенного соответствующего бюджета) во взаимодействии с государственными и частными структурами по подбору персонала. Поиск осуществляет в соответствии с принятым в Компании порядком — на основе Заявок, составленных руководителями Отделов и Служб и утвержденных Генеральным директором.

4.      Проводит предварительную работу с претендентами на вакантные должности (анкетирование, первичные собеседования и так далее). Выявляет наиболее перспективных, рекомендует их для последующего собеседования с Руководителями служб и Отделов, с Руководством Компании.

5.      Проводит адаптационные мероприятия в отношении новых сотрудников: знакомство с Предприятием, Правилами внутреннего трудового распорядка, неформальными правилами, ценностями и бизнес-обычаями Компании. Контролирует ход, полноту и качество реализации «Плана вхождения в должность» новых сотрудников, совместно с Руководителями соответствующих Отделов и Служб Компании организует необходимые экзаменационные мероприятия по завершению соответствующих этапов.

6.      Организует подготовку и проведение ежегодной профессиональной Аттестации сотрудников структурных подразделений Предприятия и их Руководителей. Разрабатывает планы, программу аттестации, графики, добивается подготовки руководителями отделов предварительных заключений по каждому проходящему аттестацию их сотруднику. Участвует в работе Аттестационной Комиссии, по результатам работы Комиссии готовит проекты «Заключения аттестационной Комиссии». Осуществляет иные действия и мероприятия, необходимые для успешного проведения Аттестации.

7.      Совместно с руководителями Отделов и Служб выявляет перспективные кадры, проводит работу по формированию и подготовке кадрового резерва — как из числа сотрудников московского офиса, так и сотрудников Филиалов (когда и если они будут) — для выдвижения на руководящие должности в Компании.

8.      На постоянной основе ведет мониторинг социально-психологической атмосферы в коллективе, проводит анализ деловых, функциональных, морально-психологических качеств сотрудников. Особое внимание уделяет достаточности мотивации персонала, его удовлетворенности условиями и качеством работы, его лояльности и управляемости. Ежеквартально готовит и предоставляет Руководству Компании аналитический отчет по социальным и кадровым вопросам. При выявлении проблем, требующих неотложного вмешательства, оперативно информирует Руководство, готовит возможные варианты решений.

9.      Совместно с Руководителями Отделов и Служб дважды в год, в период формирования полугодовых бюджетов, разрабатывает планы целевого обучения и тренингов персонала. Обеспечивает выполнение утвержденного «Плана». По возможности и при необходимости, привлекает к тренерской работе собственный персонал Компании из числа топ-менеджеров, руководителей среднего звена и наиболее способных линейных менеджеров.

10. Предлагает  меры по повышению мотивации  работников, по улучшению условий труда, вносит предложения по рационализации системы оплаты труда и материального стимулирования.

11. Проводит  работу по рационализации организационной  структуры и штата Предприятия,  разработке (переработке) Положений  об Отделах и должностных инструкций персонала.