Совершенствование должностной инструкции

                                                       СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………………..3

1 ХАРАКТЕРИСТИКА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ..…………………..….. ...5

1.1 Определения  понятия «должностная инструкция»  ……………….……………... ..5

1.2 Значение  должностной инструкции………………………………………………… 7

1.3 Основные  требования к составлению должностных инструкций………………....8

1.4 Содержание и структура должностных инструкций ……………………………..10

2 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ…………………...19

2.1 Анализ существующих должностных инструкций …………... ………………….19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..........35

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ …………………………………… 38

Приложение 1 ………………………………………………………………………….. .40

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                             

                                                     ВВЕДЕНИЕ

 

В любой организации деятельность персонала определяется различными регламентами, распространенными из которых являются должностные инструкции. И они не всегда составлены в соответствии с Тарифно-квалификационными характеристиками по общеотраслевым должностям служащих. При поступлении на работу каждый человек должен ознакомиться с должностной инструкцией, разработанной для него кадровой службой  или руководителем структурного подразделения (подписанной руководителем структурного подразделения и утвержденной руководителем организации), на основании которой будет заключаться трудовой договор. Но не каждый знаком с правилами составления данного нормативно-правового акта и требованиями, предъявляемыми к оформлению. В последнее время в связи с введением нового Трудового Кодекса некоторые руководители предлагают подчиненным самостоятельно написать на себя должностную инструкцию. В этом случае человеку уже действительно необходимо обладать определенными знаниями в этой области.

Поэтому тема: “Совершенствование должностных инструкций” актуальна в настоящее время, так как будущему специалисту делопроизводства мне необходимо быть компетентной в этом вопросе.

Для проведения качественного  исследования по теме: « Совершенствование должностной инструкции» необходимо разработать научный аппарат, который включает в себя следующие компоненты:

Проблема: Каковы особенности составления и оформления должностной инструкции?

Цель: Изучение особенностей составления должностной инструкции.

Объект: Процесс  совершенствование должностной  инструкции.

Предмет: Особенности  составления должностной инструкции.

Гипотеза: Составление должностной инструкции будет эффективней, если реализуются следующие условия:

- если специалисты службы ДОУ будут знать правовые нормативные документы делопроизводства.

- если специалисты  службы ДОУ будут знать правила составления должностной инструкции.

-если специалисты  службы ДОУ будут знать технологические  особенности производства.

Для достижение цели необходимо решить ряд задач:

1. Изучить понятие должностной инструкции, порядок разработки, оформления,  подписания и утверждения.
2. Проанализировать должностные инструкций с точки зрения правильности их составления.
3. Сравнить несколько должностных инструкций разных специалистов.

Для проведения исследования по данной теме были использованы следующие методы:

          1. Анализ

          2.  Сравнение (сопоставление фактической формы и нормативов; выводы)

3. Синтез

           4. Прогнозирование

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1 ХАРАКТЕРИСТИКА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

 

   1.1. Определения понятия «должностная инструкция»               

 

Главные достоинства  любого нормативного документа –  краткость и ясность. Очевидно, что  неясный, то есть двусмысленный или  противоречивый документ, невозможно исполнять. Также, очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно – его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, в нем легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее должностная инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений. Все это знают, однако, большинство должностных инструкций длинные и неясные.

Назначение  должностной инструкции – объяснить  подчиненному, что от него требуется, но мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей должностная инструкция не может. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на работе по мотивированию подчиненного.

Должностные инструкции являются основной несущей конструкцией любой системы управления.

Должностная инструкция   - документ,  регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.  Разрабатываются должностные инструкции руководителями подразделений на своих непосредственных подчиненных, и подписываются  они также руководителями структурных подразделений.  При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается. Утверждает должностные инструкции: Первый руководитель организации на должности находящиеся непосредственно в его компетенции. На остальные должности инструкции утверждаются соответствующими заместителями по функции.  Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это в его компетенции и указано в его должностной инструкции и трудовом контракте. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров,  второй у руководителя подразделения,  третий у работника.  Разрабатывать должностные инструкции необходимо в соответствии с положением о подразделении.  Качественно подготовленный комплект должностных инструкций перекрывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации.  Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том,  чем данная работа отличается от всех других работ.  Ответственность за полноту наполнения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.  Исходной точкой обновления должностных инструкций является стратегический план фирмы или его корректировки.  Качественно подготовленная должностная инструкция содержит информацию,  которая необходима в процессе управления персоналом.

Главной целью  должностной инструкции является описание того, что от работника требует и хочет получить организация. Т.е. целью написания должностных инструкций является формализация задач и функций сотрудника, но формализм - признак плохо написанной инструкции. Очень часто встречаются документы, которые скопированы (полностью или с адаптацией к конкретной компании) с имеющихся в продаже сборников типовых примеров должностных инструкций. При этом содержание должностных инструкций не всегда соответствует фактическим должностным обязанностям сотрудников, т.е. то, что записано "на бумаге", не соответствует тому, как это выполняется на практике. Более того, зачастую положения должностных инструкций сформулированы таким образом, что определить из них, что же конкретно должен делать сотрудник и за что он несет ответственность, достаточно трудно.

Еще одна ошибка составления инструкций - поверхностность и использование общих формулировок. Такой подход допустим лишь в том случае, когда в компании существуют не только должностные инструкции, но и отдельные подробные процедуры, инструкции и методики выполнения работ. Лучше, если в должностной инструкции будет написано много, подробно и четко, чем мало и неконкретно. Но, несмотря на это должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения. Кроме того, необходимо отметить, что все положения  должностной инструкции равны по степени важности.

Кроме того, как бы хорошо ни были написаны инструкции, они бесполезны, если сотрудник не знает их назубок. В некоторых зарубежных организациях ознакомление с пакетом методических документов происходит с помощью ролевых игр: сотрудник должен уметь применять инструкции в разных ситуациях.

Правильно написанные инструкции увеличивают эффективность работы на каждом участке, снижают конфликтность и в конечном итоге способствуют повышению авторитета руководства.

 

            1.2.  Значение должностных инструкций

 

Прежде всего, должностная инструкция нужна для  того, чтобы упорядочить работу не только отдела или департамента по управлению персоналом, но и всей организации. Обычно должностная инструкция описывает обязанности и права работников. Итак, по порядку.

Во-первых,  должностная инструкция - это руководство к действию для самого работника: она дает знание того,  каких действий от него ожидают, и по каким критериям будут оценивать результаты труда,  представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности; участие в обсуждении должностной инструкции представляет возможность работнику влиять на условия,  организацию,  критерии оценки его труда.

Во-вторых,  должностная инструкция - основа для проведения оценки результатов трудовой деятельности работника,  принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении,  перемещении,  увольнении,  зачислении в резерв руководящих кадров,  направлении на дополнительное обучение и т. п.).

В-третьих,  должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме,  оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.

В-четвертых,  должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

В-пятых,  анализ должностных инструкций (обязанностей,  полномочий и т. п.) - один из источников информации для совершенствования организационной структуры,  планирования мероприятий по повышению производительности труда.

 

 1.3 Основные требования к составлению должностных инструкций

 

Должностная инструкция разрабатывается на основе положения о работе подразделения.  Обязанности работников должны вытекать из основных задач,  решаемых подразделением, т.е. все функции, которые возложены на подразделение, должны быть разделены между сотрудниками данного подразделения. Второй документ, который необходим для подготовки должностной инструкции - это должностная квалификационная характеристика. Руководители организаций сами утверждают штатное расписание, следовательно, они имеют право вносить в штатное расписание те должности, которые им необходимы. Из-за этого появляются  должности, которые не предусмотрены Единой номенклатурой должностей служащих. Необходимо следить, чтобы этого не происходило. 

Должностная инструкция должна содержать совокупность всех основных выполняемых работником функций.  Должностная инструкция должна быть написана простым,  понятным языком.  Все пункты должны быть максимально конкретными.  Должностная инструкция должна иметь: гриф утверждения,  дату,  подпись работника об ознакомлении.

Должностная инструкция должна содержать информацию по следующим вопросам: - название должности; - наименование структурного подразделения; - цель должности (зачем она существует); - подотчетность,  место должности в рамках организационной структуры фирмы (кем руководит,  кому подчиняется); - перечень должностных обязанностей сгруппированных по функциональным блокам. 
           Несколько дополнительных комментариев по написанию указанных выше разделов: а) цель должности должна быть по возможности сформулирована одним предложением и в своем подтексте должна содержать ответ на вопрос "за что работнику платится заработная плата",  б) стандарта на количество функциональных блоков и количество должностных обязанностей внутри каждого функционального блока не существует, однако из практики должностная инструкция считается содержательно наполненной, если выдерживается рамка из 6-7 функциональных блоков, внутри каждого из которых приведены 6-7 должностных обязанностей.

При составлении  должностной инструкции важно придерживаться единого стиля, потому что стилистический разнобой отвлекает инструктируемого, заставляет задумываться, а нет ли здесь скрытого смысла?

Должностная инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать  все действия, которые могут потребоваться  от подчиненного.

Основные требования к форме должностной инструкции

В обязательном порядке в должностную инструкцию должны входить следующие пункты: