Для распознавания текста при вводе  бумажных документов в систему DocsVision реализована интеграция с системой ABBY FineReader Scripting Edition. 
 

 

2.2 Функциональность DocsVision

 
 

     Функции DocsVision, обеспечивают высокий потенциал для создания эффективных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Основные функции системы можно условно разделить на две группы[18]:

1. Регистрация, хранение и поиск документов

• Хранение структурированной информации о документе в виде карточки с необходимыми реквизитами

• Хранение присоединенных к карточке файлов документов любых форматов
• Ведение нумерации версий хранимых файлов документов (автоматическое, ручное, без версий)
• Ввод бумажных документов в систему путем сканирования и распознавания, в том числе в потоковом режиме и с использованием штрих-кодов
• Открытие и сохранение хранящихся в системе документов формата Microsoft Office непосредственно из приложений Microsoft Office
• Автоматическое присвоение карточкам документов регистрационных номеров из настраиваемых нумераторов
• Автоматическое формирование атрибутов учетной карточки из полей и свойств документа Microsoft Office и обратно
• Категоризация карточек документов (отнесение к одной или нескольким тематическим категориям из настраиваемого справочника)
• Фиксация состояния документа в соответствии с его жизненным циклом (применяется настраиваемый граф состояний и переходов)
• Создание экземпляров карточек документов по шаблонам
• Настройка состава реквизитов карточки документа в зависимости от присваиваемого вида (вид и соответствующие реквизиты выбираются из настраиваемого справочника)
• Определение структуры карточек и работа с ними через визуально конструируемые экранные формы Microsoft VBA и Microsoft InfoPath
• Создание новых видов учетных карточек и других расширений системы на базе программного интерфейса системы средствами Microsoft Visual Basic
• Назначение односторонних и двусторонних смысловых связей-ссылок между карточками документов из настраиваемого справочника;
• Экспорт данных карточки в файл формата .xml, их печать и отправка по почте
• Ведение справочников сотрудников, контрагентов, различных служебных справочников, а также универсального настраиваемого справочника, поля записей которых могут использоваться для формирования реквизитов карточек документов
• Организация древовидной структуры папок для хранения карточек
• Организация виртуальных папок для хранения ссылок на карточки, находящиеся в обычных папках и отвечающие определенным критериям
• Настраиваемое табличное представление информации карточек, хранящихся в папке (выбор состава и порядка отображаемых реквизитов, группировка, сортировка, и фильтрация строк)
• Формирование отчуждаемых отчетов путем экспорта представлений в Microsoft Excel по настраиваемым шаблонам
• Поиск документов по реквизитам и тексту (атрибутивный и полнотекстовый)
• Ограничение доступа пользователей к информации в соответствии с их учетными записями, принадлежности к группам и исполняемыми ролями
• Электронная цифровая подпись и шифрование файлов документов, хранящихся в системе
• Репликация данных между несколькими серверами DocsVision.

 
     

2. Обработка документов и бизнес-процессы

• Назначение программной (VBScript) обработки событий карточки документа (стандартные: открытие, сохранение, переход по вкладкам, и пользовательские, вызываемые через кнопки на панели инструментов карточки):

• Назначение сотрудникам заданий и контроль их исполнения
• Ведение календарей рабочего времени сотрудников для определения даты исполнения задания на основании его длительности
• Присоединение к заданию документов при назначении и исполнении задания
• Назначение заданий по исполнению документов (резолюций) как через отдельную карточку, так и непосредственно из карточки документа
• Организация процесса согласования документа через единую карточку с автоматическим формированием заданий, отслеживанием хода согласования, исправлений и комментариев и последующей консолидацией документа
• Автоматическое формирование очередей заданий к исполнению в персональных папках сотрудников
• Дополнительное уведомление сотрудника о поступивших заданиях со ссылкой на них письмом по электронной почте Microsoft Exchange и/или сообщением специального поискового агента
• Исполнение задания без непосредственного доступа пользователя к серверу DocsVision (off-line задание через электронную почту Microsoft Exchange и Outlook)
• Визуальное моделирование схемы произвольных автоматизированных бизнес-процессов, управляемых событиями
• Создание заданий, задач, согласований и бизнес-процессов по шаблонам
• Выполнение бизнес-процесса по описанной схеме: автоматическое формирование заданий исполнителям, ручные и автоматические этапы обработки информации, передача информации в ходе процесса
• Взаимодействие в ходе процесса с внешними ИТ-системами посредством шлюзов: мониторинг состояния объектов, маршрутизация ссылок на них, обмен данными, модификация объектов
• Контроль выполнения процесса: визуально по схеме, с помощью монитора бизнес-процессов и настраиваемых табличных представлений
• Хранение и отображение информации карточек заданий и бизнес-процессов аналогично карточкам документов
• Возможность программного расширения функциональных возможностей подсистемы управления процессами.

 

2. 3  Основные объекты DocsVision

 

     Навигатор

     Взаимодействие  пользователя с системой управления документами и бизнес-процессами DocsVision обеспечивает Навигатор (Рисунок 2.1), интегрированный в браузер Internet Explorer. Навигатор дает пользователю возможность осуществлять все необходимые операции над информацией, содержащейся в базе данных. А именно: создавать, удалять, просматривать, редактировать карточки документов и данные, хранящиеся в справочниках; осуществлять поиск необходимых документов в соответствии с заданными критериями; исполнять задания и поручения, необходимые для движения документов и выполнения бизнес-процессов внутри организации.

       

Рисунок 2.1 – Навигатор  и его основные элементы[19] 

     В левой панели окна Навигатора отображается дерево папок, в правой — информация о карточках, которые в ней находятся.

     Все команды для работы с объектами DocsVision доступны из панели инструментов Навигатора, строки главного меню, а также из контекстного меню.

     Пользователь  может выбрать для отображения  только необходимые инструменты  Навигатора, скрывая остальные.

     К основным возможностям просмотра карточек, предоставляемым Навигатором, относятся (Рисунок 2.2):

• сортировка карточек;
• группировка карточек;
• предварительный просмотр (без открытия карточки).

 

Рисунок 2.2 – Список карточек, сгруппированных по полю Исполнитель и отсортированных по теме документа[19] 
 

     Карточки

     Карточка  является одним из основных объектов, с которыми работает система DocsVision. Имея достаточно сложную структуру, каждая карточка позволяет регистрировать одну единицу хранения (например, документ). В общем случае карточка включает несколько именованных вкладок, каждая из которых содержит специфическую  информацию о документе или другом объекте, для описания которого создавалась  карточка. Каждая вкладка состоит  из одной или более секций, которые  представляют собой группу полей, содержащих однотипную информацию. Поле карточки предназначено для описания одного из элементов описываемого объекта, например, автора документа, даты регистрации, номера и т. д.

     Каждое  поле может содержать только определенный тип данных. Это может быть произвольная текстовая информация, дата и время; некоторые поля могут заполняться  только в соответствии с данными, которые уже имеются в системе: например, автором, исполнителем и лицом, подписавшим документ, могут быть только сотрудники организации, зарегистрированные в справочнике сотрудников и  т. д.

     В стандартные приложения «Делопроизводство» и «Управление процессами» входят следующие основные карточки[20]:

• Карточка файла — для работы с отдельными файлами в системе DocsVision;
• Входящий документ — для работы с входящими документами(Рисунок 2.3);
• Исходящий документ — для работы с исходящими документами;
• Внутренний документ — для работы с документом, который имеет хождение внутри организации, например, внутренним распоряжением;
• Универсальный документ — для работы с документом, карточка которого может содержать произвольный набор вкладок и атрибутов;
• Задача — предназначена для описания совокупности и последовательности исполнения заданий (исполнители, содержание, сроки, контроль и пр.) по выполнению работ, в том числе по исполнению документов;
• Задание — предназначена для описания задания конкретному исполнителю в рамках задачи или бизнес-процесса;
• Согласование — предназначена для автоматизации процесса согласования проектов документов;
• Бизнес-процесс — предназначен для формального описания бизнес-процессов, имеющих место в организации, в целях автоматизации наиболее важных их аспектов, включая контроль дат начала и завершения, а также проверку исполнения;
• Сообщение — позволяет хранить какое-либо сообщение и ссылку на карточку документа, в связи с которой было создано сообщение;
• Бизнес-календарь — вводится в случае, если организация или ее отдельные сотрудники работают по нестандартному рабочему графику. Ведение бизнес-календарей позволяет рассчитывать, например, сроки выполнения заданий.

 

     Папки и дерево папок

     В целях упорядоченного хранения и  удобства доступа пользователей  к информации все карточки DocsVision распределены по папкам, аналогичным  папкам Проводника Microsoft Windows, в которых  хранятся файлы. Папки делятся на несколько видов: пользовательские папки, создаваемые администраторами и пользователями, и системные, необходимые  для правильной работы системы и  создаваемые ею автоматически. 

 

Рисунок 2.3 – Карточка входящего документа[19] 

     Папки Навигатора организованы в древовидную  структуру, принципы построения которой  зависят от потребностей организации, однако чаще всего отражают организационную  структуру: в корне дерева находятся  папки самых крупных ее единиц — входящих в ее состав предприятий, филиалов или подразделений, внутри них располагаются папки более мелких, а персональные папки сотрудников — внутри папок самых мелких структурных единиц (Рисунок 2.4). Кроме этого, как правило, организуется структура папок общего доступа в соответствии с функциональными областями в деятельности организации, группами документов и процессов.

     При загрузке DocsVision проверяет учетную  запись пользователя, и сотрудник  попадает в свою персональную папку, отмеченную специальным значком. При получении сотрудником карточек заданий и выполнении над

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1.4 – Пример  структуры дерева папок[19] 

ними  определенных действий — взятие задания в работу, завершение его выполнения или, напротив, осуществлении контроля над выполнением задания другими сотрудниками, в персональной папке пользователя автоматически создаются пользовательские папки «В работу», «Завершенные», «На контроле», в которые перемещаются задания с соответствующим статусом. Кроме персональной папки пользователю будут доступны (в зависимости от его прав доступа) и некоторые другие папки, предназначенные для общего использования и содержащие, например, шаблоны документов.

     Для хранения результатов выполнения поисковых  запросов предназначены виртуальные папки. Каждой виртуальной папке ставится в соответствие запрос расширенного поиска; обновление результатов запроса происходит автоматически при каждом обращении пользователя к папке.

     К пользовательским относятся также  папки-делегаты, представляющие собой ссылки на любые другие пользовательские папки и их содержимое; если необходимо дать пользователю доступ к папке, находящейся в таком месте иерархии, куда ему запрещен доступ, не изменяя при этом его прав, можно создать папку-делегат в любой папке, к которому у пользователя есть права доступа — например, в его персональной папке. Помимо этого, представление, установленное по умолчанию для отображения содержимого папки-делегата, может отличаться от представления делегирующей папки.