Система электронного документооборота «Dosc Vision»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ  РФ

Государственное  образовательное учреждение

высшего  профессионального  образования

«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» 

Кафедра общего, стратегического, информационного  менеджмента

и бизнес-процессов 

Допустить к защите

«__»декабря 2010г.

Доцент  кафедры

Общего, стратегического,

 информационного  менеджмента

 и  бизнес-процессов

________________ 

                            Г.Д. Бобылева 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

Система электронного документооборота «Dosc Vision» 

Работу выполнила                       Валеева Гюзель Исламовна

Группа 1 курс 3 факультет  управления и психологии

Специальность: документоведение и документационное обеспечение управления

Руководитель: к.т.н. доцент Бобылева Галина Давидовна 
 

Оценка:

__________________

Дата______________

Подписи членов комиссии

       ______________

       ______________ 
 

Краснодар 2010

 

СОДЕРЖАНИЕ 
 

ВВЕДЕНИЕ 3

1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ  О СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО  ДОКУМЕНТООБОРОТА 8

1.1 Назначение и основные  свойства СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 8

1.2 Общая классификация  СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 16

2 О СИСТЕМЕ DOCS VISION 19

2.1  Архитектура и технологии DocsVision 21

2.2 Функциональность DocsVision 27

2.3  Основные объекты DocsVision 31

2.4 Основные механизмы  DocsVision 39

3 ВНЕДРЕНИЕ DOCSVISION НА ПРИМЕРЕ В ОАО "НОВОШИП" 47

3.1 Методология внедрения  DocsVision 47

3.2 Внедрение DocsVision  в  ОАО "НОВОШИП" 50

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 54

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 57 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

 
 

          Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и  умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного  ведения бизнеса. Способность принять  верное решение и вовремя отреагировать  на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит  не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно  в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование  накопленной информации (или, еще  хуже, ее утрата) может привести к  потере всего бизнеса. Ведь вовремя  не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с  различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки  и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в  оптимизации деятельности предприятия  любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота, которым и посвящена  данная курсовая работа.

     Деятельность  любого предприятия сопряжена с  обработкой большого количества разнообразных  документов. Документы являются основным носителем деловой информации. Они  необходимы практически на каждом рабочем  месте и на каждом этапе работ. Достоверность, защищенность, и скорость доступа к документам – критически важные факторы деятельности предприятия.

     «Бумажные технологии» документооборота уже  не отвечают требованиям современного динамичного бизнеса[1]. Использование электронных файлов, папок файловой системы и электронной почты ускоряют доступ и движение документов, но не обеспечивают нужной достоверности и защищенности. В случае большого количества документов и их интенсивной совместной обработки сотрудниками наступает хаос.

     Предприятия неизбежно приходят к необходимости  использования специализированных систем для работы с электронными документами. Они позволяют упорядочить  работу с документами в электронном  виде, обеспечивая и достоверность, и защищенность, и скорость. Существует возможность придания юридической  значимости электронным документам наравне с бумажными. Но даже если по тем или иным причинам используются бумажные оригиналы, то работа с электронными версиями на этапах подготовки, при  ознакомлении, исполнении или справочно-информационном использовании дает значительный эффект.

     Документы и бизнес-процессы предприятия тесно  взаимосвязаны. Любой документ участвует  каком-либо в бизнес-процессе, и практически  любой бизнес-процесс включает обработку  документов. Однако «бизнес-процесс  обработки документа» – это лишь частный случай. Поэтому полноценная  система управления бизнес-процессами, интегрированная с системой управления документами – это естественное решение.

     Бизнес-процессы охватывают взаимодействие людей, документов и различных автоматизированных систем. Поэтому важно также, чтобы  это решение было интегрировано  с существующими учетными системами  и другими компонентами корпоративной  информационной системы предприятия.

     Вот почему данная тема является одной  из актуальных в сфере делопроизводства и документооборота. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. По данным ISO (International Standards Organization), управление и работа с документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия [2]. Оно означает особую работу с документами и данными: координацию процессов создания, изменения, распространения. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.

     Объектом  исследования данной работы является электронный документооборот, а предметом – система электронного документооборота «Dosc Vision».

     Целью работы является, исследование системы электронного документооборота «Dosc Vision», а также анализ ее внедрения на примере ОАО "НОВОШИП".

     Для достижения этой цели потребуется решение  следующих задач:

• Рассмотреть понятие электронного документооборота
• Рассмотреть систему электронного документооборота «Dosc Vision»
• Проанализировать внедрение системы электронного документооборота на примере ОАО "НОВОШИП".

     В последней четверти ХХ века огромное увеличение объемов информации и  внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного  обслуживания. Соответственно, стали  меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. От качества работы такой  службы существенно зависят уровень  и качество самого управления. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость  рационализации отработанных методов  поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик  оценки, анализа и оптимизации  как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.

     Степень разработанности проблемы. Вопросы  организационного развития предприятий  рассматриваются многими авторами. Чаще всего это зарубежные специалисты: Backland, M. About a basis of the theory of management of the documentation/ M. Backland[3], Duranti, L. The impact of digital technology an archival science[4], Rothenberg, J. Avoiding Technological Quicksand: Finding a Viable Technical Foundation for Digital Preservation[5], Thibodeau, K. Preservation and migration of electronic records: the state of issue [6] и многие другие.

     Отечественные авторы представлены более узким  кругом специалистов, что объясняется  недостаточным вниманием к проблемам  внедрения организационных нововведений в во времена плановой экономики. Тем не менее, можно говорить о  становлении отечественной научной школы, в формирование которой внесли вклад Баласанян, В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным[7], Витин, Ю.Г. От документооборота классического - к электронному![8], Кочеткова, П. Система автоматизации делопроизводства [9] и др. Вместе с тем, следует отметить, что в этих работах преимущественно рассматриваются теоретические подходы к вопросам разработки и внедрения организационных нововведений, а конкретные рекомендации по практическим преобразованиям существующих систем управления промышленным предприятием имеют ограниченный характер. Многие положения этих работ требуют в настоящее время переосмысления и «привязку» к новым условиям функционирования предприятий.

     Что касается зарубежных авторов, то слепое копирование их разработок не приводит к ожидаемому результату из-за специфических  особенностей российских промышленных предприятий и менталитета их руководителей, а также из-за традиционного  невнимания к вопросам подготовки коллектива к внедрению организационных новшеств со стороны высшего руководства и новых собственников предприятий.

 

1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ О СИСТЕМАХ  ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 Назначение  и основные свойства СЭД

 
 

     Существует  множество определений того, что  такое электронный документооборот, остановимся на самом емком из них:

     Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно [3].

     Система электронного документооборота (СЭД) –  компьютерная программа (программное  обеспечение, система), которая позволяет  организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между  сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.)[4].

     Также СЭД называют EDMS (Electronic Document Management Systems) – система управления электронными документами.

     По  мнению отраслевых аналитиков, электронный  документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей  в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей[3]. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением[5].

     Главное назначение СЭД — это организация  хранения электронных документов, а  также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и  по содержимому). В СЭД должны автоматически  отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов[6]. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.