Система электронного документооборота «Dosc Vision»

     Наиболее  известными разработчиками являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark), Hummingbird (система PC DOCS) и др[10]. Следует отметить, что при том, что почти системы этого типа обеспечивают хороший уровень реализации сервисов для управления электронным содержимым (например, образами и офисными документами), каждая из них наиболее сильна в своей области. Например, в системах от компаний Open Text и iManage наиболее хорошо проработано управление офисными документами. В свою очередь, системы от компаний Tower Technology, FileNet, IBM и Identitech особенно сильны в управлении изображениями изделий большого объема.

• Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др[8]. Например, система Open Text Livelink обеспечивает коллективную работу над документами по проекту для внешних и внутренних пользователей, проведение онлайновых дискуссий, распределенное планирование и маршрутизацию документов и др.
• Системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику). Кроме того, управление Web-содержимым требует наличия возможности создания презентационных шаблонов, с помощью которых осуществляются презентация динамического содержимого и его персонализация (основанная на предпочтениях пользователей, их профилях и др.). На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др[10].
• Системы управления информацией (information management systems) — порталы. Такие системы обеспечивают объединение информации в одну систему (агрегирование), управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы). Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).
• Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.
• Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др.
 

2 О СИСТЕМЕ

 
 

     Система DocsVision — программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами[11].

     Система DocsVision включает в себя следующие  отдельно поставляемые компоненты:

• Платформу DocsVision с встроенными приложениями, средствами настройки и разработки решений
• Приложения — прикладные решения, построенные на платформе DocsVision и реализующие специализированную функциональность для класса задач предметной области системы (например «Административное делопроизводство» или «Рабочее место руководителя»)
• Дополнительные модули — технологические компоненты, реализующие расширения интеграционных возможностей системы (например шлюзы DocsVision), а также расширяющие возможности масштабирования системы (например модуль Репликации, или модуль Архивирования).

           Решения, построенные  на базе DocsVision, позволяют эффективно организовать работу с электронными документами и выполнение бизнес-процессов, связанных с информационным взаимодействием. Система предоставляет возможности для регистрации, хранения, движения, исполнения и поиска документов, а также для создания формализованных автоматизированных бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Работая в системе, каждый сотрудник вовремя получает задание на выполнение своего этапа работ и оперативный доступ ко всей необходимой информации, а руководитель имеет возможность контролировать процесс и управлять им. Система оперирует хранящейся в ней информацией и взаимодействует с другими ИТ-системами предприятия, обеспечивая информационное единство и интеграцию систем при выполнении сквозных бизнес-процессов.

     Решения, создаваемые на базе DocsVision, можно условно разделить на три больших класса[12]:

• Электронные архивы документов — для систематизированного хранения документов, используемых в работе предприятия, и обеспечения удобного доступа сотрудников к необходимой информации. Это могут быть организационные, нормативные, информационно-справочные, технические документы и т. д.
• Делопроизводство — для документационного обеспечения управления, включающего документирование и организацию работы с официальными документами (входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и т. п.). При этом обеспечивается движение и обработка документов: их подготовка, согласование, утверждение, ознакомление, выдача заданий и резолюций на исполнение, а также контроль исполнения заданий
• Автоматизация бизнес-процессов — широкий класс задач, не ограничивающийся движением и обработкой документа, а включающий различные операции, выполняемые сотрудниками, и пошаговую автоматическую обработку данных. В ходе бизнес-процесса могут обрабатываться различные документы и происходить взаимодействие с внешними ИТ-системами. Как правило, автоматизируются ключевые бизнес-процессы деятельности предприятия: формирование заказов, выполнение заявок клиентов, разработка и запуск новой продукции и т. д., а также другие несложные, но многочисленные и рутинные процессы.

 
 

 

2. 1  Архитектура и технологии DocsVision

 
 

     Концептуально система DocsVision делится на две части:

• Платформа, объединяющая базовые объекты, механизмы и сервисы;
• Приложения, реализующие прикладную функциональность.

     Система DocsVision базируется на технологиях Microsoft (Рисунок 1.1). Платформа DocsVision состоит из ряда компонентов, необходимых для получения законченных решений. Конечное решение на базе платформы может быть получено или только средствами настройки существующих компонентов платформы, или разработкой новых приложений или решений, или сочетанием этих двух подходов. 

 

Рисунок 1.1 – Концептуальная схема[13] 
 

     В состав поставки системы DocsVision входят два приложения: «Делопроизводство» и «Управление процессами», реализующих  соответствующую функциональность[14]. Приложения содержат средства настройки, позволяющие создавать на их основе законченные решения для конкретных задач пользователя.

     Дополнительно поставляется приложение «Административное  делопроизводство», реализующее традиционный сценарий делопроизводства в соответствии с «Типовой инструкцией по делопроизводству». Оно предоставляет более высокий  уровень эргономики и функциональной готовности внедрения по этому сценарию.

     Дополнительные  модули включают в себя модуль репликации (для организации распределенных многосерверных решений), модули интеграции и шлюзы к внешним системам, веб-расширения для встраивания  интерфейса доступа к системе  в корпоративный портал.

     Законченные решения для конкретных заказчиков создаются партнерами DocsVision при  внедрении системы. Эти решения  могут выполняться в виде настроек приложений DocsVision без программирования, или путем программирования на платформе. В каждом решении возможно сочетание  этих двух подходов в нужном соотношении. На сегодня 80% всех внедрений выполняются  без программирования.

     В то же время, начинает развиваться индустрия  тиражируемых решений партнеров  на базе DocsVision, выполняемых в обеих  техниках для специфических областей применения.

     Кроме того, используя открытый программный  интерфейс системы (DocsVision API), сторонние  разработчики, партнеры и заказчики  могут разрабатывать собственные  приложения, расширяющие функциональность системы.

     Технологически  система DocsVision представляет собой трехуровневое приложение, центральным объектом которого является карточка — совокупность описания структуры, соответствующих ей данных и одного или нескольких элементов управления Active X, реализующих пользовательский интерфейс[15].

     Серверная часть DocsVision разработана на платформе Microsoft.NET. При ее инсталляции создается база данных, управляемая Microsoft SQL Server и предназначенная для хранения карточек и других данных системы, а также программные компоненты, служащие для управления данными и поддержки их целостности, проверки наличия у пользователей прав доступа и обеспечивающие получение и отправку ими данных, поиск объектов и т. д.

     В состав серверной части DocsVision входят сервер объектов, обеспечивающий управление объектами системы, сервер workflow, осуществляющий управление процессами, и шлюзы, предназначенные для взаимодействия с объектами внешних систем (см. раздел «Интеграция с другими системами»).

     Сервер  DocsVision может быть установлен на одном или нескольких компьютерах организации, в последнем случае синхронизация данных в необходимом объеме обеспечивается при помощи специального программного компонента — репликатора.

     Дополнительные  приложения, разработанные на базе платформы и частично использующие функциональность стандартных приложений, реализуют отдельные специфические  задачи из области управления документами  и бизнес-процессами.

     Дополнительные  модули расширяют технические возможности  системы. Например: модуль репликации между серверами, модули интеграции и шлюзы к внешним системам, веб-расширения доступа к системе  через корпоративный портал, модуль архивирования, модуль расширенных  отчетов и т.д.

     Существуют  различные редакции поставки DocsVision, включающие ту или иную функциональность стандартных приложений, дополнительных приложений и модулей.

     Законченные решения для конкретных заказчиков создаются партнерами DocsVision при  внедрении системы. Эти решения  могут выполняться в виде настроек приложений DocsVision без программирования, или путем программирования на платформе. В каждом решении возможно сочетание  этих двух подходов в нужном соотношении. На сегодня около 80% всех внедрений  выполняются без программирования.

     Используя открытый программный интерфейс  системы и утилиты разработчика (DocsVision API и SDK), сторонние разработчики, партнеры и заказчики могут разрабатывать собственные приложения, расширяющие функциональность системы. Сейчас начинает развиваться индустрия тиражируемых решений партнеров на базе DocsVision, выполняемых в обеих техниках для специфических областей применения.

     Принципиальные  возможности по организации взаимодействия пользователя с решением на базе системы DocsVision представлены на Рисунке 1.2. Это может быть работа через стандартный навигатор системы, через рабочее место на корпоративном портале или через сервер электронной почты и почтового клиента (как on-line, так и off-line).

     

Рисунок 1.2 – Архитектура DocsVision[16]

     Клиентская  часть DocsVision (on-line клиент) реализована в виде набора элементов управления Active X и работает на компьютере пользователя в среде Microsoft Internet Explorer.

     Веб-расширения DocsVision позволяют выполнять ряд  операций в системе без установки  клиентского ПО DocsVision, используя  только веб-браузер. Соответствующие  компоненты доступа могут быть размещены  на корпоративном портале.

     Кроме того, для обеспечения работы пользователей  с заданиями без доступа к  серверу DocsVision предусмотрен компонент (off-line клиент), содержащий набор форм Microsoft Exchange и позволяющий работать со специальными off-line заданиями через Microsoft Outlook.

     Взаимодействие  клиентской и серверной частей, доступ клиента к базе данных осуществляется через web-сервер на базе Internet Information Services операционной системы Microsoft Windows Server. При этом используется либо сочетание протоколов SOAP и HTTP, позволяющее осуществлять взаимодействие не только по локальной сети, но и через Интернет, либо служба Microsoft Windows Server, предоставляющая доступ к серверу внутри локальной сети по более быстрому именованному транспортному каналу (named pipe).

     Развертывание и обновление рабочих мест пользователей  системы максимально упрощено. После  установки серверной части системы  и указания администратором необходимых  настроек установка клиентской части  на компьютеры пользователей производится автоматически при обращении  к стартовой странице сервера  DocsVision через Microsoft Internet Explorer. В дальнейшем при изменении настроек консоли управления, предназначенной для создания и обновления базы данных, а также для настройки системы обновление клиентской части производится автоматически.

     Технологически  система DocsVision тесно интегрирована с инфраструктурой Microsoft, используемой на многих предприятиях[17]:

• Использование Microsoft Windows Server и IIS в качестве серверной платформы;
• Интеграция справочника пользователей со службой каталога Microsoft Active Directory;
• Интеграция системы назначения прав доступа с системой безопасности Microsoft Windows Server;
• Использование Microsoft SQL Server в качестве системы управления базами данных (с разделением на оперативную и архивную базу данных, а также возможностью вытеснения файлов из базы данных на файловую систему);
• Использование Windows Workflow Foundation в подсистеме управления процессами DocsVision;
• Интеграция с Microsoft Office SharePoint Server и Windows SharePoint Services (процессная интеграция через шлюз, отображение информации и доступ к DocsVision через интерфейс портала);
• Использование Microsoft Exchange Server для отправки ссылок на задания и обработки off-line заданий;
• Интеграция с приложениями Microsoft Office (синхронизация свойств файлов с атрибутами карточек и панель инструментов DocsVision для офисных приложений).