Система документации, унифицированная система документации, унифицированная система организационно-распорядительной документации

     Плановые  документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определённым направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Система отчётной документации

     Документы, входящие в систему отчётной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью подразделения или организации. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

     Система отчётной документации представлена такими видами документов как отчёт, справка (отчётного характера). Бухгалтерские отчёты принято называть балансом (годовым, квартальным). Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчётной документации является весьма сложной по составу и включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчётности, системы ведомственной отчётности и внутриучрежденческую отчётность.

Система информационно-справочной 
документации

     Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решений. Рассмотренные выше системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, её анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые 
в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

     Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, 
о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от структурных подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных 
с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным является выделение их в самостоятельную систему документации.

Система договорной документации

     В процессе осуществления своей деятельности организация вступает 
во взаимоотношения с другими юридическими и физическими лицами. Эти взаимоотношения необходимы для реализации целей и задач организации. 
Её взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями (правовой обычай). Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.

Система документации 
обеспечивающего типа

     Рассмотренные выше системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по образованию – это значительная 
по объёму и разнообразная по видовому составу система документов. 
В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс, – это документы учётного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учёта успеваемости (зачётные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др.

     Особенностью  систем документации обеспечивающего типа является 
то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учётного характера. Это - документы, реализующие функцию учёта, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учёта) и др.

Система служебной документация 
и документации с грифом секретности

     В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ 
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации» информация подразделяется на общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничивается. Понятие государственной тайны определено Законом РФ «О государственной тайне»: «государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешне-политической, экономической, разведывательной, контрразведывательной 
и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации». Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определен Указом Президента РФ 
от 11.02.2006 № 90 «О перечне сведений, отнесённых к государственной тайне».

     Понятие конфиденциальности информации раскрывает Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определённой информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия её обладателя».

3. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА 
ДОКУМЕНТАЦИИ

Классы УСД и ГОСТы

      Системы документации, созданные по единым правилам и требованиям, содержащие информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности, называются унифицированными системами документации (УСД). Они включают в себя совокупность взаимосвязанных унифици-рованных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств из ведения, нормативных и методических материалов по из разработке и применению.

     Разработка  УСД осуществляется соответствующими министерствами 
и ведомствами. По мере необходимости в них могут вноситься необходимые изменения и дополнения.

     Создание  таких систем продиктовано острой необходимостью упорядочения делопроизводства, сокращения и оптимизации информационных потоков, снижения затрат на подготовку и обработку документов, сокращения объема документов, их поиск и использование.

     В настоящее время разработаны  и действуют восемь УСД:

• унифицированная система (УС) организационно-распорядительной документации;
• УС банковской документации;
• УС финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных организаций и учреждений;
• УС отчётно-статистической документации;
• УС учётной и отчётной бухгалтерской документации предприятий;
• УС документации по труду;
• УС документации Пенсионного фонда Российской Федерации.

     Регламентация вопросов документационного обеспечения управления (ДОУ) на государственном уровне ведётся в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладает Конституция Российской Федерации, во исполнение 
её принимаются законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждого предприятия определяется положением о нем (Уставом). В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил 
и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

     Сегодня уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных  и нормативных актов, регулирующих сферу информации 
и документации (Приложение 1). На основе законодательной базы, затраги-вающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования ДОУ любой организации.

     В настоящее время существуют следующие Государственные стандарты по документированию управленческой деятельности²:

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины 
  и определения», утверждённый постановлением Госстандарта РФ 
  от 27.02.1998 № 28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов по делопроизводству и архивному делу. Термины, утверждённые этим стандартом, обязательны для применения во всех видах документах 
  и литературы по ДОУ и архивному делу.
• ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утверждённый постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введённый в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, включённые в Общероссийский классификатор управленческой деятельности (ОКУД – класс 200000) и используемый в деятельности организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой системы.
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии 
  от 12.03.07 № 28-ст. Важная особенность этого нового национального стандарта – его универсальность с точки зрения традиционного 
  и электронного делопроизводства. Отсюда вытекает, что, во-первых, системы традиционного и электронного документооборота могут и должны существовать параллельно и быть взаимодополняющими; во-вторых, система управления документами включает оба эти направления.

     Среди вышеперечисленных систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления.

4. Унифицированная система 
организационно-распорядительной 
документации

Основные  группы 
организационно-распорядительных 
документов

      Особое  место в управленческой деятельности учреждений, организаций 
и предприятий занимают служебные организационно-распорядительные документы (ОРД). Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления 
и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содер-жанию. Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.

      Организационно-распорядительные документы фиксируют решения  административных и организационных  вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и объединений

Унифицированная система 
организационно-распорядительной 
документации

      Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), введённая в  действие ГОСТом Р 6.30-97 в редакции постановления  Госстандарта Российской Федерации от 21.01.2000 № 9-ст 
с 1 апреля 2000 г., устанавливает обязательные требования для всех видов 
и разновидностей официальных документов требования, касающиеся:

• состава реквизитов документов;
• оформления реквизитов документов (Приложение 2);
• бланков и оформления документов;
• изготовления, учёта, использования и хранения бланков с воспроиз-ведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Федерации.

      Следование  этим требованиям обеспечивает единство правил и практики документирования на всех уровнях управления, способствует достижению информационной совместимости автоматизированных баз данных в системе делопроизводства, так как эти требования распро-страняются как на тради-ционное делопроизводство, основанное на бумажных носителях, так 
и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники.